事业单位档案管理及服务效率提升策略

文/福建省南平市浦城县事业单位服务中心 邓 方

事业单位档案管理包含单位历史发展的相关内容，同时也涵盖不少重要理论与实践教育的信息资料，能够为事业单位制定决策和优化单位管理提供重要保障。由此可见，事业单位档案有着极大的开发利用价值，做好档案管理是事业单位管理现代化和创新性发展的重要保证。所以事业单位在管理创新工作的实施当中，要高度重视档案管理工作，并把提高档案管理服务效率作为重要工作内容，变革传统的档案管理理论与方法，改变过去消极被动的服务观念，用积极主动的服务和高效率与高质量的服务适应时代新要求。本文着重就事业单位档案管理及其服务效率提升的策略进行研究，推动档案服务的优化开展。

一、事业单位档案管理的意义

事业单位本身就是一个服务社会的单位组织，档案管理作为事业单位长效运转当中的一项重要内容，不仅和事业单位管理体系的改革和完善密切相关，还影响着事业单位的整体服务质量。事业单位档案管理所包含的不仅是单位历史发展的资料，还有不少重要的理论与实践文献，这些资料都是事业单位制定有关决策、完善管理措施的凭证。事业单位档案资料融合了单位现有知识成果，是单位成长与发展的积淀，具备极高的开发利用价值，对于事业单位档案资料展开综合性研究，有助于收集事业单位学习发展的相关成果，给事业单位改革创新和适应新时期与新环境提供必要根据。事业单位档案管理的重要性不仅体现在档案资料与单位的生存发展命运息息相关，还体现在事业单位档案是国家档案的有机构成部分，要构建完善化的档案保管体系，就需要关注事业单位档案管理事业的发展，维护事业单位档案的完整性与安全性，为党和国家相关工作的推进实施提供保障。另外，从社会发展的角度进行分析，事业单位档案记录内容丰富，包含工作生活的不同层面，除关系到事业单位的运营之外，通过对档案资料进行深层次研究与开发利用，还能够给社会公众提供优质的信息服务，体现出档案资料的服务价值。所以不管是从宏观还是从微观方面出发，加强档案管理都是事业单位管理改革的重点，需要得到应有关注，并对管理策略进行积极创新。

二、事业单位档案管理服务的原则

档案管理服务是当前备受事业单位关注的一项内容，为保证服务质量和效率的稳步提升，严格遵循以下几项原则是非常重要的：一是完整性原则。由于事业单位档案信息复杂多样，涉及不同层面，也有着很大的时间跨度，所以在档案管理服务当中，首先需要保证档案资源的完整性以及全面性，可以适应事业单位的发展，为单位的长久运转提供决策依据，也为党和国家事业的持续发展创造良好条件。不管是单位的档案管理还是档案服务，都需要把完整性原则作为基础，确保档案信息功能的发挥。二是真实性原则。这里所提到的真实性原则主要指的是确保事业单位档案信息内容真实，这是优化档案管理服务的一个根本。而且要挖掘档案知识的价值，服务于社会发展，保证各项服务工作都能够满足各方面的要求，需要把真实性原则贯穿全过程，用优质和完善真实的服务推动事业单位长效发展。三是人本性原则。不管是档案管理还是档案服务，都必须将以人为本落到实处，这是当前贯彻科学发展观，落实人文理念的重要做法。事业单位也需要在实际工作当中充分考量社会需求，把满足档案服务需要作为核心，保证各项档案资料都能发挥应有价值。

三、事业单位档案管理与服务效率提升策略

（一）改革档案管理服务理念。伴随时代的发展和社会环境的变迁，以人为本的服务观念开始在各个行业与领域传播推广。事业单位是社会生活当中不可缺少的构成部分，要在日常工作当中，秉持以人为本理念，并将该理念作为管理与服务工作的基础，档案管理更是如此。以人为本的管理服务关键要求单位要提高对档案管理人员的重视程度，在认识岗位价值的同时，提升档案管理人员的地位。事业单位管理者与单位领导不单单要重视和档案管理者进行密切的互动沟通，掌握企业职业发展规划和心理情感，同时还需要给予他们更多的肯定，配合各项工作的完成，维护档案管理服务工作的实施秩序，以便从整体上提高档案管理服务效率，并让广大管理人员获得真正意义上的成就感与归属感。另外，以人为本理念的落实还体现在对社会大众这一服务对象的重视层面，也就是说，在档案管理服务当中，要不断提高对社会大众的服务质量与服务水平，以优质以及主动服务获得大众认可。

