大数据条件下档案规范化和标准化建设

文/扬州市职业大学综合档案馆 苏莉

大数据时代的到来对人们的生产生活都产生了深刻影响，同时也为档案管理工作带来了新的发展契机，大数据的运用有利于提升档案规范化和标准化建设水平，但同时我们也看到当前部分档案管理部门对于大数据重视程度不足，在具体应用过程中相关制度体系建设不够完备，缺乏专业的大数据档案管理人才，这些问题都在一定程度上制约了档案规范化和标准化建设。

一、大数据时代对档案管理提出的新要求

大数据时代，数字档案数量不断增加，经济社会发展对档案服务水平提出了更高要求，同时档案部门也加强了档案数据化建设，这就对当前的档案管理工作提出了新要求。对于档案管理工作人员而言，不能停留在传统的管理理念之上，应该主动适应大数据时代的发展趋势，更新大数据管理理念，树立档案“大数据”观，提升“大服务”能力，构建和完善档案大数据平台。

（一）要树立档案“大数据”观。当前在档案管理过程中迫于人力、物力和财力的限制，很多档案部门仍然沿用传统的档案管理方法，对于档案馆的大量馆藏资源没有进行数字化转换，致使很多具有一定信息价值的档案资源仍然存放在库房，无法发挥其应有作用，相当一部分档案数据在历史的长河中不断被遗忘。在这一背景之下，我们必须树立档案“大数据”观，应该将档案馆的所有馆藏资源视为档案部门的大数据资源，并按照这些思路积极向上级部门和地方政府争取资金和人才支持，同时要向主管领导宣传和讲解档案大数据观的意义和价值，争取主管领导的支持。

（二）要提升“大服务”能力。在大数据观背景下，需要对所有的档案资源进行数字化转换，并运用大数据信息技术提升档案部门的服务能力。档案管理工作人员应具备“大服务”能力：一方面，档案管理人员应该对大数据相关技术进行系统学习，进一步提升自身的数据处理能力；另一方面，要看到当前档案服务必然会向着多元化方向发展的时代趋势，这就需要档案管理人员具备更高的服务能力和服务意识，主动为经济社会发展提供数据档案支持。

（三）要构建和完善“档案大数据平台”。大数据时代，实现了办公自动化和无纸化，海量的档案数据开始向档案管理部门涌来，如果仍然采取传统的档案管理办法，面对突如其来的海量数据难以进行全盘接收和分类存放。因此，必须积极向上争取政策和资金支持，构建和完善档案大数据平台，充分利用大数据平台的技术优势，与政府相关部门和社会组织建立起档案业务联系，通过档案大数据平台，进一步提升档案的收集范围和收集效果，为档案大数据开发提供数据支撑。同时，要引进专门人才对档案大数据平台进行管理，通过对档案信息资源的分析和处理，提炼出有价值的档案信息，支持经济社会发展。

二、档案规范化和标准化管理存在的问题

当前大数据技术已经深刻影响了人们的生产生活，在这一背景之下，部分档案管理部门的主要领导对大数据仍然重视程度不足，没有看到档案规范化管理的价值和作用，同时也没有对档案管理数据分析和信息化建设给予足够的支持，这在很大程度上影响了大数据时代档案规范化和标准化管理工作的推进。

（一）档案规范化和标准化管理机制不完善。第一，对档案管理规范化重视程度不足。档案管理部门的部分领导缺乏对档案规范化管理的全面认知，认为档案规范化管理应该放在制度和人员上面，档案规范化管理工作更应该由档案管理部门内部来落实，由于对档案规范化管理重视程度不足，投入档案管理规范化的资金设备明显滞后，相关管理人员的专业技术水平关注不高，导致整个档案管理规范化工作进展缓慢。第二，时效性不强。当前部分档案管理部门在档案管理规范化建设进程中，与其他业务部门联系较少，也没有宣传档案管理规范化的作用和价值，缺少协同意识，导致档案信息收集零散，一些重要的档案资料没有及时归档，影响了档案管理工作的开展以及档案资源信息的整合。第三，档案管理体系尚未完善。部分档案管理部门档案管理机制还不够完善，没有主动适应大数据时代需求，构建信息化的档案管理制度体系，致使档案规范化和标准化工作开展缺少相应依据。

（二）档案管理的数据分析和信息化建设不足。有部分档案管理部门在档案管理规范化和标准化建设过程中，虽然对计算机设备和技术进行了引进，但由于在具体工作开展过程中对于档案管理、数据分析和信息化建设重视程度不足，以及档案管理工作人员素质和思想观念没有有效转变，导致档案管理规范化和标准化工作推进缓慢，很多技术设备没有发挥其应有的作用。部分档案管理部门对于档案资源信息整合能力较差，缺乏对档案信息资源的深度挖掘，严重影响了档案部门的服务能力和服务水平。大数据时代5G技术已经成熟，未来档案电子服务将会成为档案管理部门服务的主要方式，但当前部分档案管理部门信息化建设还严重滞后，与当前经济社会发展脱节，这势必会影响档案管理部门的服务能力和服务水平。

