当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论

文/陕西应用物理化学研究所 尚文锦

干部人事档案自身具有复杂性及独特性，在人才的聘用、培训提升、评测管理、职业规划、劳动关系认定等方面不可或缺。作为人力资源管理的重要参考资料，对个人职业生涯具有不可取代的作用。2018年，中共中央组织部召开全国干部人事档案工作会议，陈希同志批示：“干部人事档案是党的重要执政资源，也是干部队伍建设的重要基础。”人事档案重要性逐渐提升的同时，对于人事档案管理方面的要求也在相应提高，伴随着信息化社会的推动，人事档案管理方法的优化显得格外重要。

一、人事档案管理工作中的不足

（一）重视及推广普及程度不足。人事档案记录了职工的个人经历、专业能力、思想政治表现等方面的情况，是人员管理、晋升、评定、退休的重要依据。然而人事档案的特点使其中出现的纰漏不会立刻凸显，而是在重要环节暴露于眼前。较低的使用频率及较长的错误反映周期导致人事档案缺乏相关人员对其必要的重视，人事档案的使用管理与个人、人事档案管理人员及档案管理单位密切相关。个人人事档案相关知识的普及推广工作不足会导致整体人员缺乏对人事档案重要性的认识，从而使人事档案原始材料在形成初期出现涂改、内容缺失等问题，从而破坏人事档案中原始材料的可参考性，而人事档案管理人员及档案管理单位对档案重视的不足则会造成档案工作在开展过程中缺乏严谨性。人事档案的重视及推广普及不足会影响人事档案工作的顺利开展，增加后期工作量，影响档案工作的进度。

（二）硬件技术不足。伴随着社会信息化的发展趋势，人事档案信息化也是未来的一个重要发展方向。通过人事档案信息化可以有效解决纸质档案储存使用过程中出现的损耗问题，同时可以进一步加强人事档案在人力资源管理中的作用，提高人事档案在各部门间的信息联动。然而目前的人事档案管理工作依旧主要围绕着纸质档案进行，经费不足、技术欠缺、相关设备及空间缺乏、缺少档案信息化经验及长远规划等问题是限制人事档案信息化的主要因素。

（三）管理制度不足。陈旧的人事档案管理制度限制了人事档案的使用频率及未来发展空间，而低频使用的人事档案又抑制了管理制度的更新优化，从而造成恶性循环。当前的人事档案管理制度存在的问题：一方面，集中在管理制度在编写的时候没有紧贴实际，部分政策如空中楼阁，难以落实或档案管理单位具有完善的人事档案管理制度却落实不到位；另一方面，由于人事档案使用范围快速扩大，与信息化结合越来越多，而管理制度仍停留在纸质档案的管理使用上，制度更新落后于工作要求及技术发展，以上出现的问题使档案管理制度与人事档案使用脱节，无法真正服务于人事档案工作。

（四）档案管理人员专业能力不足。档案管理人员的专业能力决定着人事档案工作进行的深度与广度，人事档案内容贯穿过去与未来，应用涉及生活工作多个方面，记录大量个人重要信息，对使用及保密性具有较高要求。人事档案的特殊性以及近几年不断提高的重要性需要档案工作者具有较强的专业业务能力。计算机信息化发展的逐渐深入对档案工作者计算机技术方面的能力有了新的要求。当前的档案管理人员工作仍以传统经验为主，遵照档案管理理论知识工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技术专业素养不足，档案管理人员的不稳定性及档案工作对年轻人不强的吸引力影响着人事档案工作的深入开展。

二、干部人事档案管理工作的优化方向

（一）提升整体人员对干部人事档案的认识。企业应面向全体员工积极开展人事档案相关知识普及教育，教育内容主要针对人事档案在实际生活及工作中的应用领域、起到的作用以及入档材料在填写过程中出现问题所造成的后果，加强人员对干部人事档案的认识程度，端正人员对人事档案的态度，减少由于缺乏对人事档案的重要性及档案内容严肃性的认识导致原始材料出现涂改、前后信息不一致等问题。从而遏制人事档案材料生成阶段产生错误，减少了由于材料错误所带来的大量后续证明工作，极大提升了人事档案的准确性及档案工作效率。同时应该提升档案管理人员对人事档案的重视程度，加强服务意识及发展意识，使人事档案工作不止局限于储存整理，更多着眼当前管理工作的优化及未来档案工作的发展，从而有效提高人事档案的使用频率、应用领域及可持续发展性，优化人事档案在人力资源管理中的作用，使其更好地服务于人力资源管理。只有由上到下都提高对人事档案的认识，才能更顺畅地推动档案管理工作发展及优化。

