医院档案管理存在的问题与措施分析

文/潍坊市妇幼保健院 秦婷 李松强

档案是医院宝贵的资源和财富，医院档案既包括临床医学诊断、治疗和护理资料（病例），也包括医院的各项基础设施建设、医疗设备、财务及人力资源管理等重要的原始资料信息，对医院的管理和发展具有不可或缺的重要作用，尤其是病历档案资料，可对后续的临床诊断、治疗及护理方式方法的研究提供重要的参考和借鉴。在信息技术快速发展的条件下，医院的档案管理信息化建设实现了快速发展，对提高医院管理水平、推动医院的建设和发展，发挥了重要作用。但是目前医院档案管理还存在着档案管理制度不健全、档案管理人员素质不高、信息化建设程度低等问题。本文对此进行分析并提出相应的对策措施，以此推动医院档案管理的健康发展。

一、医院档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作规章制度不健全。制度建设是加强医院档案管理的重要前提，只有健全和完善档案管理规章制度，才能确保医院档案管理工作全面有效开展，发挥档案在临床医疗及医院管理工作中的重要作用。但是现阶段医院档案管理制度不健全、不完善的现象比较普遍，主要表现在医院档案管理的形式化比较严重，以应付有关部门的检查评比为目的。有些医院没有建立档案管理制度，来设置档案管理部门，各种档案主要依靠相关科室和部门进行管理。而有些医院虽然设立了档案管理机构，但是缺乏有效的规章制度和管理手段，实用性不强。医院档案管理缺乏完善的管理制度，直接导致医院档案管理混乱、利用率比较低、档案质量下降、甚至出现严重的医患和护患纠纷，使医院的档案管理无法满足医院的建设和发展需求。

（二）领导重视程度不够，档案管理人员素质不高。医院的档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理人员既要有专业技术知识，也要具有强烈的责任心和使命感，但是目前医院的档案管理工作并没有引起领导的足够重视，视档案管理为附属工作，将不具备档案管理专业技术知识的年老体弱人员安排到档案管理岗位，造成档案管理工作滞后，阻碍了医院的建设和发展。档案管理人员缺乏管理知识，素质较低，责任心不强，无法对医院的档案实施科学和有效的管理，导致档案管理混乱和丢失。在档案管理工作中敷衍了事、不如实认真填写档案信息资料、档案信息不完整、借阅手续不健全、借阅档案不按时归还等现象比较普遍，有时甚至会造成档案缺损或丢失，致使档案信息资料不全、档案资料缺乏连续性和权威性，使医院各职能管理部门、医务人员以及患者无法调阅或查询完整的档案资料，这是造成当前医患纠纷、护患纠纷的主要因素。同时，档案管理人员的素质不高还体现在医院档案数字化管理方面。近年来，各级各类医院普遍开展了档案管理的信息化建设，但由于管理人员不具备应有的专业技能及必备的计算机基础知识和实际应用能力，档案的信息化管理作用无法得到有效发挥。

（三）档案管理的信息化建设不完善。随着信息技术的发展，医院的档案管理也基本实现了信息化，但是就目前总体发展水平而言，医院档案管理的信息化建设还不够完善，其主要原因是领导对档案管理的信息化建设的重视程度不够，片面地认为各部门和岗位配备上电脑，使用电脑办公并将各种信息资料存储于电脑之中即完成了档案的信息化管理，殊不知这是一种对档案信息化管理的误解，致使医院的档案信息化管理建设进程缓慢，硬件设施落后，无法适应现阶段档案管理的信息化建设需求，档案管理的重要作用也无法得到充分和有效的发挥。医院档案管理信息化建设不完善的另一种表现在于各科室的临床诊断、治疗和护理治疗以及患者的病例治疗不能及时上传到档案管理部门进行统一归档管理，有时发生计算机系统故障造成档案资料丢失现象。同时，档案管理人员的年龄偏大、档案管理专业技术知识、计算机基础知识和操作技能缺乏也无法适应档案信息化建设和管理的需求。

二、强化医院档案管理的对策措施

（一）建立和完善医院档案管理工作制度。制度是执行各项工作的重要保证，建立和完善档案管理制度是医院开展档案管理工作的前提，只有制定完善的档案管理规章制度并认真遵守，才能确保档案管理职能的有效发挥，促进档案管理工作的有序开展。第一，应以《档案法》为依据，建立适合本医院实际情况的档案管理制度，主要包括：档案管理员岗位责任制，档案归集、整理、保管、借（查）阅制度，档案保密级别鉴定、审批借（查）阅权限限制等项档案管理和使用的规章制度。第二，随着医院档案管理的信息化建设，电子档案已经成为档案管理的重要组成部分，电子档案具有特殊性，因此应制定专门的有针对性的管理制度，确保电子档案管理的有效性。档案管理制度不仅要全面系统，覆盖档案管理工作全过程，同时要具有实用性和可操作性，对档案管理发挥重要的指导作用，而最重要的是要严格按照规章制度执行，任何人不得超越。

（二）提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质是医院档案管理的关键，因此要全面提高档案管理人员的政治素质、思想素质和业务素质，提高档案管理的有效性。第一，提高医院领导对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理工作观念，将档案管理列为医院的主要科室（部门）之一，将档案管理作为医院的一项重要工作全面抓好落实，促进档案管理工作的有效开展。第二，全面提高档案管理人员的政治素质、思想素质和业务素质，使其热爱档案管理工作，通过自我学习和组织培训活动，提高档案管理水平和管理能力，尤其是通过学习，提高档案管理人员的计算机基础知识和应用技术，提高信息技术条件下档案管理和应用能力。第三，创新档案管理理念，增强医院领导和档案管理人员的档案管理意识，强化档案管理的责任感、使命感和服务意识，提升档案管理工作服务医院发展建设的能力。

（三）强化医院档案管理的信息化建设。随着现代信息技术的发展，医院要进一步强化档案管理的信息化建设，做好信息技术条件下的档案管理工作。第一，强化档案管理平台建设，目前各级各类医院基本实现了帮工系统和数据传输的自动化，各科室、各部门所形成的数字化档案资料实现了实时传送，因此应建立和完善数字化档案管理平台，对各种数字档案进行实时采集和归档管理，保持数字化档案连续性和完整性。第二，定期对档案管理的硬件设备进行技术升级，保证档案管理信息化建设硬件技术的先进性、管理的有效性和硬件设施的可扩充性。第三，合理设置数字化档案的借（查）阅审批和访问权限，登录和访问密码按照“机密”级别进行管理，强化安全管理措施，确保数字化档案的安全。第四，加强对档案管理人员的计算机基础知识和应用技能等方面的专业技术培训，提升档案管理人员的现代化信息技术处理能力，有效提升数字化档案的利用效率。第五，做好数字档案的备份管理，定期对备份档案的保存情况进行检查，保证数字档案的有效性。在保管好数字档案的同时，要及时收集纸质档案并做好归档工作，实施纸质档案与数字化档案的并行管理。

（四）做好档案的转化工作。医院档案是医院在临床医疗和管理工作中形成的宝贵资料，应做永久性保存。对过去所形成的纸质档案，在档案信息技术管理系统建成之后，要有计划、有步骤地将其转化为数字档案，以便于保管、查阅和开发利用。

三、结语

医院的档案管理是医院全面管理工作中不可或缺的重要环节，全面加强档案管理，对档案资源进行合理开发和有效利用，对促进医院的发展具有重要意义。在档案管理工作中，既要有各级领导的重视，又要有各部门、各单位的大力支持和积极配合，同时也要有档案管理人员的积极努力和认真负责，以此促进档案管理与各项管理工作的协同发展。