探析“互联网+”时代医院档案管理

文/山东省枣庄市中医医院 刘津宏

当前，我国医疗卫生保障事业改革进程加快，人们就医环境得到改善，医院的工作量增加。这种环境下，医院各项工作中所产生的信息资料会随之增加，档案管理人员的管理压力、管理难度较以往有所增加。为此，有必要从理论层面就医院档案管理进行探讨，进一步应用新思路探寻医院档案管理新模式，确保医院档案管理工作更有活力和可持续。

一、医院档案数字化建设的现实意义

（一）提升档案服务水平，彰显医院档案管理价值。过去一段时间内，部分医院档案资源的利用率不高，导致医院档案管理工作边缘化。之所以出现这种情况，主要是纸质类档案资源无法集中进行利用，检索效率也较低。为此，必须要推动档案数字化建设，以数字化的方式对档案资源进行管理和利用。一方面，医院档案来源于医院日常各项工作，不仅能够全面、准确、真实地反映各项工作的具体情况，而且能够详细记录医院各个部门的履职情况。通过对医院档案进行数字化处理，可以更好地通过物联网、互联网传输档案资源，扩大档案资源的利用范围，彰显环境规划档案的价值；另一方面，推进医院档案数字化，实现大数据技术、云储存技术、云计算技术以及其他信息技术与档案管理工作的融合，能够更好地发挥档案资源在决策咨询、决策参考、政策研究、学术研究等领域的作用。

（二）确保医院档案长期保存，减少管理成本。传统纸质档案管理环境下，医院通常较为注重档案室的物理空间建设，需要投入大量的人、财、物在纸质档案管理领域。同时，医院需要耗费相应的成本在档案管护层面，确保档案室的湿度、温度达标。与此相反，数字化档案管理模式可以直接在互联网环境下对档案资源进行管理和利用，突破传统纸质档案管理模式在时空上的局限性，实现长期保存的目标。一方面，档案资源以数据化的格式表现出来，可以更好地保存在计算机、硬盘、云终端以及其他线上终端，保存效率更高；另一方面，互联网环境下只需要侧重于档案安全网络建设，无须考虑档案害虫、档案室温度以及档案室内部的环境。总而言之，依托于“互联网+”环境对档案资源进行管理，优化相应的工作方法，改进档案管理模式，能够有效避免重复操作、重复劳动，节省档案各个环节的管护成本。

二、医院档案数字化建设中存在的不足

（一）制度不完善，难以确保数字化建设的规范度。伴随医院各项工作深入推进，医院档案资源所涵盖的信息面不断拓宽，档案数量随之增加。然而，当前部分医院尚未立足于“互联网+”时代档案事业发展的特点来制定相应的规章制度，无法最大限度地确保医院档案数字化建设的质量。一是分工不明确，档案管理部门与业务部门脱节，难以统筹资源。部分医院档案资源没有经过业务部门相关专责进行处理，直接送交档案管理部门后录入档案管理系统，导致档案资源中的内容过于泛化，无法实现精细化的目标。二是归档范围仍然有待细化，无法做到应收尽收，难以确保档案资源的完整性。同时，部分医院归档时限不明确，业务部门与档案管理部门在信息资料交接、信息资料领域的配合度不高，导致立卷归档衔接度、沟通度低下。一旦立卷归档层面出现问题，容易使得信息资料在堆积过程中丢失。三是部分医院尚未明确图片类、声像类、影像类、文书类等不同类别的信息资料应当采用何种数据格式，后期存在二次加工的问题，影响数据库建设。

（二）医院档案管理数字化程度低，难以最大限度地提升管理效率。现阶段，部分医院尚未全面铺开档案管理数字化工作，难以释放档案管理活力。一是纸质档案数字化转化进程缓慢，许多历史存留的纸质档案资源尚未进行数字化处理，进而无法将其录入档案管理系统。一方面，部分医院人力资源不足，档案管理人员难以在处理增量的同时对历史存留的档案资源进行处理；另一方面，部分医院尚未配备高速扫描仪、微缩相机、文件格式转化器等软硬件设施，无法快速对纸质档案进行数字化分类、编号以及著录。二是档案数据库建设步伐滞后，尚未建设相应的档案资源专题，难以最大限度地发挥档案资源的价值。

（三）档案安全建设滞后，存在一定的安全隐患。从辩证的视角来看，互联网技术虽然能够革新档案管理模式，但也带来了新型挑战。例如，典型的档案安全管理问题。当前，部分医院尚未充分利用新型的信息技术对档案资源进行安全管理。一是对数字水印技术、数字加密技术的应用度不高，档案资源存在被篡改的隐患。二是对于数字密钥技术的应用度不高，难以防范WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒，存在被非法加密、非法勒索的隐患。三是档案安全保密意识不强，安全保密制度缺失。部分档案管理人员对于安全保密技术的应用能力不强，在传输档案资源过程中容易出现纰漏。

