浅谈企事业单位档案管理业务监督与指导

文/陕西延长石油钻井工程有限公司 杨晓英

由于近些年国家经济飞速发展，各企事业单位的档案数量和类型剧增，工作形态也发生了变化，所以，对于企事业单位档案管理工作的监督和指导也越来越重要。但是由于个别企事业领导对于档案管理工作认识不足、工作人员数量以及专业素养缺乏，以及工作职能划分不清楚等原因，导致档案监督指导工作难以有效深入开展。要想真正发挥档案管理工作的价值，就必须对其严加监督和专业指导，这是提升档案管理工作的关键手段，也是加速社会经济发展的有效途径。

一、企事业单位档案管理业务监督与指导问题

虽然近些年相关政府部门已逐渐意识到企事业单位档案管理工作的重要性，但对档案管理业务的监督指导工作仍十分欠缺。首先，在监督工作方面，由于档案管理工作监管制度的不完善，导致某些企事业单位虽然成立了档案室，却存在未创等达标的问题。对于这样的档案室，由于没有达到向当地档案行政管理部门报备的条件，进而导致这些档案室成为了监督与指导的“漏网之鱼”。同时，正是由于这些档案室缺乏专业的指导，一直难以创等达标，进而一直在监督指导之外，形成“恶性循环”。而对于已创等达标的档案室，由于监管工作规范流程和系统的缺乏，导致上级难以对档案室的资料进行有效监管和审查，使监督工作难以体现其真正的价值，形同虚设。其次，在指导工作方面，上级并没有统一组织安排档案室的工作人员进行专业培训和指导，只是对企事业放开少量名额，以自愿报名的方式对部分工作人员进行培训；或者通过电话沟通或者社交软件进行业务上的指导，导致大部分档案管理工作人员的综合职业素养欠缺。

二、档案管理业务监督与指导工作出现问题的原因

（一）从事企事业档案监督与指导的工作人员缺乏。以广西的政府档案管理工作系统为例，据笔者通过官方数据了解，现阶段整个广西自治区档案局的编制仅有82个。可想而知，分摊到每个市能有多少个专业的档案工作人员，更不要说从事档案监督与指导工作的工作人员，更是屈指可数。再加之随着社会的进步，各种新型档案随之衍生出来，档案的数量和类型倍增，给本就紧缺的档案工作人员增加了许多工作量，使工作人员压力剧增，应接不暇，从而增加了档案管理和指导工作出现问题的几率，导致档案管理与指导工作水平低下。

（二）档案监督工作与指导工作“管辖”界限不明确。我国政府各级档案部门均设有档案政策法规监督部门和业务部门，两个部门均秉承提升档案室管理工作水平的工作目标，通过不同的工作形式分别对档案室的工作进行监督和指导。但是，由于相关制度要求并不完善，使得档案监督工作与指导工作有很多“管辖”界限不明确的地方，这就导致有些地方部门由于缺乏专业的工作素质，进而将监督工作与指导工作“合二为一”，甚至于二者工作完全脱节，使得档案管理业务的监督工作与管理工作容易变成“形式主义”，工作本身的意义难以得以体现。

（三）从事企事业档案管理的工作人员缺乏。许多地区档案局系统编制的人员十分紧缺，这不仅导致档案监督与指导工作专业人员缺乏，同时也使得从事企事业档案管理的工作人员非常紧缺。同时，由于国家对于企事业档案室成立并没有明确的要求，再加之各企事业单位对于档案管理工作不够重视，这就导致许多企事业档案室的工作人员数量和工作素养都未达到相应的要求，进而导致档案室工作的效率和质量低下，增加了监督和指导工作的难度；甚至于有些企事业单位没有成立档案室，这些企事业单位档案监督和指导工作完全无法展开。监督与指导工作的缺失，可能造成政府部门的档案资料出现错误甚至于缺失的问题，严重影响了社会经济的发展。

三、企事业单位档案监督与指导工作的实施建议

（一）完善企事业单位档案室工作的相关制度。想要使企事业单位档案监督与管理工作得以有效深入开展，完善档案工作相关制度、明确档案管理各项工作要求是基础。国家档案局须出台一系列政策，对于企事业单位成立档案室的要求进行明确规定：哪些企事业单位必须成立档案室；档案室工作人员的数量至少有多少，必须达到何种职业水平；档案室的各项工作内容和要求分别是什么等等。除此之外，对于企事业单位成立档案室的流程也要细化，规范档案室成立的申请报备流程。只有对企事业单位档案管理工作做出明确规范，才能减轻档案监督与指导工作的难度。同时，除了完善档案管理工作的相关制度，对于档案监督与指导工作也要做明确的要求。比如，对于已经创等达标的档案室工作要定期严格监督，保证企事业单位档案管理工作的质量和效率；并且针对档案室工作出现的问题，邀请专家进行专业的工作指导，使档案管理工作摆脱现有瓶颈，实现工作水平的进一步提升。再比如，对于还未创等达标的档案室或者还未成立档案室的企事业单位，应当定期进行档案管理工作的业务指导，提升领导层对档案管理工作重要性的意识以及档案管理工作人员的工作水平，进而鼓励和推进各企事业单位积极成立创等达标的档案室，全面推进各企事业单位的档案管理工作水平。