（二）运用现代科技创新服务。伴随现代信息技术的发展，各行各业的工作效率得到提高。事业单位档案管理工作的实施要在质量以及服务效率方面获得突破，也需要与时俱进，加强对现代技术手段与现代管理方法的运用，在此基础上，打造创新型的管理服务模式。过去的档案管理类别繁多，细节繁琐，信息查找耗时长，且容易出现不同程度的失误，也会增加管理服务的成本。面对这样的情况，事业单位在档案管理服务当中要加大先进设备设施投入力度，完善信息化档案管理系统和管理平台。该平台在建设和运行当中需要配备科学化的管理软件与安全性强的防火墙，维护信息安全真实，助推档案管理信息化与一体化建设。比如，可以在开展事业单位档案管理过程中有效利用数字化技术，对传统档案信息存储、检索与查阅等相关档案管理工作内容进行彻底改变和优化。基于数字化技术应用的档案管理系统可以从根本上提升事业单位档案管理的有效性，但是必须要确保档案管理软件设备与硬件的质量，保证各级事业单位可以选择符合本事业单位档案管理工作的信息化管理技术与数字化技术，力求可以持续完善事业单位的数字化档案管理系统，提升其检索和利用档案资源的效率，同时也可以增强档案管理系统同其他相关系统之间的兼容性，如可以在共享档案资料的过程中做到有效互补，不断提升事业单位档案管理工作的有效性。

（三）有效健全档案管理制度。健全档案管理与服务制度是事业单位面对档案管理当中新要求和新内容的重要措施，而促进管理制度完善发展的一个重要手段就是构建健全的奖惩机制。个人潜能是无限的，通过运用科学化的激励机制可以带来持久动力，促进广大工作人员发挥才能，提升服务效率与热情。结合当前以人为本的思想观念，事业单位需要在档案管理环节设置激励制度，充分考量管理人员的个性特征与职业追求，构建明确合理的考核评价指标。针对表现优异的管理人员，需要在物质与精神层面给予鼓励，强化其责任意识与使命感。同时还需要不断完善惩罚机制，让他们能够把握自身职责，提高责任意识，促进档案管理服务效率综合提升。

（四）优化档案管理人员配置。事业单位档案管理与服务工作的开展离不开优秀的人才，所以事业单位需要将人才培育和人员配置作为一项重要的工作内容，尤其是要注意设置专职人员，聘用专业素质过硬的人才，做好人员管理与培训，提升档案管理者的整体素质。在人才选拔阶段，需要考量其职业规划与专业素质，同时评估其职业道德素养，保证其能够在今后的相关工作当中认真负责。对档案管理者进行专业培训，有助于丰富他们的知识和经验，提高业务素质，保证服务水平。培训工作需要贯穿他们职业生涯的全过程，使其能够适应日新月异的环境和档案管理服务的创新需求，始终能够在知识和技术的更新当中体现出极大的竞争力。此外，要注意提升档案管理人员的信息化管理综合素质，具体可以采取外部先进档案管理人才引入或内部档案管理人才培训等方式，逐步提升档案管理人员的整体档案管理能力。比如，事业单位可以结合档案管理人员的档案管理现况等，定期开展档案管理人员教育培训活动，期间要重点将档案管理方面的一些新技术、档案管理系统新功能以及一些新型的档案管理理念等传授给员工，加强档案管理人员之间的沟通和交流，力求可以全面提升档案管理人员的职业素养，保证可以为档案管理工作的高效开展做好铺垫。

（五）加快健全档案管理体系。档案管理工作本身是一项系统、专业的工作，其中涉及档案信息录入、索引、存档、调度等众多环节，增加了整个事业单位档案管理工作的难度。为了更好地提升事业单位档案管理工作的质量，必须要注意加快建立与健全档案管理工作的体系，保证各项档案管理工作完善性的同时，使它们可以高效、有序开展。基于当前事业单位档案管理工作的实际需求，可以针对性建立与健全奖惩责任制度、监督管理制度、行为规范制度等，对相关的员工工作行为进行持续优化，尤其要注重对工作环境和档案管理人员的职业发展通道进行持续改进和优化，力求持续激发档案管理人员工作的热情，提升档案管理的质量。此外，还要注意培养档案管理人员的创新意识，积极搜集档案管理人员的建议、看法与意见等，对档案管理方法与模式进行持续改进和创新，及时纠正和解决现阶段事业单位档案管理制度中存在的不足，增强档案管理体系的人性化特性，这样才能对档案管理工作中存在的问题与不足进行持续改善，最终可以借助所构建的健全的档案管理体系来提升档案管理工作的质量与效率，提升档案管理服务的整体质量。

总之，随着时代的发展与变迁，特别是伴随大数据时代的来临，不仅提高了对数据处理的要求，还给如今的知识管理体系建设提出了更高要求。档案管理和服务工作获得了越来越多人的重视，而在事业单位的实际工作当中，档案管理并非只是对于职员档案信息的简单管理研究，还需要根据目前社会发展现状与环境背景，不断提升档案管理效果以及服务效率，促进档案管理与服务的完善化发展。对此，事业单位要改变档案管理理念，提高对现代化环境的适应能力，同时注意革新档案管理与服务方法，体现出档案管理的价值。