浅谈6S精细化管理在医院档案管理中的应用

文/南昌市洪都中医院 熊家瑛

档案可为医院提供基础保障，发挥着参谋、助手等重要作用。就管理理论而言，当前部分医院的档案管理工作存在档案不受重视、档案管理设施不配套、档案管理信息化不足、档案管理人员素养良莠不齐等问题，需医院提高重视，创新档案管理理念与机制，为医院的可持续发展提供基础保障。

一、医院档案管理现状

在医院经营发展中，形成了大量的档案资料，包括文书资料、影像信息、人事档案、财务报表、设备档案及病历信息等，可为医院文化建设、医疗科研、经营管理等工作提供支持，为医院的管理决策提供参考，有助于医院的稳定健康发展。就医院的档案管理现状而言，部分医院管理者缺乏对医院档案管理的重视，导致医院档案管理工作出现诸多问题，表现出粗放化特征，影响其作用的发挥，具体体现在以下几方面：

第一，档案管理设施不配套，受医疗用房紧缺的影响，部分医院档案室小且狭窄，配置的硬件设施陈旧，不能有序全面地留存医院的各项档案资料，易引发丢失、遗漏等问题。第二，档案管理信息化不足，部分医院缺乏档案管理意识，仍旧采用传统人工方法开展档案管理工作，未与医疗信息系统有效对接，导致档案管理与医院日常工作脱节，影响档案管理作用的发挥。第三，档案管理人员素养良莠不齐，由于部分医院忽视档案管理工作，在人员选拔时，将其作为“福利”岗位，优先选拔院内快退休的老职工，未招聘档案管理专业的职工，导致医院档案管理工作不够规范化、科学化，难以为医院发展提供服务。

二、6S精细化管理分析

针对医院档案管理的粗放化问题，医院管理者可引入6S精细化管理理念，创新医院档案管理理念，为具体工作提供指导，实现档案管理的有效优化，发挥其在医院发展方面的作用。6S精细化管理理念由5S管理理念衍生而来，是指将企业生产过程中涉及的人员、材料、机械等要素进行协调管理，提高工作效率及质量。结合我国企业生产与管理现状，管理学家在5S的基础上添加“安全”这一要素，形成6S管理理念。就此，6S管理理念是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）这六项。

整理是指工作人员需做好工作环境的整理工作，根据工作需求，明确有用品与无用品，将无用品清除，确保工作环境内的所有物品为有用品，使工作环境更为简洁明晰，避免误用，为精细化工作创设良好环境。

整顿是指按照一定标准摆放物品，并设置相应的标识，为物品的应用提供便利，提高工作效率，创设整齐的工作环境。

清扫是指做好工作环境的清扫工作，营造干净、整洁的工作氛围，避免物品损坏。

清洁是指严格落实上述三项工作，并形成相应的制度，确保工作环境始终处于清洁状态，使相关工作更为明朗，为精细化工作提供支持。

素养是指工作人员具备岗位工作所需的各项素养，按照操作规程开展各项工作，养成良好的工作习惯，提升工作人员的凝聚力。

安全是指工作人员需注重工作的安全性，将安全放在工作的第一位，避免安全隐患发展为安全事故，保障企业的生产效益。

通过上述分析可知，6S管理理念可为医院档案管理工作提供详细指导，从各方面细化档案管理工作，优化档案管理的各项影响要素，实现档案管理的精细化、规范化与科学化。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

基于6S精细化管理的基本内容，本文结合医院工作实际，阐述6S精细化管理六项要素在医院档案管理中的具体应用措施，为医院档案管理工作的优化提供理论及实践帮助。

（一）整理在医院档案管理中的应用。在6S精细化管理中，整理工作要点在于有用品和无用品的划分，将其用于医院档案管理中，就是对医院的档案进行分类，将有价值的档案资料归档存储，将无价值的档案资料删除，使医院档案更为精简，节约医院档案用房的空间，实现医院档案的规范有序管理。通常来说，医院档案的类型及来源较多，且数量较大，表现出分散、大量、凌乱等特征，档案管理人员需做好整理工作，按照“价值鉴定理论”，明确医院档案中有无价值的判定标准，并严格按照该标准归档，简化医院大量的文档资料，去粗取精，为医院档案的后续利用奠定基础。以某医院为例，通过上述方法，制定文件材料的归档标准，涉及以下内容的文件均需归档：（1）上级机关下发的相关资料，如会议文件、重要批示、法规性文件等。（2）医院的重要文件，如会议材料、医院规章制度、医院历史沿革、大事记等。（3）医疗技术资料，如医疗事件鉴定书、病历信息、医疗卫生法规等。（4）科研资料，如课题计划、成员名单、鉴定书、申请书或论文等。（5）基建资料，如基建项目的合同、施工方案、凭证材料、验收材料等。（6）设备仪器资料，如设备仪器采购申请书、使用记录、维修记录等。

