大数据背景下车辆档案管理的新思考

文/大同市公安局交通警察支队 郭伟剑

一、违章类的车辆电子档案

车辆违章是对于驾驶员考核的重要标准之一。交警部门对驾驶员的考核可以通过车辆及驾驶员的相关违章情况建立档案。让驾驶员对于违章有一定的恐惧和担忧，进而改善违规行为，规范交通秩序。对于违章类型的记录也需要做出一定的细分操作。事故的分类为大型、中型、小型。针对违章程度的不同设立不同目标栏，除了违章程度也可以根据违章内容分类。将驾驶员的违章情况详细清楚记录在案，对驾驶员进行一定敦促。通过制度和管理规范驾驶员的行为，能避免大型交通事故，提高交通运行的安全性。记录违章类档案还需要注意将违章详情、违章发生的日期地点、原因和处理结果予以说明。在搜索和整理档案时，能够对于司机的违章记录和业绩考核一目了然。车辆管理的责任要落实到具体的管理人员身上。这些相关人员要履行好自己的职责，将统计的数据整合分析，适时整理成为报告形式公开。同时要明确驾驶员具体的违章情况，对驾驶员的驾驶能力和水平实施相关的奖惩制度。激励后进鼓励先进。通过大数据的分析得到驾驶员在一定时间维度内的违章情况，了解驾驶员的心理状况。给员工关怀，改善其工作状态和工作态度。要注意对于违章类的档案记录主要目的不在于惩罚和批评违规驾驶，而是对驾驶员实施一定的鞭策。提高驾驶水平和工作能力，最终保障驾驶的安全性，也可减少车辆的维修成本。

近年来，车辆的档案管理水平有了很大的提升，但是依然存在不少缺陷。应该加强管理，严格规范信息收集整理的工作流程，严肃处理查封各种形式的非法留存、非法档案管理等行为，实现档案管理的规范和透明。

二、车管所管理车辆电子档案

主要偏重于车管所为中心的车辆文件类档案管理。主要内容是车辆的综合性能检测、技术等级评价内容、车辆变更记录、车辆安全管理规章制度、车辆安全管理检查工作，车辆安全生产教育宣传、上下级文件等。

建立文件的主要目的是对车辆的运行和管理工作起到一定的指导作用。车管所能够在政策之下对现行车辆的管理进行一定的倾斜和管理能力的提升。同时，这些文件可以用作研究，用大数据建立相关的文件档案有利于形成相关的知识数据库。通过Excel的筛选功能，查找关键词能够迅速调出文件。查找文件的便捷性是运用大数据管理车辆文件类电子档案的关键目的。相比较于以往的文件储存管理方式，在这种模式之下对于管理数据有着更大的效率。不用再逐个文件翻找，而是在电脑中录入关键词便可得到相关信息，提升了管理效率。

在提升管理水平的同时，车管所的车辆档案管理最重要的目的在于开发和利用档案信息资源，创新档案的管理模式。最终要服务于经济建设。对运营车辆进行档案管理是推动交通管理行业现代化的必经之路。利用Excel表格建立数据库，建立公正公开的档案管理平台，通过网络技术，档案管理人员在网络上积极收集信息组织数据，上下级网络实现互联互通，增强上下级部门管理的工作效率。除了便利管理人员管理和上下级联通之外，驾驶员也可以登陆网站查询与自己相关的档案。对驾驶行为有一定了解，尤其是自己的违章行为进行改正。

目前车管所管理中，明显存在档案数据库建设不完善、信息收集不完整的现象。应该向着档案信息数字化、车辆档案服务网络化、车辆档案信息管理法制化的方向推动档案管理发展。在各个部门的相互配合之下，实现档案管理的优化，展示大数据覆盖面广、效率高、内容丰富的特点。

公开的网络档案管理平台在文件的管理上可以面向公众开放。广大驾驶员可以在平台上学习到相关的驾驶政策和驾驶知识。提高驾驶水平，提高驾驶的安全性和稳定性。

三、使用类的车辆电子档案

对于车辆的档案管理，需要借助一定的软件才能完成数据内容的分析，提高工作效率。一般而言，简易的可借助Excel表格工具，复杂的要借助专门的软件进行分析。

车辆的使用功能是车辆对人们最重要的功能意义。针对一定范围内车辆的使用情况建立档案有利于规范车辆的使用。提高车辆的使用效率和使用安全性。现在各单位对于车辆使用的管理方式主要以人工记录为主。通过记录簿将车辆的使用情况记录在册。建立时间轴，在时间轴的基础上记录每天出车的情况。对于特殊情况加以备注和附录说明，但是这样的档案使用效率低，难以对具体的使用时间点和使用情况进行快速的查询。也难以整合数据，将车辆的使用频率，月均差、出车时间计算出来，对车辆使用管理和考核效率低下。

