事业单位档案管理工作的对策和建议

蓝蕾蕾

青岛市即墨区自然资源局 山东青岛 266200

事业单位档案工作是为各级事业单位工作服务的基础性工作，做好档案工作是各级事业单位的重要职责。当前经济社会高速发展和现代科技手段不断更新，档案管理工作也面临着重大机遇和挑战，做好当前事业单位档案管理工作的重要性日益凸显。

1 事业单位档案管理工作优化的必要性

①提升档案管理信息化手段。信息技术的飞速发展给档案管理工作带来了不小的冲击，从长远角度来看，档案管理与信息技术的深度融合是档案管理工作的必经之路。目前，很多事业单位已经深刻认识到档案管理信息化的便捷性，逐步将传统的人工查询转变为信息平台搜索的方式。因此，事业单位可以从优化档案管理信息化手段着眼，积极寻求适合本单位工作性质的档案管理软件，搭建网络管理平台，为档案信息需求者提供多层次的查询服务。②建设档案管理现代化途径。现代化的档案管理工作离不开现代化的办公设备，如今的档案信息采集、整理、归档、查阅、分析等工作都由档案信息平台完成，这就要求档案管理部门要配备先进的高清拍摄仪、扫描仪、打印机等办公设施，同时，工作人员也必须熟练掌握现代化设备的使用方法，在信息系统安全技术方面也要做好功课，避免由于人工误操作而导致档案信息资料失真，有效提高档案利用效率[1]。

2 事业单位人事档案管理工作中存在的问题

①对人事档案管理工作的重视程度不足。与其他工作相比，很多事业单位的领导并没有认识到人事档案管理工作的重要性，仅仅从主观的角度将人事档案管理视为附属工作。这就使得人事档案管理工作不够完善，无法充分发挥其作用。②人事档案管理工作的方法落后。当前事业单位在人事档案管理工作方面的方法落后、水平偏低，无法达到现代社会对这项工作的要求。③人事档案管理工作的信息化水平有待提升。尽管信息技术已经在事业单位的各项工作中得到了普及，也进一步改进了该工作，但是某些方面仍然采用较为传统的人工管理方式，工作效率低下。

3 事业单位档案管理工作的对策和建议

3.1 提高思想认识，加大档案管理工作投入力度

档案是各级单位各方面情况的历史记录，是促进各项工作发展的重要依据和参考，必须高度重视和加强档案管理工作。各级单位要切实将档案管理工作纳入重要议事日程，全面加强档案管理法制化、规范化建设，建立健全档案管理相关制度，保障档案工作正常有序推进。定期对本单位档案管理工作开展专项督导检查，及时发现、解决存在问题，促进档案管理工作质量不断提升。加大档案设施建设投入力度，按照标准要求建设完善档案室、阅档室、档案办公室，引进先进管理设备、软件，提高档案管理工作信息化水平[2]。

3.2 加强档案管理人才培训力度

在进行档案管理的过程中，档案管理人员在其中扮演着重要的角色，其综合素质和管理技能直接影响着档案管理质量的高低。为此，企业需要采取有效措施有效提升管理人员综合素质和管理技能，并在此基础上加强档案管理人员的现代化信息技术。此外，还可以通过不同的奖励措施来提高档案管理人员工作积极性，促使各个部门对档案管理更加重视，为档案管理质量的提高奠定良好的基础。

3.3 高效应用信息技术，提高档案管理信息化水平

事业单位在互联网时代背景下开展档案管理工作，应提高对信息技术的利用程度，了解信息技术的价值。可根据事业单位的发展需求、档案管理工作内容等方面借助互联网等相关技术建立数字化档案管理系统，配备扫描仪、打印机等智能设备。这样纸质档案可有效转化为电子档案，档案管理人员只需借助计算机将相关档案资料录入管理系统中，系统就可自动对档案资料进行收集、整合、归类和储存。且利用信息设备和软件构建的档案管理系统，能够有效保障档案内容的完整性，不会出现资料缺失的情况[3]。

3.4 强化档案设施维护

现代社会是信息和科技社会，计算机技术和网络技术在档案管理中的地位越来越高。计算机等硬件设备在档案检索系统、档案室管理、辅助档案业务管理等工作中都发挥着重要作用，它不仅可以增加档案管理的深度和广度，也为档案管理工作提供诸多便利之处。因此，新型计算机设备、办公设备的配置与维护是档案管理工作的重要要求。事业单位需要根据实际工作情况建立内部档案管理系统，各部门可以迅速安全将档案传递至档案管理部门，再由档案管理人员对其进行统一整理、归类、保存等，这样一来，档案的及时性、真实性、准确性也就得到了保障[4]。

4 结语

事业单位的发展受到人事档案管理水平的影响。从这个角度看，在认识与分析人事档案中所存在的问题的前提下，应该逐步完善人事档案管理的基本设施建设；建立健全的人事档案管理机制；提高人事档案信息的准确性；有效运用信息技术建设电子化档案系统；突出人事档案管理工作规范化与标准化。本文对事业单位提升人事档案管理水平策略展开的一系列分析，希望能为促进事业单位实现长远发展目标提供一些参考。