西部高校贫困生档案管理及其相关问题探究

文/宁夏大学办公室 范宵

近年来，随着我国高等教育不断发展和改革，高校贫困家庭学生的数量日益增大，尤其是西部地区高校贫困家庭学生人口相对集中，数量相对庞大。高校作为精准扶贫工作实施的重要主体，应自觉肩负起脱贫攻坚的责任，要重视高校贫困生档案管理。当前高校贫困生档案管理还存在重视程度不够、程序过于复杂、档案信息资源开发利用效果较差等问题。因此，有必要重视高校贫困生档案管理，优化管理程序，加大对高校贫困生档案资源开发力度，更好地服务贫困学生。

一、高校贫困生档案管理工作存在的问题

（一）重视不足，未能尽早建立档案留存，做到实时更新。目前有些高校领导对新形势下的档案工作还缺乏足够的认识和了解，档案管理意识不强，认为高校的主要工作是教学、科研，从而忽视档案管理工作，没有认识到档案的真正价值，不明白“要到用时方知贵”的道理。由于认识上的误区，错误地认为档案工作就是文档的简单整理、装订，没有对档案管理投入必要的财力、物力、人力。对贫困生档案的管理也同样未能放到重要位置上来。相当多的高校档案部门设施相对落后，库房、办公、阅览也未能分开，档案现代化及档案保护设备配置不全，严重影响了档案管理保护及服务工作的正常开展。部分高校档案馆的档案管理仍采取手工作业方式。档案工作人员在文件立卷归档后，通过手工作业对文件资料进行调整和编目；检索时，档案管理人员再从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找。劳动量大，耗时多、速度慢。档案管理人员常年忙于这些大量简单重复性劳动，根本无暇顾及科研，现代化管理更是无从谈起。

（二）未能做到覆盖全过程的档案整理收集。“收集是起点”，“正确地处理收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用尤为重要，收集是档案管理工作的起点和基础，没有收集就谈不到利用”。有些档案工作人员业务水平不高，无法应对档案各环节的工作，不能及时将应该归档的文件收集归档，如有些学校的档案，只有请示，没有批复；或只有批复，而没有请示，不能反映某一件事情的前因后果。还有一些学校只重视文书档案，而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。整理不规范主要存在以下两种情况：一是时间编排混乱，二是组卷装订不规范。致使档案杂乱而无体系性，残缺而无完整性，有时临时拼凑的材料缺乏可靠性。档案的科学性也大打折扣，严重影响了档案的开发和利用。在贫困生档案的整理收集中，也存在不能覆盖全过程的问题。

（三）标准缺失，未能做到精准把握，分类留置。高校贫困生档案内容构建方面标准缺失。比较完整的贫困生档案指标体系可以在对学生进行物质帮助和精神激励中发挥巨大的作用，达到助学与育人的双重目的。家庭经济状况、学生受资助情况，学生心理状况、学生评奖评优状况，个人诚信状况四个指标体系相互补充，学生心理状况，学生评奖评优状况，个人诚信状况则是对贫困生的成长和成才进行全程的监控，可以实时进行帮助，从而确保贫困生健康成长。科学认定贫困生是准确建立贫困生档案的关键，这就要求工作人员要切实坚持公平公正、定性和定量结合原则，摒弃直观判断、简化标准的工作模式，保障贫困生认定的科学性、准确性，从而增强学生资助的时效性。贫困生档案建成之后还要遵循动态化原则进行实时动态更新，必须动态地把握贫困生情况。

（四）档案编研不够，未能及时更新补充，查阅留存有秩序。档案编研工作是一种高层次的档案服务形式，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确、系统的档案参考。这些档案从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足多方面的需要。对贫困生档案的编研利用，对于做好高校学生管理、推动精准扶贫，都有重要的作用。

二、高校贫困生档案管理工作的作用和价值

（一）有利于推动高校贫困生教育资助有据可查。高校贫困生资助是保障教育公平与平等，实施科教兴国与人才强国的重要战略之一。党的十六大报告明确指出：“完善国家资助贫困学生的政策和制度”。党的十七大报告指出：“教育是民族振兴的基石，教育公平是社会公平的重要基础。保障经济困难家庭、进城务工人员子女平等接受义务教育”。党的十八大报告指出：“公平正义是中国特色社会主义的内在要求。大力促进教育公平，合理配置教育资源，提高家庭经济困难学生资助水平，积极推动农民工子女平等接受教育，让每个孩子都能成为有用之才”。党的十九大报告指出：“健全学生资助制度，使绝大多数城乡新增劳动力接受高中阶段教育、更多接受高等教育。支持和规范社会力量兴办教育。高度重视农村义务教育办好学前教育、特殊教育和网络教育，普及高中阶段教育，努力让每个孩子都能享有公平而有质量的教育。”加强高校贫困生档案的管理使用，有利于推动高校贫困生教育资助有据可查，为教育资助工作的开展提供基础数据支撑。高校贫困生资助，不能简单地理解为经济资助，也应注重对该群体心理状态、人格发展和就业能力等方面的研究。要综合政府、学校、家庭和学生各方面力量，综合施策，综合帮扶。这时，如果有完善的高校贫困生档案，充分利用好这一资源，将为深入精准地开展贫困生资助工作奠定扎实的基础。

