妇幼保健院干部人事档案管理队伍建设问题及对策

文/高密市妇幼保健院 李娜

妇幼保健医院通常为女性和儿童提供保健服务，其主营业务为妇科病普查，产前产后的一系列护理、儿童体检、保健等工作。一般由卫生行政部门批准，是集医疗、预防、科研、康复于一体的现代化综合型医疗机构。由于大部分患者为妇女和儿童，且病症类型具备一定的特殊性，妇幼保健院的医护人员需要提供更加细致的服务。基于此，做好干部人事档案管理队伍建设工作，能够提升该单位的综合形象。

一、建设高效的干部人事档案管理队伍的重要性

在中国特色社会主义制度下，我国大多数医院为非营利性公立医院，其中包含很多妇幼保健医院。相关领导在进行日常管理时，工作人员的人事档案能够为其提供相对准确的参照，特别是在干部人事任免时，通过档案审查，可以了解候选人员的“三龄两历一身份”（即年龄、工龄、党龄、学历、工作经历、干部身份），在很大程度上影响最终决定。妇幼保健医院由于其特殊性，收治的患者普遍为妇女和儿童，作为社会上相对弱势的群体，在为其提供医疗保健服务时，医护人员应该具备更加良好的耐性，用专业的医疗水平和高尚的道德品质带给患者良好的体验。治疗身体疾病的同时，也能帮助其舒缓紧张的心情。基于此，妇幼保健医院建设高效的干部人事档案管理队伍，将每一名医务人员的过往经历详细记录、安全保管，当上级领导或具备资格的部门进行审查时，管理人员能提供真实、完整的干部人事档案信息，无论是对于干部个人前途发展、医院整体运转，还是建立完善的干部人事档案管理体系，均具有不可忽视的重要意义。

二、当前干部人事档案管理队伍建设存在的问题

当前妇幼保健院干部人事档案管理队伍建设存在如下问题：

（一）档案日常管理制度存在漏洞，部分管理人员没有落实相关政策，致使档案管理工作水平长期停滞不前。妇幼保健医院出现人员变动时（如引进刚毕业的医生、护士等），没有把好第一道档案“入口关”，经常出现审核不够仔细甚至相关信息录入错误的情况。根据新闻媒体报道，极个别妇幼保健医院甚至弄错了某护士档案上的性别，给当事人的生活、工作带来诸多不便。

（二）根据国家相关规定，公立妇幼保健医院进行干部人事任免时，需要重点审查“三龄两历一身份”，根据备选人员的实际情况做出最终决定。然而现实情况是，一些陈年档案由于政策宣传不到位，相关记录较为模糊，且由于当年负责录入的人员已经无法联系，因而无法保证档案的准确性，给人事安排工作带来一定的困难。此外，对于一些党员干部，档案与身份证、户口本同样重要，如果出现录入错误，会严重影响相关人员的职称、职级评定。

（三）一些妇幼保健医院干部人事档案信息化建设流于形式，没有充分认识到信息化管理系统对提升档案管理效率的重要性，因此相应的建设几乎停滞不前。此外，部分医院在进行干部人事档案录入、管理时，相关人员的职业素质水平较低，发现错误信息时，非但没有与相关部门及时沟通，使问题尽快得到的解决，反而互相推诿、扯皮，对当事人的正常工作、生活造成严重干扰。基于此，妇幼保健医院必须建立一支高水平的干部人事档案管理队伍，保证单位内部全部档案信息真实有效，在需要的时候公开、透明，能够真正发挥作用。

三、提高干部人事档案管理队伍建设水平的对策

（一）建立完善的干部人事档案管理制度。成功建设一支高水平干部人事档案管理队伍的前提是必须拥有完善的干部人事档案管理制度，采用较高标准对相关人员进行约束的同时，使其能够在工作过程中明晰并深化该制度存在的正确意义，逐渐达到预期目标。首先，守好“入口关”，即妇幼保健院发生人员变动时（流入/流出均需要重视），档案管理人员应该在领导同志签字确认的情况下，对相关人员的全部信息进行核查、记录、修改。经过检验之后，还需交由当事人审查，三方确定无误，才能完成档案的转入/转出。其次，在干部人事档案的日常管理过程中，管理人员务必尽职尽责，保护档案的安全性。档案作为重要的信息，一旦出现问题会给相关人员造成严重的损失，因此必须注意对档案的管理质量。再次，对一些存在问题的档案，管理人员应该尽量弄清真实情况，保证档案信息的真实性，否则会降低档案的“权威性”。最后，为了从根源上保证档案安全，避免受到任何形式的损害（如恶意篡改、盗窃等非法行为），每当出现档案“离开”档案室的情况，管理人员应该通过现代化技术，留下充足的“证据”（比如有领导同志需要查看档案时，可以对档案袋表面的封存措施进行拍照，与最近一次档案入库时的照片进行对比，从而证明该档案在保管期间没有被“动过手脚”）。

