基层单位档案管理中的问题与对策探微

2020-11-23济南市卧虎山水库管理处王军

办公室业务 2020年20期

文/济南市卧虎山水库管理处王军

档案记录单位发展的真实数据，具有不可再生性。声像资料、纸质资料、电子资料、照片都是承载档案信息的重要方式。档案对于基层管理具有重要意义，关乎基层工作计划制定、人员调动、办理公务等多方面内容。档案价值以管理体现，档案管理工作科学、高效就可以有效发挥档案价值，提升基层单位工作水平。由此可见，探讨基层档案管理中所出现的问题与对策是十分必要的。

一、基层单位档案管理内容

基层单位档案管理工作繁琐，并且管理对象在不断增加。综合来看，基层单位档案管理内容主要集中于收集、整理、保管、利用四个方面。

（一）收集。收集资料是档案管理的首要环节，在档案资料收集中需要保证其完整性、真实性。档案工作人员在收集档案信息过程中，具体工作内容包括：1.将所收集的档案资料进行整理。2.检查文件规格、页数以及具体签章情况。3.理清档案资料逻辑关系，并对档案形成质量进行综合性检查。4.对于特殊形式档案（音像资料、图片信息）要统一进行签收登记，并按照类别进行整理。5.如果档案信息不完整，则需要进行退档处理，重新完善后归档。

（二）整理。基层单位档案主要为业务档案、文书档案以及人事档案三类：1.人事档案。主要由政府规定其编制标准，因此在整理过程中可以按照政府统一编制、分类要求进行整理，如果人事档案信息不完整则可以要求相关人补充完善信息。2.文书档案。事业单位文书档案信息具有统一标准规定，整理过程中可以按照时间、类别进行整理。3.业务档案。业务档案数量庞大，种类繁多，编目、整理时较为困难。基层单位在整理过程中，要根据各单位业务内容、管理特点进行档案整理。

（三）保管。档案具有记录、借鉴、指导价值，档案保管是否得当，关系到基层单位机密内容是否安全，有价值的档案资料是否能够妥善保存。根据基层档案工作形式，档案管理主要分为纸质与电子档案管理两类。纸质档案保管：需要注意档案防潮、防火，更要避免调阅后丢失、损伤现象，非档案管理人员在未授权下不得随意修改、调阅档案内容。电子档案管理：电子档案管理过程中，需要防止数据库丢失、损坏。同时，要防止他人非法获得登录权限进入到数据库中。

（四）利用。档案利用主要分为基础价值利用与深层价值利用两个部分：1.基础价值利用：借助档案本身的直观数据作为各项业务活动“证据”，价值主要体现在其本身记录性上。2.深层价值利用：既依托于档案信息内容，又抽象于档案信息，属于深层价值挖掘。如何区分深层价值与基础价值利用主要体现在两个方面，可以通过具体举例的方式来形象讲解二者差别性。如某基层单位要选拔办公室主任，要求竞选人员必须符合本科学历以上、工作经历大于三年、党员等硬性条件。领导人可以通过查阅人事档案信息，确定职员是否符合竞选条件，这就属于基础价值利用。又例如某基层单位需要制定2020年业务工作计划内容，根据单位历年来的业务档案管理资料，了解单位工作开展现状，并及时发现其中的问题，完善新一年工作计划内容，并做出重要决策，这就属于深层价值利用。

二、基层档案管理问题分析

（一）意识不强，利用不足。档案管理效果与基层单位工作人员意识有直接关系。但长久以来，档案管理工作并不受到基层单位重视，具体表现在三个方面：管理办公费用低、人力资源不足、管理边缘位置。多数基层单位在制定单位年度工作计划中，也没有认识到档案管理的重要性，甚至认为只要不出现档案遗失、破损就做好了档案管理工作。部分档案管理人员对于档案缺乏清晰认知，甚至将文件与档案等同，无法做好档案管理工作，甚至出现档案管理混乱的情况。

（二）素质较低，队伍不稳。基层单位由于认识不足，单位人力资源有限，减少档案管理人员数量，甚至让其他人员兼任档案管理员，导致档案管理人员队伍不稳定，人员职业素质也是参差不齐。基层档案管理过程中具体表现为三点：第一，工作专业水平不高。部分基层档案管理人员仅能够进行简单的建档、查阅、归档等基础工作。第二，缺乏工作积极性。由于档案管理观念滞后，许多管理人员并没有将更多的工作精力投入到其中，不具备“终身学习”职业素养，导致基层档案共工作停滞不前。第三，创新意识不足。随着信息时代到来，人们愈加重视信息资源的重要性，并改变了信息传播模式，这对于档案管理工作来说是一次重大契机，改变了档案管理模式与基层单位管理地位，但由于人员素质不高，管理人员创新意识不足，导致档案管理改革进展缓慢。