（二）将人事档案工作与信息化相结合。在2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中，明确了信息化是未来人事档案工作的重点方向。通过人事档案信息化有助于降低原始档案的使用频率，进一步保证原始档案的安全性与完整性。同时当前人事档案作用于工作生活的多个方面，应用不再局限于单一部门。传统的纸质档案已经无法满足新时代对于人事档案在应用与管理上的需求，将人事档案信息化并结合互联网大数据。一方面，可以满足人事档案对于即时性的要求，使人事档案中的信息能够快速更新，避免了信息不对称造成的工作失误；另一方面，通过信息化档案优化了人事档案的使用，提高了档案数据查询效率。通过网络与大数据的结合使人事档案工作更加高效精确。对于人事档案信息化这一优化方向，首先，应重视档案信息化这一未来发展趋势，在人事档案信息化之初就具有前瞻性，做出合理规划，根据未来档案信息化的发展方向，从档案的材料收集到使用，结合安全快速高效等要求对人事档案信息化的相关软硬件技术进行开发优化。其次，应提供足够的项目资金用于相关技术开发及专业人员的培养，充足的经费对后续档案信息化的整体发展有着极大的正向推动作用。最后，考虑到早期人事档案管理人员的工作经验主要针对纸质档案，因此配备和培养具有人事档案管理及计算机专业背景的相关人员是重要的一环。

（三）人事档案管理制度优化。在加强人事档案制度化管理落实的基础上，进一步根据企业实际情况及未来发展方向对人事档案的管理制度进行调整，可以有效提升人事档案在人力资源管理方面的利用价值。严格按照制度要求做好人事档案的移交、整理、使用工作，同时建立人事档案分级管理制度，各部门与企业档案负责人员共同对人事档案负责，互相监督，分散档案工作压力，促进档案工作精准高效开展。针对人事档案信息化的未来发展趋势，纸质与数字化人事档案并行的新模式对管理制度提出了新的挑战，如何在享受信息化带来的便利的同时，保证人事档案的安全性不受影响，是今后人事档案管理制度优化所要考虑的方向。

（四）档案管理人员业务能力提升。人事档案中不同时间段的材料具有其时代的特殊性，需要档案管理人员熟悉人事档案使用期间的相关政策要求及变动，档案管理人员自身专业性应该得到重视，人事档案材料收集，档案审核，档案查询使用等都是档案管理人员应该关心的，人事档案管理人员应针对人事档案工作涉及的常规方面开展深入交流学习，同时结合实际与未来发展方向推陈出新，档案工作人员队伍应吸纳新鲜血液，通过经验与技术的结合，更好地顺应当前时代发展，推动人事档案整体工作的发展。档案管理人员在提升自身业务能力的同时，也应该重视后续工作人员的培养，尤其是在档案工作交接过程中，涉及交接的双方档案管理人员不应仅仅关注档案数量等基础问题，还应对涉及档案材料中的政策变动导致的历史问题进行详细对接，使后续工作开展顺畅，减少由于管理人员变更信息断层造成前期档案问题无法解决，加大后续工作量的情况发生。

三、结语

干部人事档案是人力资源管理重要的参考资料，无论对于个人还是企业都具有不可替代的作用。新时期逐渐提高的人事档案管理要求以及快速发展的数字科技都对人事档案管理提出了更严更高的要求，必要的管理方式优化可以有效促进人事档案工作向更安全、更高效、更全面的方向发展。如何在建立健全管理制度的情况下积极推动相关制度落实，紧跟时代与科技的发展创新人事档案管理新思想新办法，是接下来人事档案管理工作者需要思考的。