（二）有利于辅助学生管理，建立资助管理体系。在我国，“奖、贷、助、补、减、免、缓”等贫困大学生资助体系已经形成。我国已迈入中国特色社会主义新时代，社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾，面对新的社会环境，以经济资助为主体的高校贫困生资助体系不断涌现出新的问题。因此，高校资助体系需要不断进行优化与完善，应结合新的社会环境，以贫困生的合理需要为根本出发点，济困与扶志并重，显性资助与隐形资助有机融合，构建新时代背景下物质帮助、精神激励、能力培养全方位、发展性的资助育人长效机制。我们必须充分认识到，贫困生档案资源是学生档案资源的重要组成部分，做好贫困生档案工作是我们每一位档案工作者的重要责任。档案信息资源建设和管理是加强开发利用的前提，高校应该积极构建贫困生档案统一标准，科学管理，积极推进共享，进一步加强高校贫困生档案的标准化建设，使这一特色的信息资源更好地服务于学生、学校和社会。

（三）有利于精准掌握动态，帮扶贫困学生就业。随着我国普通高校招生规模的不断扩大，高校的学生人数日益壮大，每年高校毕业生数量也在不断增加。虽然政府、高校各方都在不断增加就业机会，但是大学生就业形势依然很严峻。2019年毕业生人数是834万，2020年毕业生人数已经达到874万，创毕业生人数历史新高。伴随着我国社会、经济、教育事业等各方的飞速发展，高校大学生的就业问题一直是国家、社会、高校关注的重点，而贫困大学生作为其中的重要组成部分，由于外在和内在的原因，其就业更难，需要各方多加关心和扶助。贫困大学生缺乏社会关系，是一个相对的弱势群体，高校在以生为本的理念下，应切实帮助贫困大学生优先顺利就业，这也是高校就业工作中的关注点。贫困大学生或多或少有种自卑心理，如果顺利就业可以有效缓解这种心理压力，激发他们的人生希望，促进个人健康发展。在每一个贫困大学生背后，都有一个贫困的家庭在苦苦支撑着。上大学和毕业后拥有一份稳定的工作被贫困大学生和他们的家庭认为是实现个人理想、改变个人和家庭命运的唯一希望。贫困生就业不仅关系着自身的发展和未来的前途，还承载着整个家庭的希望和幸福。因此，为帮助高校贫困生顺利就业，对其进行必要的扶助，是体现教育公平、促进社会和谐发展的重要举措，是全社会“以人为本”的重要体现，也是关系我国高等教育事业持续、健康发展乃至社会稳定的大事。与此同时，就业率也是高校评估的主要指标，是衡量高校教育体制改革和教学水平的重要依据。贫困大学生的顺利就业可以推动个人健康成长、推进高校就业工作和维护社会稳定发展。解决好贫困大学生的就业问题，能有效推动高校就业工作顺利开展，更好地实现社会的稳定发展。

为此，高校应高度重视贫困生档案信息资源的开发利用。首先，要明确信息服务对象。在精准扶贫视域下，贫困生档案信息资源的开发利用就是服务于贫困生的精准识别和精准资助工作。要紧紧围绕贫困生精准识别的信息需求和精准资助的凭证要求提供和开发档案信息资源， 并将典型精准扶贫案例开发成档案文化产品， 广泛交流和宣传教育精准扶贫经验。其次，贫困生档案信息资源的开发利用， 关键要培养档案信息资源开发人才。目前， 很多高校专职或兼职贫困生档案管理人员多数不是档案专业人才， 缺乏档案信息资源开发的知识和技能。学校档案业务部门应当加强对贫困生档案信息资源开发工作的业务指导， 对贫困生档案日常管理人员加强业务培训。再者， 贫困生档案信息资源的开发利用， 还要注重现代信息技术的应用。一方面，要利用现代信息工具， 对贫困信息进行有效收集、管理和分析，及时获取学生贫困信息；另一方面，充分利用现代通信技术和新型媒介，加强贫困生精准帮扶典型案例的宣传，扩大贫困生档案对教育精准扶贫的作用和影响力。