（二）整顿在医院档案管理中的应用。在医院档案管理中，整顿是指将整理的有价值档案资料合理归置，并做好标识，为后续档案资料查找与应用提供便利。针对医院档案的不同类型，档案的归档工作由不同部门负责，存放区域也有所差异。以某医院为例，其档案资料的整顿方式如下：（1）对于行政办公室产生的有价值档案，由办公室人员收集整理，交由医院档案室存档。（2）对于人力资源部门产生的有价值档案，由人力资源管理人员收集整理，交由医院档案室存档。（3）对于财务类档案资料，由财务部工作人员收集整理，在财务部备案存档。（4）对于经营类档案资料，绩效考核、各大病种治疗档案及部门工作计划，由经营部存档，经营部管理制度及会议资料，由医院档案室存档。（5）对于医务类资料，由医务部门收集整理，交由档案室归档。（6）对于后勤和基建相关档案，由后勤部收集整理，在档案室备份。在明确档案归档区域后，各个部门的工作人员按照规范分类和时间，整顿档案资料，并做好标识。根据医院的档案管理制度，明确档案的存放期限，按照一定次序排列档案资料，并逐页编号；按照规格要求存放档案资料的原件、底稿及复印件，通过部门负责人审定后，签字归档。

（三）清扫在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清扫是指对档案存档区域的清洁工作。医院管理者可制定完善的卫生安全防护制度，明确档案管理人员的职责，做好档案资料的清洁与保护工作。例如，某医院要求档案管理人员每周五清扫一次档案室，并对档案资料进行紫外线消毒；在每月的第一个工作日，组织各个科室共同进行“大扫除”，全面清洁档案室，避免档案室存在卫生死角；严格控制档案室的温湿度，每天监测档案室的环境参数，通过空调系统调节或自然通风与光照，确保环境温度处于14～24℃范围内、湿度处于45%-65%；要求档案室一目了然，地面不可存在积水，也不可随意堆放杂物，为档案资料存放营造良好环境。

（四）清洁在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清洁是指将上述三项工作内容以制度方式呈现，明确档案管理相关人员的职责，为医院档案管理的规范化提供支持。以某医院为例，管理者为保障档案管理工作的有序开展，对医院档案室进行扩建处理，并根据功能划分成不同子档案室，由不同档案管理人员负责；为档案室配置全套硬件设施，如防盗门窗、消防设施、紫外线消毒灯、灭虫剂、文档资料扫描仪等；在降雨天气或放长假前，档案管理人员需全面检查档案室，确保档案室内的环境符合资料存放要求，并关好门窗和电源，避免档案室内存在安全隐患，导致档案丢失或破损等问题；制定责任到人制度，将档案整理、整顿及清扫责任落实到具体档案管理人员中，结合档案管理人员的工作成效，给予相应的奖励或惩罚。通过上述措施的实施，档案管理人员可按照规范要求开展相关工作，真正实现档案管理的精细化。

（五）素养在医院档案管理中的应用。档案管理人员是医院开展档案管理的主体，医院管理者需做好档案管理人员的培训工作，不断提升档案管理人员的素养，保障其有效落实各项档案管理制度，实现档案管理工作的精细化与规范化。例如，某医院定期邀请档案管理专家开展培训班，组织医院档案管理人员参与培训。在2019年4月，该院邀请当地档案局业务指导科科长作为培训师，组织全员40余名档案管理人员参与培训。首先，培训师强调了档案管理在医院发展中的重要性，提高参训档案管理人员的重视程度。其次，讲述档案管理相关的政策法规，分析档案管理的法律意义。再次，结合档案归档、档案整理、档案使用等案例，介绍档案收集、整理、分类等理论与实践知识，深化档案管理人员对实际工作的认识。最后，重点讲解医院人事档案、财务档案、病历档案及基建档案等不同类型档案资料的分类要点，向档案管理人员传授工作经验。通过上述培训，该院档案管理人员更明确自身的职责，使医院档案管理工作更为系统规范。

（六）安全在医院档案管理中的应用。在新时期背景下，医院档案从纸质资料扩展为纸质档案与电子档案，对档案安全提出更高要求。医院需结合档案特点，开展针对性管理工作，避免医院档案资料丢失、遗漏或被盗取，保障医院及患者的合法权益。就纸质档案来说，医院需明确纸质档案的存放区域，要求档案管理人员做好防虫、防潮、防火工作，严格控制档案室的温湿度，定期开展档案室检查工作，确保医院的纸质档案资料无霉变、无丢失、无差错。同时，有条件的医院可对档案资料进行备份处理，以防万一。就电子档案来说，医院的档案管理人员需在档案管理系统中配置防火墙技术，并在计算机中安装猎豹、360等防护软件，及时发现网络存在的病毒，避免档案资料被不法分子盗取。同时，对于医院的电子信息档案，必须全部备份，使用专用的U盘或硬盘等设备，将医院电子档案资料备份，统一存储于档案室，避免计算机网络崩溃导致电子档案资料丢失。对于备份的电子档案资料，需以纸质文档资料同样的原则管理，实现医院档案信息的有效保护，保障医院档案资料的安全。

四、结语

综上所述，医院档案管理在管理理念、配套设施、管理人员及管理方式等方面存在问题，表现出粗放化特点，需引入6S精细化管理理念，保障医院档案管理作用的发挥。通过本文的分析，医院需重视档案管理工作的特点，从整理、整顿、清扫、清洁、素养及安全六方面入手，优化管理方式与管理机制，加强人员培养，实现医院档案管理的精细化、规范化与科学化。