基于办公室文书档案收集与管理途径的探究

文/新疆阿勒泰地区布尔津县退役军人服务中心 沙吾列·霍善

办公室文书档案保存的资料包括行政管理、党政管理等相关资料，对行政单位的整体信息进行收集和管理，实现对各项管理工作的全面清晰记录，部门内部成员积极沟通、努力协调，才能提升办公室文书档案收集与管理的工作效率，以推动行政部门的长期稳定发展。

一、办公室档案工作的特点

（一）整体性。文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。

（二）保密性。由于文书档案汇集了企业或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及企业发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。

二、办公室文书档案管理工作的意义

（一）有助于各部门工作的顺利开展。办公室文书档案承担着对公司各项文件、人事管理资料的汇总和归类的重要职能。如果单位需要人事调动或计划安排，档案管理人员都可以根据档案中保存的资料给单位提出较为合理的协调意见。有利于单位各部门的通力合作与协调发展，保证工作的有序进行，对提高单位工作的效率发挥着重要作用。

（二）记录企业的发展历程。文书档案对办公室的各项发展资料进行分类汇总，对企业的发展历程起到了总结的作用。企业管理者通过回顾企业的发展记录，可以更加明晰企业各项指标发展的过程，有助于企业管理者分析企业的发展趋势，对制定企业的长远规划有十分重要的借鉴意义。同时企业工作者在遇到问题时，倘若在之前的管理过程中遇到过类似的问题，工作者可以查阅相关档案，提出更有针对性的管理意见。

（三）有利于管理者及时了解企业运行的状况。因为文书档案管理工作及时、详细、全面地记录了企业的发展过程，能够为企业管理者了解企业的实时运行情况提供具体的数据和相关文件，为企业的重要计划和决定提供重要参考依据，以确保企业的决策更加合理，更有针对性，更符合企业发展的需要，在一定程度上提高了企业的工作效率。

三、当前办公室文书档案收集与管理的问题

（一）对文书档案管理工作的重视程度不够。部分企业的管理者对文书档案管理工作的重视程度不够，导致档案没有发挥应有的价值和作用。不少企业对办公室文书档案管理工作投入的资金和人力资源远远落后于企业发展的需要，导致很多信息没有被合理运用。在信息技术高速发展的今天，企业之间的竞争也是合理利用信息的竞争。公司管理层没有给予档案管理工作足够的重视，底层的工作人员难以将档案信息的价值发挥出来。很多企业文书管理工作只是重视单位的红头文件，而对一般的文件缺乏系统管理的意识，这导致文档管理的效率很低，质量不高。很多文件资料时间上不连贯，文件缺页，给资料的查阅和管理带来很大的麻烦。

（二）对文书档案管理缺乏整体性的规划。电子存档系统是文书档案管理的重要手段，该系统能够促进档案管理规范准确，但是缺少对档案的归纳和整合，导致信息繁杂而混乱。缺乏合理整合的信息就像各种米混在同一个米缸中，很全面但是信息难以被准确找到并合理运用。这对管理工作形成了阻碍，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中发生错误或遗漏的现象。

（三）归档制度不够完善。原则上说，办公室文书档案应该及时收集归纳到单位的档案室中，但是由于诸多方面的原因导致档案不能及时收集到档案室。例如，有的企业能够创设的档案室面积有限，难以腾出足够的空间来收集文书资料；有的则是企业员工面对较为繁琐的文书归档工作而产生了懈怠的心理，导致工作十分松散，又不具有系统性。这些现象归根到底是企业管理文书档案的制度出现了问题，在企业不断发展时，没有为档案室预留出足够的空间；人员的安排方面，分工不够具体明确。这种缺乏制度保障的管理，一旦在发生问题时，常常会相互推诿，重要的资料也有可能遗失或缺漏。

（四）档案管理人员的业务水平参差不齐。管理人员的业务水平直接影响到办公室文书档案管理的工作效果。不同认知水平的工作人员对管理方式的选择不同，倘若没有选择较为科学合理的管理方式，则会导致本就较为琐碎的归档工作变得更加复杂，增加工作时间，还不一定有良好的效果。管理人员的业务水平不同还有可能导致不同的管理者采用不同的标准体系管理文档，这会导致各式各样的文书资料变得混乱不堪，失去了归档整理的意义，无法发挥文书资料应有的价值。

（五）文书档案收集的资料不全面。企业在进行办公室文书档案收集工作时，常常会出现文件资料收集不全面的现象。文书档案本应当是公司合同、人事调动、设备仪器等多方面详细准确记录的载体，能够体现出企业各个部门的详细运行和发展情况。但是由于文书收集的不全面导致档案的归类零散，不成体系，难以真正提高企业的工作效率。

四、办公室文书档案收集与管理策略

（一）提升办公室文书档案管理人员的工作意识。企业的高层领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，在企业内部加强宣传，提升员工的工作意识。通过积极的宣传，使得企业员工对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质，档案管理人员的工作更加科学，非档案管理人员使用文书资料时更加规范，尽量不给相关工作者添麻烦。适当的宣传让企业的其他员工了解档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理人员的工作积极性。

（二）建立档案管理网络体系。档案管理工作需要对相关文件及时记录、整理，将文书资料纳入需要归档的范围内，之后还需要定期对文书资料进行核对，保证档案内容的完整性，将立卷的初始工作与文书处理的结束工作结合在一起，为日后开展档案管理工作打下坚实基础。在档案管理人员中建立树形结构网络体系，有层级的科学管理，对每一项档案管理工作分配到人，精准分工。同时加强档案管理工作者之间的沟通，当遇到问题时可以及时联系，人员之间清楚了解互相的工作内容，当需要协调合作时，可以准确找到相关工作负责人，事半功倍。

（三）加强档案管理工作队伍的人才建设。当前办公室文书档案管理人员的综合素质普遍偏低，企业应加强档案管理人员的技术培训。首先，在人才引进上，企业应加大投入力度，适当提升相关人员的招聘条件，同时增加档案管理工作者的资薪待遇，以吸引更多优质的专业性人才。其次，企业应加强在职人员的技术培训。企业可以派出部分员工，到档案管理优秀的单位进行学习，选择适合本单位档案管理工作的方法进行学习。随着社会的发展，对档案管理工作者也有了更高的要求，请相关培训人员对在职员工定期培训，保证办公室文书档案管理人员的技术水平满足企业发展的需要。最后，企业领导者应该构建办公室文书档案管理的考核指标，指标包含的方面尽可能全面，对相关档案管理工作者进行定期和不定期的考核，使得员工不易产生懈怠心理，保持较为良好的工作效率。同时，将员工的工作用绩点进行统计，将工作效果与员工的薪水相挂钩，提升员工的工作积极性。

（四）创新办公室文书档案收集与管理的工作模式。传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分企业发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。企业管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。

五、结语

由于受到传统办公文书档案管理工作的限制，当前的档案收集与管理工作呈现出许多与企业发展不适应的地方。例如，企业对档案管理工作的重视程度不高，档案管理员自身的业务水平有待提升，文书档案的资料不够全面等等，对有效开展办公室文书管理工作造成了一些阻碍。企业档案管理领导应该及时反思工作中出现的问题，在思想上、行动上、制度上都要加强和完善，确保档案的收集和管理能够真正为企业的发展发挥应有的价值。