试论如何提高档案管理工作的水平

2020-11-26张全慧

商品与质量 2020年9期

张全慧

山东省济宁市汶上县刘楼镇政府山东济宁 272500

事业单位档案管理人员构成了“人”的要素，随着档案管理向信息化、智能化趋势发展，提升他们适应时代要求的档案管理能力则成为了第一要务。档案管理的对象则构成了“物”的要素，事业单位档案管理对象涉及科研、人事、文书、图情等多个板块，所以实现对这些档案对象的开发与利用则成为了做好事业单位档案管理的落脚点。

1 现阶段事业单位档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理人员缺乏相应的工作认知

事业单位档案管理工作虽然有所发展，但在很长的时间里，档案管理工作都得不到足够的重视。以往工作中，为了推动事业单位的整体发展，通常会选择将主要精力集中在单位的各项业务上，档案管理仅仅是这些业务的附属品，并没有投入太多人力、物力和财力。这一状况使得很多档案管理人员缺乏相应的工作认知，保持着传统的档案管理思维，习惯于传统的档案管理模式，对《档案法》等相关法律法规没有形成准确的认识。由于领导对这一工作缺乏重视，以至于许多档案管理人员产生了这项工作可有可无的想法，工作积极性低[1]。

1.2 档案管理模式与管理机制过于传统

对当前事业单位而言，档案管理已经属于非常重要的工作内容，但在基础的档案管理模式与机制上，很多都保持着传统的内容。如在一些日常人事、业务的档案信息处理上，依旧会选择传统的登记造册。这一处理方法虽然也能够完成基础的档案管理工作，但与当前档案管理的标准化、规范化理念出现了很多冲突，而且整体的效率非常低，无法满足档案利用需求。同时，许多事业单位虽然已经设立了独立的档案管理部门，对它的职能特征并不明确，许多时候都会出现与其他部门的工作混合的状况，相应的档案信息管理也缺乏科学完善的监督管理机制，在管理的各项标准和质量要求上都容易出现问题。

2 事业单位档案管理规范化分析

2.1 以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性

在“不忘初心、牢记使命”教育活动的推动下，单位党委应组织档案管理人员对标、对表找自己的工作差距，并在教育活动中向档案管理人员提出工作要求。工作要求应包含这样几个内容：（1）应发挥档案管理工作的职能优势，努力助力区域社会保障工作的精准开展；（2）应发挥自己的专业优势，为单位更好的服务社会、服务群众做出贡献；（3）应发挥党员职工的先锋示范效应，勇于承担档案资源开发与利用的重任。与思政教育工作相配合，基层党支部应聚焦目前的档案管理工作短板，帮助档案管理人员深化岗位意识建设[2]。

2.2 提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。

第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。

第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。

第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

2.3 改变档案管理传统观念

构建新颖的、与现代社会发展相契合的档案管理机制，从而完成事业单位档案管理信息化构建的工作任务。总的来讲，基于信息化建设环节，首要任务是改变档案管理传统观念，融入信息化思想，增设档案管理制度，从实际入手，结合管理现状加强责任体系，突出信息化管理的严谨性。另一方面，在改变理念的基础上，依照法律条例，加大监管审批力度，加强事业单位档案管理工作效率[3]。

2.4 建立和健全档案管理工作体制

建立和健全档案管理工作体制，是完成档案管理工作的关键，也是重要的环节。对于事业单位档案管理工作中出现的问题，需要科学制定工作标准，明确提出档案管理工作的各项要求，这样可以显著提高档案管理工作效率。首先，事业单位需要充分认识到自身的发展特征，结合自身的实际发展情况，制定符合事业单位发展目标的档案管理体制，进而清楚明确档案管理工作内容和工作方向。就档案管理工作体制来讲，需要合理设置专业管理机构和每个工作岗位的职责。其次，必须要充分体现出档案管理体制的公平性，只有利用制度进行约束才可以具有平等性，才可以使制度对工作人员的一切管理行为进行规范。