（三）地位边缘，开发不够。档案与一般历史史料不同，基层单位在工作过程中要经常用到档案，具有较强的单位信息管理参与性。但在实际建设过程中，由于各方资源不到位，导致基层档案开发价值度不高。各个单位档案数量随着时间推移不断增加，也加重了管理人员的工作负担，许多有价值的信息湮没于其中，无法得到有效利用。基层单位各个部门也存在管理信息相对比较封闭，成为“信息孤岛”，馆藏档案信息很难在基层单位内部进行资源共享，使用效率不高。

（四）细节问题，规范性差。档案管理工作对象为基层单位各类档案信息，如人力资源档案（职工档案信息）、办公档案（各类记录表、工作计划等）、文件档案（政府文件、法律法规等）等。在档案管理过程中，档案管理内容只多不少，在整理档案需要按照一定的规定进行整理，确保信息归档后能被及时查阅。但多数基层单位在细节管理问题上存在问题，缺乏明确的档案信息收集、整理标准，档案规范性差影响档案的使用价值。

三、基层档案管理对策

（一）加强领导，提升意识。档案价值高低与管理效果相关，加强重视能够充分开发基层档案管理潜力，促进基层单位发展。基层单位领导应该认识到档案管理的价值，将档案管理纳入单位工作计划当中，改变档案管理在基层单位中的地位，从顶层建设加强管理工作。同时，基层单位要提升基层管理人员工作意识，多次开展相关法律、法规研习工作，使管理人员认识到档案管理的重要性。单位领导要做好协调工作，让各个部门配合档案管理工作，扫清档案管理人员工作中的障碍。

（二）人才培养，稳定队伍。在档案管理中，人力因素是保证档案管理效果的决定性因素。因此在档案管理队伍建设中可以从两个方面开展工作：第一，稳定队伍。基层单位应该加强档案管理人力资源投入，派遣专人负责档案管理工作，适当增加福利，稳定档案管理工作队伍。第二，人才培养。基层单位人事招纳、扩大编制较为困难，因此应该提高人才选拔标准，选择具有档案管理、数据处理技能、工作责任心强的应聘者负责基层档案管理工作。同时，基层单位内部也要结合档案管理环境变化对管理人员进行培训，如“信息技术档案管理”“人事档案管理规范”“档案管理法律研习”等培训内容，全面提升档案管理人员的素质。档案管理部门以及基层单位领导要对档案管理进行定期与不定期考核，从建档、查阅、归档规范性、档案保管状况、档案资源维护等几个方面入手，全面提升档案管理效果。

（三）增加投入，细化规则。管理条件是档案管理工作的基础，基层单位应该根据实际情况推动档案信息化建设工作。硬件方面包括：1.为档案管理提供专门的档案管理室，并要做好湿度控制、温度控制，做好防潮、防火灾工作，防止档案损毁。2.采购现代化档案管理柜，提升档案保管效果。3.购买电脑、软件、办公桌等物资。软件方面包括：1.将现有档案进行信息化处理，对所有档案进行电子化备档。2.构建基层档案管理平台，并授予基层单位职工、领导、档案管理工作人员不同的平台使用权限，提升档案利用率、共享率。3.加强档案信息化管理制度建设，从信息资料填写完整性、规范性、真实性入手，规范档案管理工作细则。4.核查原有档案资料，将档案规范化处理，并筛查出其中不实档案，并上报给上级单位。

（四）参与管理，加强开发。档案管理作为基层单位工作中必要的一环，需要让档案管理真正参与到基层单位工作中才能够促使其发展。“有需要才有应用，有应用才有变革”，档案管理部门既要服从上级领导安排，完成档案管理工作计划，也要结合档案管理工作内容，积极进行工作创新，主动响应单位号召。1.定期筛查档案，汇报异常档案信息。2.将基层单位日常办公信息、活动状况、最新文件及时入档，并按照类别、载体、时间进行规范处理，向领导定期汇报档案管理工作进展情况。3.结合档案资料，对于各类档案信息进行综述，整理基层单位发展过程资料，让领导在决策时有更多的信息支持，从而真正发挥档案的服务作用。