努力提高医院档案管理科学化水平

文/潍坊市中医院 路艳艳

对于每个国家和地区来说，医院是必不可少的机构，为人们的健康成长提供服务，消除人们的疾病痛苦，让人们拥有健康的体魄。在医院管理中，档案管理作为一项基础性管理内容，不仅将患者的基本信息、治疗情况详细记录下来，还将医护人员的档案信息进行有效保存。采用科学化的档案管理手段，能够保证各种信息资料的安全性，而且还能提升医院的服务水平，让患者感受到良好的治疗体验。同时，现阶段倡导的科学化档案管理不仅仅是采用先进的信息技术，更重要的是改变管理理念和手段，制定相关制度，才能达到更高的档案管理科学化水平。

一、提高档案管理科学化水平的意义

目前，社会不断更新和发展，加上新医改的持续深入，使得医院改革发展进入了新的阶段，也取得不少成就。档案管理作为医院经营发展过程中一项重要的管理内容，承担着记录一切信息的重担，包括医院医疗人员信息、设备信息、药品信息以及患者信息等，也是促进医院有效改革的主要信息依据。因此，在医疗改革不断发展过程中，必须提升对档案管理的重视，提高档案管理信息化水平，才能更好地促进医疗事业改革和创新，不断摸索出新的发展路径，实现医院服务水平和质量的提升。

二、目前医院档案管理中存在的不足

（一）档案管理理念较为落后。尽管计算机技术和网络技术改变了生活、工作的方式，但是有一些医院在进行档案管理中依据采用传统的管理方式，相关人员的管理理念较为落后。一般医院进行档案管理的目的主要是为了对患者的就医信息、医护人员的资料信息等进行详细的记录和管理，进而能够保证自身服务质量，促使患者能够更好地就医治疗。然而，很多医院并没有意识到档案管理对于医院服务质量提升的重要性，只是认为档案管理就是对医院的各种信息和数据进行保管，这样就导致档案管理缺乏目的性，也没有将档案管理的价值发挥出来。

（二）档案管理人员专业能力较差。通常档案管理工作对相关工作人员的要求较高，需要采用专业的知识和能力才能进行有效管理。然而，在一些医院中，从事档案管理的并非专业人员，而是从其他岗位调过来的。在这种情况下，不仅会对档案管理的开展造成影响，还会导致档案管理工作失去本来的价值。而且档案管理人员不具备专业的技术和素养，导致该工作无法将医院的信息展现出来，无法为医院发展提供依据。

（三）缺乏完善的档案管理制度。对于档案管理工作来说，科学、完善的制度是保证其顺利开展的基础和前提。然而，现阶段很多医院并没有建立档案管理制度，导致档案管理水平较低。制定档案管理制度的目的是为了约束工作人员的行为，确定管理方式，但是一旦缺失制度，就会导致工作人员在进行档案管理的过程出现问题，无法保障该工作顺利开展，在一定程度上对医院服务质量的提升造成影响。

（四）档案管理设备老化，和社会发展不适应。现阶段，很多医院的档案管理设备出现老化情况，和现代化生活存在一定的差异。实现档案管理科学化是时代发展的必然，假如无法利用最新技术和设备对档案资料进行管理，可能会影响档案信息价值的发挥，出现档案资源利用率低的情况。同时，假如医院的档案资料收集依旧采用传统手工方式，会大大降低档案管理的效率，对医院档案管理的发展造成阻碍。

三、提高医院档案管理科学化水平的路径

（一）及时更新档案管理理念。管理理念的树立会对工作人员的行为产生一定影响。因此，为了提升医院的档案管理科学化水平，需要及时更新管理理念，结合时代发展，从医院领导层开始，明确档案管理对于医院发展的重要意义，明确各类信息保管的价值，重视档案管理工作，积极引进先进的管理设备，更新管理理念，将档案管理的价值发挥出来，为医院发展奠定良好的基础。同时，还要增强档案管理人员的管理服务意识，要让档案管理工作满足医院不同人员的档案利用要求，提高档案的服务性，为医院各个科室提供专业、全面的档案服务。才能将档案的价值最大可能施展出来。

（二）提升档案管理人员的综合能力。档案管理人员的能力在一定程度上会对管理工作效率造成影响，决定了档案管理的质量。因此，在对档案管理人员进行选择的过程中，要引进专业的档案管理人才，提高对该岗位的重视程度，改变“档案管理工作是一份清闲、没有价值的岗位”的想法。只有专业的管理人员，采用专业的知识和管理技术，才能让档案管理工作更加具有条理性，能够将其作用展现出来。另外，除了引进专业的档案管理人才之外，还可以对现有管理人员进行培训，定期对其开展相关管理方式和理念的教育，促使其能够在工作中运用最新的方式，提升档案管理工作的科学化。

