“一动力三循环”在医院文书档案管理中的应用——以福建省妇幼保健院为例

文/福建省妇幼保健院 陈燕燕

行政事业单位的档案管理工作效益，即行政事业单位对档案工作的投资和档案部门对行政事业单位档案信息的需要的有效满足程度之间的比较关系。黄发云、曹华等人提出“一动力三循环”医疗质量管理模式，以医疗团队为动力，通过决策环、创新环、目标环的循环运作，实现医疗质量的全面提升。2018年以来，福建省妇幼保健院运用“一动力三循环”模式，强化文书档案的质量管理，并在保证管理质量的基础上，实现档案管理经济效益的提升。

一、医院文书档案管理概况

文书档案的管理工作包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计和开发利用等环节。福建省妇幼保健院文书档案管理工作可分为前端收集和后端整理使用两大阶段。前端工作面对的是各来文单位、院内各部门，统一接收来自各个渠道形成和使用的有保管价值的文件、合同、报表、会议记录等。后端工作面对的是各类材料，经分门别类整理、鉴定、编目等，使材料转化成档案，这是档案系统化、条理化、有序化的过程；此后，根据利用者的需求，对档案中蕴藏的信息进行挖掘研究，编研加工成各种信息材料，或直接提供给利用者使用。此前，我院文书档案管理工作存在以下问题：

（一）档案库房储存空间有限。目前医院文书档案库房存放着医院自20世纪50年代以来的档案，加上代相关部门保管的会计档案、基建档案、科教档案等，现有的库房将无法满足新增档案存放需求。

（二）档案收集的完整性不够。档案收集需要院内各部门配合，有些部门工作人员缺乏档案专业知识，无法科学鉴定区分有价值的文件资料，收集过程中存在遗漏及错误等。

（三）档案编研能力弱。档案收集整理的最终目的在于实现档案的开发利用。我院现有的档案服务仅停留在满足其他科室查阅使用，对档案效用的服务方向与重点缺乏主动思考，档案编研能力较弱，影响档案价值的发挥。

二、“一动力三循环”医院质量管理模式

（一）概念。“一动力三循环”医疗质量管理模式是在某省级三甲综合性医院心脏外科的医疗质量管理工作实践中，依据人体血液循环理论总结提炼而出。该模式将科室团队比作人体心脏即“动力源”，将科室工作创新比作人体肺循环即创新环，将工作决策比作人体脑循环即决策环，将工作目标比作人体主要循环即目标环。在这套管理模式中，动力源通过创新环、政策环的运作，最终达成目标环的要求。

（二）运作模式。动力源是核心，决策环、创新环和目标环围绕核心，不断进行输出、输入，四者之间呈现立体交互的关系，实现自身发展和对外服务两个层面的目标。在自身发展方面，创新环增强团队内生动力，决策环实现团队规范运行；在对外服务方面，目标环通过服务和反馈机制，实现相应的要求。

三、“一动力三循环”在文书档案管理中的实践

档案工作肩负着维护历史本来面貌、传承历史遗产、维系人类社会的过去、现在与未来的重大使命。2018年以来，我院针对文书档案管理工作的特点和存在的问题，应用“一动力三循环”管理模式开展实践。

（一）目标环——“完整—便利—实用”。档案管理经济效益的提升集中体现于“目标环”的达成，为实现这一目标，需要动力环、决策环、创新环的通力协作，实现“完整—便利—实用”，具体而言，就是要做到收集完整及时、查阅便捷准确、编研效用良好等。

（二）动力源——“细致—协作—奉献”。工作团队是为了共同目标而在一起工作的一定数量的人的集合，可以是单部门团队，也可以是多部门协调合作，文书档案管理团队是档案管理工作的动力源。根据档案管理工作特性，其团队要以单部门工作人员为核心，多部门工作人员共同参与。档案团队的工作要求是“细致—协作—奉献”，并且在做好本职工作的基础上，保持持续提升与发展的动力。

