档案管理信息化的科学发展路径与创新

张玉立

枣庄市政务服务中心 山东枣庄 277800

随着现在网络科技的迅猛发展，信息技术广泛运用于档案管理工作的各个环节，且优势明显。当前很多企事业单位已经基本实现了由纸质档案到电子化档案的转变，档案管理工作也相应地由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控。信息化在给档案管理工作带来机遇的同时，同样也带来了挑战。

1 档案管理信息化存在的问题

1.1 思想认识的“不充分性”

档案信息化建设能否顺利进行受很多因素影响，其中对它的“思想认识”就是一个极为重要的方面。但是从当下来看，很多单位并没有认识到这一点，具体体现在以下两个方面：一方面，单位的主要负责人将档案信息化理论与实际脱离，不考虑个人、单位、社会的利用需求，一味追求个人业绩以及单位外在形象而盲目跟从社会发展潮流，为了信息化而信息化，从而导致在后续的档案信息化管理方面存在较大问题，诸如重建设轻管理、重形式轻内容等现象不绝于耳。另一方面，档案信息化建设既要求相关人员录入室藏传统纸质档案，又要求其紧跟社会发展潮流进行最新信息与资源的收集整理[1]。此外，数据库建设、客户端APP开发、网页建设等等都包含在内，因此它是一项极为复杂且烦琐的工作。但是一些单位工作人员却对这些问题认识不足、准备不充分，最终导致经费不足、人手不够等问题频频出现，从而又会降低档案管理工作的整体效率。

1.2 事业单位档案管理改革机制缺乏时代性

目前，事业单位在改革过程中，对档案管理改革研究较少，相应改革机制与现阶段对事业单位档案管理要求极不相适应。新时期，随着我国经济不断向着深水区和常态化方向发展，未来国家在经济建设，各项事业发展过程中，面临很多不确定性，面对这些不确定性，做好事业单位档案管理工作，能够确保相关部门利用有价值的信息材料，分析当前形势，从而更好地攻克难题，向前发展。目前我国教育领域企业和社会发展动态，革新了人才培养模式，确保人才培养更好，与社会相贴合，培养一大批专业优秀的人才，以适应不同领域的专业需求，整个人才市场向着多样化、专业化、复合化方向发展。而事业单位档案管理内部还没有建立与社会发展相适应的管理机制，不能够很好地适应市场经济改革发展要求，与社会发展存在一定差距。事业单位档案管理部门对于现代化技术的应用还存在一定认知差距，不能够积极应用先进的技术设备，工作效率低下。由于工作意识不强，改革机制和时代不相适应，给档案管理信息化建设带来了巨大负面影响[2]。

2 档案管理信息化的科学发展路径与创新的具体措施

2.1 加大投入和完善档案信息化建设中基础设施设备

软、硬件配置的提升，一方面有利于促进档案管理信息化的基础建设，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为档案管理工作配备良好的计算机及系统，也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

2.2 强化档案管理培训，实现档案信息化和传统档案管理有效结合

现阶段，我国事业单位档案管理工作依然采用人工模式操作，档案管理水平和管理效率一直难以提升。面对这种情况，要求提高事业单位档案管理人员的创新能力，重视现代科学技术的应用，逐步将档案管理工作向着信息化方向推进。为了加速信息技术在档案管理工作中的应用，档案管理部门应该重视对管理人员专业技能的培训教育。但由于现阶段档案管理部门管理人员专业知识较为落后，专业技能较低，知识更新速度较慢，对计算机信息化操作掌握程度不足，只有少数一部分档案管理人员懂得更高级的电脑知识和操作技能。为了有效解决上述问题，提高档案工作效率，降低人为差错产生，事业单位领导应该高度重视对现有工作队伍进行定期培训，逐步完善档案管理工作，提高工作效率。

2.3 配备档案信息化设备

为了能够有效加快档案信息化建设进程，还需要配备现代化的档案管理信息化设备。因此，需要学校加强资金的投入力度。根据实际的工作需求情况，购买相应的信息化设备以及设施。另外，还需要根据设备的专业化程度，配备相应的技术人员，从而使得专业信息化设备的积极作用能够得到合理开发，促进学校档案能够加快档案信息化建设，为保障学校档案管理工作的顺利开展奠定基础，进而促进学校的稳定发展[3]。

2.4 完善信息化检索工具

完善信息化检索工具对于交通决策者实时掌握城市交通信息具有重要意义。要构建专业化的索引目录，让决策者能够更快定位所需要的信息。其次，通过对各部门的资料搜集，形成完整的交通档案，然后汇总基础数据，把有关项目上报给领导，增强决策的科学性。加强信息反馈工作，发挥档案信息的内在价值。

3 结语

信息化建设在很大程度上缩短了信息传输的时间，节约了管理成本。并且在数字化技术的支撑下，档案调取也不再受空间、距离的限制。只要不出现病毒入侵或人工失误，存储在计算机网络平台中的交通档案会永久存在，甚至可以轻松调取历史资料，提高了信息资源的运用效率。档案管理者要充分认识到信息化建设的必要性，做好相应准备，积极掌握信息技术，为工作提供支撑。