（三）完善档案管理制度。对于医院来说，档案管理的内容较多，需要进行精细化的管理，才能保证各项信息都能得到妥善的保存和管理，提升管理工作的合理性和科学性。因此，需要结合医院中的人员信息、药品信息、设备信息以及患者信息4个方面，制定不同的管理制度。对于人员信息档案，主要是将医院中所有工作人员（医生、护士、财务人员、药品采购人员等）的信息资料记录下来，这也是医院的核心竞争力所在。在进行人员档案管理的过程中，要定期对医院现有的人力资源进行统计和分析，结合社会需要，对医院现有人才储备进行检查，方便引进人才时利用。同时，医院的药品和设备决定了医院的医疗水平和服务水平，对药品和设备等信息建立档案管理制度，方便医院定期进行药物的补充，及时发现过期或者有问题的药物，进而及时更换。针对设备来说，可以方便设备的购进和维护，保证实际使用的效果。对于患者的信息，建立信息档案能够将患者的基本情况、就医过程和病历等内容详细记录下来，方便医生对患者的病历进行分析和研究，提高治疗效率，而且病历也是医生在治疗过程中的主要数据，能够更加深入对患者进行了解，为后续救治工作的开展提供参考。

（四）积极引进先进的管理设备，提升档案管理效率。现阶段，信息技术的快速发展促进各行各业的进步，现代化设备的应用也愈加广泛，对于医院档案管理来说，更应该紧跟时代发展的步伐，建设档案管理信息化，和现代社会相一致，反之就会逐渐被时代所淘汰。传统的纸质档案、手写档案以及手工搜集方式已经在时代发展中被淘汰，目前电子档案被广泛应用到各行各业的档案管理中。作为医院，更应该提高对现代化先进技术的重视，利用计算机技术和网络技术建立电子档案管理模式，实现医院档案资源的有效共享，将档案的价值充分利用起来，并不是一味保存起来。建立现代化档案管理还能在档案的搜集、整理、保存和使用等方面发挥巨大的作用，特别是在检索方便，根据关键词就可以快速查到想要查询的档案信息。医院要利用现代化技术加大对档案的管理力度，确保各项档案的完整性，而且还要利用光学技术等先进技术，提升档案管理的存储密度，提高档案的保存效率。同时，医院还可以利用数字化技术对档案管理工作进行完善，目前常见的数字化技术包括数字加密技术、扫描技术、身份识别和认证技术、数据库技术等等，利用这些数字化技术将医院的档案资料转变为数字档案，不仅能够推动医院档案管理及时更新，还能实现各类资料的分类处理和有效整合。另外，医院还可以通过引进先进管理设备，建立具有体系化的档案管理模式，在实际建设过程中，需要对部门衔接、内部流程、档案资料等进行一体化建设，保证医院档案的通用性和兼容性，提升管理效率。

（五）深入研究档案管理的应用价值。在信息时代背景下，医院档案信息资源和网络中的其他信息相比较，更加具有真实性和可靠性，在医院经营发展中，对档案资源进行深入研究和分析，能够为医院发展决策提供参考。第一，医院可以从社会上寻找专门从事数据挖掘和服务的高新技术企业，并和其进行合作，结合医院档案管理实际情况，解决医院档案管理中信息价值挖掘中存在的不足。这样一来，专业的管理人员进行专业的档案管理工作，不仅能够有效将档案资料中的价值充分挖掘出来，还能有效节省医院经营管理的成本。第二，医院还可以从社会上寻找专业的计算机信息服务高新技术企业，并和其进行合作，结合医院实际档案管理情况，为医院建立专门的档案管理平台以及资源共享平台，促使医院内部人员或者外部人员能够对档案资源进行搜集、查阅和下载，实现档案资源的有效利用。而且还能通过共享平台资源查询情况和下载情况，了解内外部人员关注的主要信息，并将一些价值较高的资源提取出来，为人们提供具有针对性、专业化的档案服务。

四、结语

总之，在社会不断发展和创新的背景下，医院档案管理工作也需要进一步完善，及时更新档案管理理念，提升档案管理人员综合能力，完善档案管理制度，积极引进先进的管理设备，提升档案管理效率，联合数据挖掘、计算机信息服务相关的高新技术企业，深入研究档案管理的应用价值，才能将档案管理的价值发挥出来，提升医院档案管理科学化水平，促进医院稳定发展。