（三）决策环——“规章—指导—实践”。任何任务的执行都应该严格落实各级规章制度，最终实现技术质量管理终极目标。决策环的作用在于实施具体业务工作或开展工作创新时，都必须在决策的引导下进行。与此同时，具体的业务工作也会一定程度上影响上级的决策。我院档案管理模式中的决策环，遵照“规章—引导—实践”的要求，即依据政策法规、业务标准、上级指导等，开展实践。目前我院执行的档案类政策法规有《中华人民共和国档案法》及其实施办法、国家档案局发布的《归档文件整理规则》《机关档案工作规定》、福建省档案局发布的《福建省数字档案共享管理办法》《档案数字化操作规程》以及卫生健康主管部门下发的工作指导等。

（四）创新环——“技术—管理—观念”。创新是保持先进的生命之源。在创新医院档案管理工作方面，我院从“技术—管理—观念”等方面寻求破题。技术方面，随着信息化、电子化、数据化时代的到来，扫描技术、OCR文字识别技术、数据库技术、储存技术等不断发展成熟，数字化逐渐成为档案管理的一种趋势。管理方面，通过改进管理流程，优化档案管理服务。观念方面，则是档案服务理念的改进，实现从被动等待他人来调阅档案到主动开展档案编研的转变。

四、取得的成效

2018年以来，我院采用“一动力三循环”的管理模式开展档案管理，取得了一定的成效。

（一）提高档案收集的完整性。在“目标环”的指引下，我院建立了一支相对稳定的文书档案管理队伍。该队伍由核心团队和外围人员构成：核心工作团队由3人组成；外围人员为各行政职能科室的兼职档案员。在核心团队和外围人员的共同努力下，各科室有保存价值的文书材料实现及时、完整移交，从源头上保证了档案材料收集的完整性。

（二）提高档案管理的规范性。近年来，我院根据最新的档案政策法规，制定修改《福建省妇幼保健院文书档案保管期限表》《关于加强文件资料管理》等规定，修改文书档案保管期限为永久、30年和10年，以“件”为单位对材料进行整理，增加档号结构、规范保管期限、规范设置归档文件目录等。

（三）现行档案的初步数字化。自2018年11月起，我院启用公文OA系统。在OA系统的设计阶段即融入数字化档案管理思维，在“收文登记”环节录入关键字段，并对收文进行全文扫描。同时，将医院2002年以来的发文数据导入OA系统。通过初步的数字化操作，减少了工作人员在“办公室—档案室”间的往返查找，较大程度提高档案查找效率。

（四）开展档案编研。福建省妇幼保健院始建于1935年5月，走过了80多年的历程，是福建省妇幼卫生事业的亲历者、见证者以及创造者。今年，是我院建院85周年，为统筹做好医院院史的编写工作，组织力量将医院自50年代以来的文书档案目录进行扫描整理，从中提取重要档案资料全文扫描，开展医院发展史、医疗史、科研史、护理史、公共卫生史等方面的编研。

五、下一步的工作建议

（一）筹建新院区综合档案室。我院即将迁至省儿童医院院区，相应的，档案室也将进行整体搬迁，鉴于当前医院档案室的分散布局，建议采取集中整体管理的方式，建设新院区综合档案室。综合档案室集中存放医院的文书档案、会计档案、基建档案、科教档案、妇幼卫生档案等，在分区的基础上，实行统一管理。

（二）推进档案数字化。实现数字化形式存储、网络化形式连接，并利用计算机系统进行管理，形成一个完整有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。将各类原始档案材料转化为数字化档案信息，利用计算机系统进行管理，便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索出需要的档案材料。

（三）树立正确的档案服务观念。受传统管理模式的影响，档案管理“收、管、立、藏”的传统模式深入人心，重收藏、轻取用，封闭式管理模式已无法满足新的时代要求。因此，要转变档案服务理念，变被动收集档案为主动利用档案，根据医院发展需要和实际情况，开展档案编研工作。