（四）档案人才培养内容与档案数字化建设不匹配。当下，部分医院虽然开展了大量的培训工作，但没有突出培训核心和培训要点。一是医院尚未围绕“档案数字化建设”这一专题开展相关的培训工作，档案人员对数字环境下档案管理模式的认识程度不高，难以综合利用多种信息技术。二是医院与档案馆等专业机构的联系度不高，无法借鉴相关的管理模式。

三、医院档案数字化建设的有效对策

（一）完善制度，提升数字化建设的规范度。“互联网+”时代，医院要做好档案数字化，必须要完善各项规章制度，为档案管理人员提供明确指引。一是要细化档案数字化建设分工，落实各部门的责任。一方面，对于简单的档案资料，可以由业务部门直接登入档案管理系统录入数据，并将纸质文件送交档案管理部门留存备份；另一方面，对于复杂的档案资料，则可以由业务部门相关专责进行处理，将有价值的信息资料送交档案管理部门立卷归档。二是要细化归档范围，最大限度地保障档案资料的真实性、准确性以及完整性。通常而言，医院可以按照人事档案、技术档案、行政档案、党务档案、文书档案、科研档案等分类方式对档案的归档范围进行明确，为档案管理人员提供指引。同时，医院可以将归档责任细化到业务部门与档案管理部门，提升归档时限在绩效考核中所占的比重，避免信息资料长时间堆积，充分保障档案的连贯性、一体性和全面性。三是要明确不同类型档案的归档格式、归档标准，避免后期二次加工、二次处理情况的发生。医院可以出台《档案数字化建设标准》等相关的规章制度，明确不同类型档案资源的份数、页数、格式、种类，确保档案资料齐全完整。

（二）推进医院档案管理数字化，夯实管理基础。“互联网+”时代，医院只有深入推进医院档案数字化建设工作，才能更好地利用信息技术和档案管理系统对档案资源进行全方位管理。一是要加快纸质档案数字化转化进程，在处理增量的同时，解决存量问题。一方面，人力资源不足的医院可以探索将该项业务予以外包。医院可以通过与外包企业签署相关的保密协议和外包协议，集中对纸质档案资源进行数字化处理，减少本院档案管理人员的工作压力；另一方面，医院要进一步结合“互联网+”时代档案事业的发展趋势，引进并更新高速扫描仪、微缩相机、文件格式转化器等软硬件设备设施，优化档案管理环境，便于档案管理人员及时对档案进行数字化分类、编号以及著录。二是要推动档案数据库建设。医院可以结合本医院业务特点以及档案服务要求，围绕文书类、业务类、政策类、病案类以及其他类别的信息资料建设数据库，满足不同主体查阅、检索需求，为后期档案专题建设提供条件。同时，要发挥档案数据库在医院决策咨询、决策参考、政策研究、学术研究等领域的价值。

（三）强化档案安全建设，有效防范病毒风险。互联网环境下，医院要重点关注档案安全，避免档案失真问题出现。一是要进一步深化对数字水印技术、数字加密技术的应用，为档案资源自动加上可供识别的水印，对文档进行加密处理，确保档案资源的真实性。二是要对数字密钥技术进行应用，充分对档案管理系统和云终端进行加密，营造安全的管理环境。同时，医院可以利用云储存技术对档案资源进行备份，从事后防控的角度来提升档案安全管理水平。三是要做好档案管理人员的安全保密培训，建立安全保密制度。医院要进一步理顺档案查阅权限，减少档案管理过程中的漏洞。

（四）强化人才建设，实现可持续化。一方面，医院要围绕“档案数字化建设”这一专题开展培训，讲解相关的案例和应用模式，深化档案管理人员对数字化档案管理模式的认识度，更好地提升档案管理人员综合素质；另一方面，医院可以加强与档案馆等专业机构的联系，通过交流探讨等方式借鉴先进的管理经验，进一步提升数字化建设的水平。

四、结语

传统纸质档案管理模式对档案管理环境要求高，且后期管护成本也较高，难以适应信息资料“井喷”式发展的时代环境。为此，有必要将数字化信息技术应用至医院档案管理的各个环节，实现“一次输入，多次使用”的目标，推动档案高效管理与高效利用。通过本研究可以发现，医院有必要加快资源统筹，进一步立足于“互联网+”时代的特点开展医院档案数字化建设工作。一是要完善制度，提升数字化建设的规范度。二是要推进医院档案管理数字化，夯实管理基础。三是要强化档案安全建设，有效防范病毒风险。四是要强化人才建设，实现可持续化。