利用信息化技术构建高校资产档案管理系统

2020-11-24淄博市技师学院韩晶晶

办公室业务 2020年22期

文/淄博市技师学院韩晶晶

经过调查发现，目前高校对于资产档案管理仍然存在不足。很多管理环节仍采用人为管理的传统方式进行操作。这种陈旧的工作模式，无法适应信息时代的要求，导致学校信息处理环节繁琐，工作效率低下。为了解决传统的管理模式带来的问题，本文对于如何利用信息化技术构建高校资产档案管理系统，进行了多角度的思考研究，包括对高校系统性管理的具体分析，总结出现的问题，提出信息化高校资产档案管理系统构建方法等。为构建各大高校的资产档案管理系统，作了详细说明。

一、高校资产档案管理系统分析

资产档案本身属于学校档案的一部分。在建立高校资产档案管理系统之前，首先，我们需要知道的是与之相关的档案、资产两个部门。根据系统性的分析，档案、资产两者都应该作为系统主体。学院应该确定参与系统的人员构成与对应的责任，将资产档案管理人员与其工作对应并分类，这是我们建立管理系统的基础。注意工作之间的联系与区别，让工作能够有序而顺畅进行。其次，是对于子系统的规划，注意主客体之间的协调关系。最后，根据学校的实际情况，确定系统与人员之间的关系，从全局的角度对高校资产档案管理系统的发展进行决策。

二、高校资产档案管理存在的问题

传统的高校资产档案管理存在很多的问题，主要出现在资金、档案、监管这三方面。这些问题影响了学校的运行，让管理变得混乱，无法有效适应越来越庞大的信息数据管理引发的新情况。

（一）在学校资金方面。不少学校只注重对于资金的吸引与投入，忽视了对于资金、资产的管理。对种类繁多的各种资产和用于不同学校设施建设的资金所需要记录的信息，仅仅以人力通过记录投资的金额、数量、型号等，就完成了对资产的管理。这种做法导致很多具体的资金运作、设备损耗信息不能及时得到反馈，加大了学校的工作难度。

（二）在档案管理方面。因为需要管理部门的层层审批，影响了相关工作的时间与工作的效率。在档案查阅方面，存在借阅人不归还档案，或因为不想经历审批的时间而延迟归还档案的现象。这些情况让档案信息无法得到妥善保存，容易丢失，并且很难重新记录。在相关设备进行维护的时候，无法及时将信息进行反馈，导致设备无法进行更换、修理等操作，影响工作的正常开展。

（三）缺乏有效的监管手段。因为是人为进行资产档案的管理，很多时候对于人员的监控不足，对于人员出于利益自行篡改数据的行为得不到有效的监管。例如：教师的个人信息被有利害关系的管理人员篡改，导致某项工作的开展出现问题；资金被非法挪用后，被记录人员修改，以达到隐瞒证据的目的等等。

三、高校资产档案管理系统的优点

信息化技术构建的高校资产档案管理系统，是利用新时代的信息技术手段，由专业编程人员建立的信息化管理高校资产档案的系统。

（一）管理机制方面的优点。在管理机制方面，信息化管理相比传统的人工管理更加安全与便利。一方面，在安全方面，传统的管理模式信息记录容易被人为损毁或者丢失。而信息化的管理系统，则可以通过权限控制、信息备份冗余等手段有效减少传统管理问题，最大程度避免造成的损失；另一方面，在建立相关资料信息数据库时，编程人员会将各类信息按照种类、资金来源、重要程度等因素分别排列。对于操作人员来说，查看、修改、删除等操作更加方便。还可以建立多个数据库，保证数据安全性，方便操作人员传输整理。学校可成立对应的监管部门，并赋予监管部门账号在系统中对应的权限，确保管理人员监控学校资产档案的流向。

（二）高校资产档案管理系统对管理人员的优势。在管理人员培训方面，因为系统的存在，操作难度降低，可以有效提升管理人员对各项数据的掌控与熟悉程度。另外，高校资产档案管理系统对于管理人员自身的素质也有较高的要求，需要管理人员对于高校资产档案管理系统进行学习，让专业的信息化知识进入参训人员视野，从而进一步加强了对于学校资产档案信息的处理效率。

（三）信息化系统对于数据的记录更加明确。在传统的人力记录方法中，因为缺少对于信息的汇总处理，管理人员很难直接看到多种信息直接关联。对于各类信息，不能明确将所有的信息整理并标注，造成记录信息不明确。而在信息化高校资产档案管理系统中，我们可以将对应的数据整理为数据表格，在记录时很快就可查询到具体对应的数据，并为其增加信息，或是在原本信息之上创建新的信息条目，让记录变得更加准确、清楚。例如可以在一个学期结束的时候，找到学校设备的定期维护资金和对应的设备编号，管理人员通过对于后台管理系统的操作，在原本的条目中添加学期设备损耗的条目，并建立新的数据库表格，将数据传输给相关的监管人员与领导层，让需要的结果清晰展现出来。

四、高校资产档案管理系统的构建方法

（一）需求掌握与模型建立。在开始构建高校资产档案系统之前，需要考虑的是，各大高校自身对于开发设计资产档案系统的需求。资产档案管理系统是通过对资产档案信息进行收取、管理、汇总、分析并加以利用的信息技术系统。资产档案管理系统可以添加多种演算功能，在构建之前，需要了解的是用户对于系统功能与业务方面的需求，再将各项需求整理构建出高校资产档案管理系统模型。例如，将各种类型的档案分类作为模型的组件，对不同的组织设计不同的功能与权限，从设计上让整个系统更加合理与人性化。建立数据库模型，将各种组织都会用到的搜索结果以不同的条件进行分类与权限管理。对整个系统做出详细的规划，以方便相关工作人员具体实施与系统搭建。

（二）常用的设计模块。以目前常见的档案系统为例，经过分析对于高校资产档案系统来说比较常用的模块包括用户管理系统模块、学生信息管理系统模块、资产管理系统模块三种。1.用户管理模块。需要设计系统用户注册、登录、注销及权限管理功能。对于不同的用户设计对应的权限，防止用户录入修改超过自身权限的数据，例如学生修改成绩。2.学生信息管理系统。对于高校信息管理员来说，每当新的学期开始，会有许多新入学的学生。这些学生的各种信息需要被登记在学生信息管理系统对应的数据库中。比如学生的姓名、性别、年龄、成绩、班级信息等等，都需要在数据库中能找到与之对应的字段。在录入时，需要考虑使用系统的管理员身份，给予不同的权限。比如教师可以选择学生的科目，并录入学生的成绩。相关招生人员可以录入学生的具体个人信息。3.资产管理系统模块。各大高校每年都会增加的许多新资产，学校本身拥有的资产信息，也给管理人员造成很多负担。所以，同样需要设计对应的模块。资产管理系统模块包括学校的房产、实验室仪器、采购等分类。可以根据不同学校的具体情况进行分类管理。而具体的功能则应该包括入账信息的记录查询功能、各种数据报表的生成、申请提交、验收与记录、房产的位置面积信息添加等等。4.人员考核评估子系统模块。对于学校管理人员来说，良好的培训、考核、工作评估的子系统的建立，可以有效对管理人员工作状况进行监管。学校可以定时利用子系统的功能对管理人员进行工作考查，如果发现问题，可以及时进行处理，减少对资产造成的各种损失，提升档案的安全性。