（二）对档案监督工作与指导工作做明确划分。既然国家档案局对于各企事业单位档案监督与管理工作专门成立了档案政策法规监督部门和业务指导部门，就必须对各部门各自的工作范围和要求做明确的规定，杜绝二者工作重叠甚至脱离。对于档案的监督与指导工作，国家层面应制定一套统一的工作标准，并对两个部门的工作范围做明确的划分，使各部门工作人员在自己岗位上各司其职，保证工作效率和质量的最大化。为使档案监督与指导工作水平的进一步提升，防止两个部门工作间出现脱节，监督部门与业务指导部门应加强部门间的沟通交流，对双方部门的工作需求和内容做进一步的了解，互相促进，互相帮助，携手全面促进档案监督与指导工作的水平。

（三）扩充企事业档案室相关工作人员数量。档案监督与指导工作难以有效推进，其中很大一个问题就是企事业单位档案管理工作人员以及监督和指导工作人员十分紧缺。相关工作人员紧缺，导致现有的档案工作人员工作量和工作压力巨大，工作效率和工作质量难以得到保障。所以，为有效提升档案监督与指导工作的水平，从国家层面应扩充对于各企事业档案室工作人员的招聘数量，各市县增加档案局系统的编制，提升档案局系统人员的待遇，鼓励更多专业人士加入档案室工作，进而缓解档案管理工作以及监督指导工作的压力。

（四）提升企事业单位档案管理工作人员的专业素养。档案监督指导是针对各企事业档案管理业务的一项工作，所以，想要确保档案管理监督与指导工作高效开展，缓解当前监督指导工作的压力，提升企事业单位档案管理工作水平十分关键。而在其中，档案管理工作人员的专业素养对于档案管理工作的质量起着决定性的作用，故各级档案行政部门须采取一系列的措施对档案管理工作人员的专业素养进行提升。首先，档案行政部门每年可以针对所有企事业单位的档案室定期组织一些专业培训，对档案管理人员尤其是新进的工作人员进行统一培训；同时，结合网络技术的优势，档案行政部门可以邀请一些专家通过上网课的形式对工作人员进行培训，工作人员在办公室就能学习。其次，可以在网络上搜集汇总专业的档案管理知识和课程上传到统一的档案管理学习网站，供档案管理工作人员自主选择学习，再辅以相应的学习考评制度，比如对每个月的学习课时做明确要求，促进工作人员学习的积极性。最后，基于网络平台的社交性，行政部门可建立微信学习群或者QQ学习群，还可以邀请相关专家参与，让工作人员间以及工作人员与专家间针对档案管理工作方面的问题进行实时沟通交流，及时解决工作上的难题，进而促进档案管理的全面进步。

（五）加强档案监督与指导工作的专业培训。由于社会的进步以及国家经济的不断发展，各企事业单位的档案资料数量和类型越来越多，档案管理工作越来越繁琐。所以，想要对日益复杂的档案管理工作进行有效的监督和指导，档案行政管理部门必须对监督部门以及业务指导部门的工作人员进行专业的培训。首先，在监督与指导工作人员的聘用方面要严格要求，保证工作人员至少具有一定的档案监督与指导专业知识和经验。其次，在工作人员正式进行监督与指导工作之前，档案行政部门须对其做专业的培训，让相应的工作人员对于各事业单位档案资料类型、工作情况以及自己部门的职能范围和要求做详细的了解，保证档案监督与指导工作的有效性。最后，在刚开始正式进行监督与指导工作时，档案行政部门可邀请专家一起指导工作，这样不仅能使监督指导工作得到专业支持，同时也能让工作人员及时发现工作上的不足进行改进，进而使档案监督与指导工作更加符合行业要求，全面推进档案监督与指导工作的深入开展。

四、结语

总之，随着社会经济的不断发展，企事业单位的档案管理工作发挥出越来越重要的作用，而其中的档案监督与指导工作显得相当重要。虽然目前企事业单位的档案监督与指导工作仍存在许多问题，但只要各级档案行政部门完善相关制度，对监督与指导工作进行明确的划分，对相关工作人员进行专业的指导，档案监督与指导工作水平就会逐步得到提升。