（二）提高干部人事档案管理人员的认知水平和业务能力。在形成严格且标准的管理制度后，妇幼保健医院还应该提高管理人员的认知水平和业务能力。对于管理人员来说，档案保管是职责、是使命，任何人不得在不符合规定的情况下接触档案；同时，还应该做到对档案的存放位置了然于心，当有需要时能够在最短时间内迅速找到（传统纸质档案和电子档案均是如此）。在热播历史大剧《历史转折中的邓小平》中，当小平同志到大庆油田视察时，大庆的一位女职工从事仓库保管工作，对其中超过4万件物品的位置烂熟于心，甚至可以做到在黑布蒙眼的情况下，准确找到目标物品。电视剧虽然有夸大的成分，但是对干部人事档案管理人员进行培训时，应该以此作为标准，采用思维、能力双管齐下的方式，深化意识、提高技术，从而打造出一支业务能力出众、具备高度思想认知水平的干部人事档案管理队伍。

（三）加大干部人事档案管理队伍建设投入力度。为了在较长时间内保持干部人事档案管理工作的高水平，妇幼保健医院应该加大队伍建设投入力度。首先，划拨一定数目的资金，将之分为三部分：第一部分用于档案管理设备的更新。虽然很多妇幼保健医院早已实现了档案电子化管理，但历史已经进入21世纪的第三个“十年”，很多传统的计算机设备性能严重落后，无法负载市场流行的新型智能化管理系统。如果勉强使用老化的设备，一旦出现硬盘损坏、系统崩溃等情况，造成电子信息丢失，将会在一定程度上影响单位的正常运转。第二部分应用于提升管理人员的福利待遇，使其能够在工作时坚守原则和底线，经受住不良行为的诱惑。第三部分可以作为奖励基金，对于工作成绩出色的档案管理人员（比如周期内没有出现任何差错、在档案审查时及时发现错误、帮助单位同事解决问题等）予以重奖，进一步提升其积极性。其次，充分运用现代企业经营管理思维，在思想根源上重视干部人事档案管理工作，除了内部挖潜之外，还应该面向社会招收专业的档案管理人才（具备医护、管理双学位最佳）。最后，在妇幼保健院的日常工作中，加大宣传力度，使全体工作人员自觉配合干部人事档案管理工作，最终在单位内部形成一股良好的风气。

（四）增强全体人员责任意识，优化档案调研流程。干部人事档案，对妇幼保健医院内的所有人员均十分重要，出现问题时，会在整体范围内造成影响。基于此，增强全体人员责任意识的同时，还应该优化档案调研工作流程。第一，如上文提到，广泛开展宣传工作，不仅提高职工认知水平，还需要重点强调责任问题。档案不是一天两天即可形成，也并非特定的人即可完成。比如一名妇科医生，进入医院工作10年，期间参与完成过多少台重要手术（危险程度较高）、犯过多少错误、何时入党、道德水平如何、日常工作态度是否良好等，均需要如实记录。负责人员必须实事求是，不能掺杂任何个人情绪，从而使干部人事档案能够真实反映职工生平。第二，不同部门之间需要进行档案调动、研究时，既要保证实效性，也要保证安全性。比如某医生从A科室调到B科室，此调动经由医院领导部门综合考虑后，为单位整体建设、发展而作出决定，因此进行档案调整时，应该尽量简化流程，且任何人不得擅自阻拦。当妇幼保健医院在整体上提高对档案管理工作的认识之后，高效率的管理团队必将建设成功。

四、结语

妇幼保健院与其他医院有所区别，为了将“最合适的人提拔到最合适的岗位”，必须对干部人事档案管理工作予以重视。在现代管理理念下，建设一支思想水平较高、工作能力较强、责任意识深刻的干部人事档案管理队伍，能够帮助妇幼保健院的领导更好地进行人事方面的安排，从而为广大妇女和儿童患者提供更加人性化的医疗保健服务。