如果利用大数据，将手写记录改为利用Excel表格整合数据进行统计，及时录入各种数据，如车辆的基本信息、出入时间、加油频率、投保信息、贷款情况等等。以更长的时间轴为基础建立数据库，这样以年、月、日为单位的车辆使用情况都可以清晰记录，同时也可以运用计算机的功能建立函数模型，计算相关均数，明确掌握驾驶员工作状态和驾驶时的工作效率。利用表格收集数据，利用计算系统统计数据，一定时间内车辆的使用频率、月均差、出车时间计算速度能够得到极大的提升。对于车辆使用的管理和考核效率也会得到相应的提升。

在对任何数据进行分析时，都很难从短时期的数据中得到针对某一问题的相关结论和说明。当以更长的时间跨度如周、月、年为单位进行电子数据汇总时，能够实现对车辆和驾驶员的直接考核。例如在用油量的数据上，日积月累的数据能够将各自的时间路程生成比对表，直观给出驾驶员业务能力的评价结果，进而增加员工的自律性和工作积极性。

同时在使用类档案中可以通过表格排查时间冲突，安排更合理路线的出车目的地。提高车辆的使用率，优化车辆的使用过程。

除此之外，还可以建立人员档案、驾驶员技术档案、行车证、司机的驾驶特点违章记录等，都使用Excel表格记录在案。通过大数据能够得到对驾驶员的评估，也能够细化出车过程。对于驾驶员的个人信息掌握合理分配任务，有利于让驾驶员受到人文关怀，提高工作热情和对单位的归属感。

在Excel表格记录之余，可以建立共享档案数据库，在系统内部形成有效的联动作用。形成“车档合一”的机制体制。充分发挥车辆档案在运营期间的作用。在线上档案库可以明确各个车辆的使用情况，方便管理，也可以提高调用效率。

四、健康类的车辆电子档案

健康类档案主要指对于车辆定期管理和事故维修的管理。对车辆健康情况的掌握是保证车辆最大化正常运行的关键。过去对于车辆的健康管理常常基于保养和维修的发票凭证，其余皆无书面标准。因此在后期对于车辆健康的管理缺少相关的数据统计，难以有效查找信息，无论是对于费用报销还是车辆的状态掌控，都有很多不方便之处。

在Excel中建立健康档案，可以掌握汽车的维修信息，也可以实现较长时间内的数据整合。提高驾驶员使用车辆的安全性，对于车辆运行和行驶中有可能出现的安全问题，防患于未然。

这里需要提到的是，对于车辆健康档案的建立，需要包括车辆的车牌号、送修日期、送修里程、维修地点、维修方信息等数据，一一记录在案。维修出现问题时便于相关人员对维修企业追责。除此之外，对于故障的描述，维修项目的纪录，更换的配件名称数量以及维修保养金额都需要进行详细的记录。将这些数据有条不紊地归纳在Excel表格之中，有利于后期的报销程序，事业单位的账目管理。同时在维护车辆的健康方面有利于直接比对每一台车辆具体时间内的健康问题，为后续的使用提供更多的便利。哪怕维修出现后续的问题和故障，也能够通过记录在案的维修信息及时翻修或者对维修公司追责。归根结底，是通过大数据的档案对车辆的健康建立了更完善的保障机制。

采集真实可靠的数据，进行一车一档案的使用健康情况管理，有效实现了维修数据的联结。除了更直观掌握车辆的健康情况之外，也能够对驾驶员的维修经验进行评估分析。了解维修市场价值变化和车辆维修状况，能避免以维修为由从中贪污牟利的情况出现。

对于车辆的健康情况掌握依然可以通过打造网络平台实现。驾驶者要在每次检修之后，在平台上更新车辆的实时健康状态，营造良好的车辆档案管理环境，提高驾驶者对车辆的管理和养护，提高自律意识和责任意识。维持车辆的健康状态不仅仅是对驾驶员自身的安全负责，同时也是对他人生命安全的一种责任。因此作为驾驶者，及时查看自己车辆的运营状态，将状态录入档案十分重要。与此同时，平台除了收集信息之外，也可以发布相关的安全知识信息，建立有关知识库，为驾驶者提供参考。

五、结语

在大数据时代，通过大数据技术进行管理，提高工作和管理效率，同时增强对驾驶的保障。借助大数据建立使用类、健康类、违章类和文件类车辆档案，同时加以一定创新化的思想，是提升车辆档案管理水平的重中之重。大数据能够使信息可视化，用信息化技术管理信息、分析信息，最后得到更科学的结论去指导工作的运行，才是实现档案管理可持续化，以及在管理模式理念创新中与时俱进的必经之路。