三、提升档案管理规范化和标准化的对策

大数据时代对档案管理规范化和标准化提出了更高要求，档案管理部门应该主动适应时代发展趋势，利用大数据技术提升档案管理规范化和标准化建设水平。一方面，要强化档案规范化和标准化的管理意识，进一步提升档案管理工作人员的管理理念；另一方面，要提高档案部门的业务指导水平，加大工作人员考核力度，打造一批高质量的档案管理人才队伍。此外，还应该利用数据分析技术，推进标准化档案网站建设，更好地服务经济社会发展，更好地满足广大人民群众对于档案服务的多样化需求。

（一）强化档案规范化和标准化管理理念。一是档案管理部门要加强对档案工作人员的宣传教育力度，让档案管理工作人员充分认识到档案规范化和标准化管理的重要性，从而结合自身的实际工作强化档案规范化和标准化管理理念，将管理理念与自己的实际工作开展有机结合，进一步提升工作效果。二是要营造档案规范化和标准化的工作氛围，档案管理部门主要领导要在公众场合对档案规范化和标准化的管理理念进行宣传和讲解，要在档案管理部门内部形成积极向上的工作氛围，并将规范化和标准化的管理理念内化到工作人员的内心深处。三是要结合档案规范化和标准化管理理念，完善相应的制度机制，大数据时代部分档案规范化和标准化制度机制已经严重滞后，不能满足当前档案管理工作的实际需要。因此必须结合当前档案规范化和标准化的具体工作，对原有的制度机制进行完善和创新。特别是在档案管理规范化和标准化工作推进过程中，必然会出现很多新问题、新情况，针对这些问题和情况必须通过制度机制来加以解决，而完善的制度机制体系是提升档案管理规范化和标准化的制度机制保障。

（二）提高档案部门业务指导水平。档案管理规范化和标准化建设依赖于档案部门的业务指导水平和指导能力，而档案部门业务指导水平和指导能力的提高则依赖于档案管理工作人员的培训和教育，因此为了更好地推进档案管理规范化和标准化建设，必须打造一批业务能力高、政治素养强的档案管理人才队伍。当前部分档案管理部门的工作人员并不属于档案专业出身，对档案业务指导工作了解不多，影响了档案管理规范化和标准化建设。因此针对这一情况，档案管理部门必须结合实际工作需求对人员编制进行合理调配，加大档案专业人才引进力度，让专业的人才承担档案部门的业务指导工作，进一步提升档案部门的业务指导能力和水平，同时也有利于推进档案管理规范化和标准化建设。此外，要加大对现有人才的培训和教育力度，加强与高校联系，委托相关院校对现有人才培训和教育，进一步提升培训教育的针对性和有效性。要鼓励和支持在职人员继续深造学习，对于考取研究生和博士生的工作人员，要给予一定的政策和物质奖励，通过人才队伍建设推动档案管理规范化和标准化的建设。

（三）利用数据分析建设标准化档案网站。第一，坚持以用户需求为导向。大数据时代档案管理规范化和标准化建设的最终目的还是服务经济社会发展，服务广大用户，因此在档案规范化和标准化建设过程中，应该树立以用户需求为导向的工作思路。一方面，在大数据技术运用上要坚持以用户需求为导向，对用户的各种需求通过大数据平台进行广泛收集，并将其作为标准化档案网站建设的依据；另一方面，在标准化档案网站建设方面要坚持以用户需求为导向，设置更为完备的档案网站服务功能，提升档案网站服务效果，满足用户对档案网站的服务需求。第二，运用先进技术手段完善档案网站检索系统。当前部分档案管理部门虽然建成了标准化的档案网站，但这部分网站的检索系统还不够完善，检索范围较窄，而且检索效率和检索功能都比较简单，这在很大程度上影响了用户的体验。因此在坚持以用户需求为导向的工作思路前提下，要完善档案信息数据库建设，提供更为多样化的检索工具，满足用户的多样化需求。此外，还应该完善适合用户查询结果的处理方式，不同的用户对于档案信息资源需求存在明显差异，同时不同用户的检索习惯和方法也存在不同，有必要通过大数据手段对用户需求和查询习惯进行综合考量，将其纳入检索功能中，完善档案网站的检索系统，进一步提升检索服务水平。

总之，我们要对大数据时代对档案管理提出的新要求进行系统了解，对当前大数据时代档案规范化和标准化管理存在的问题进行全面分析，进而提出利用大数据技术提升档案管理规范化和标准化的具体对策，推进档案工作健康开展。