基层专业机构档案管理科学化提升路径分析——以淄博市疾控中心为例

文/淄博市疾病预防控制中心 伦华美 陈晓燕 张学刚 胡浩东

随着信息社会的不断发展和健康中国策略的不断推进，以疾控机构为代表的基层专业机构的发展建设也进入了精细化、标准化、信息化的新时期。档案管理必须准确应对新时期科学化发展步伐，着力提升档案管理科学化水平。

一、加强档案管理组织机构建设，建立健全制度

（一）建立健全档案管理网络。结构清晰、责权分明、配合有力的管理网络是提升档案管理科学化水平的基石。淄博市疾控中心综合档案室成立于1998年，实行档案统一管理。建立了档案管理工作网络，明确中心行政首长为组长的档案工作领导小组，下设各部门实行科长负责制，每个科室配备一名兼职档案员，形成了行政首长-专职档案员-科室负责人-兼职档案员为主线的档案管理工作网络。将档案管理列入单位议事日程和发展规划。办公会定期研究档案管理工作，对管理体制、人员配备、库房建设、设备购置、工作进度等档案管理中存在的问题及时研究解决。将档案工作列入了年度目标和考核指标，与业务工作同部署、同考核，做到档案工作有规划、有计划、有安排、有总结、有考核。

（二）建立健全各项档案工作规章制度。建立健全制度、落实制度是档案工作步入科学化、规范化的有效手段，是促进档案工作规范化管理和科学化管理的基础性工作。为此，依据国家和地方档案法律法规，有文件材料形成、收集、归档，档案的鉴定、借阅、保密、销毁、鉴定，档案库房管理等10余项档案管理制度，将各项规章制度和规范性文件编印成册。并将档案制度的执行情况贯穿于各项工作始终。例如论文发表费报销制度，需由档案室分管科技档案人员出具归档证明后，方可签字报销；职工退休需要档案部门确定没有正借阅使用的档案，予以签字后才办理退休手续。

（三）加强档案队伍建设，提升档案人员专业素质。档案人员的工作素质和业务水平是开展档案工作的前提，是保证档案管理质量的关键要素，为此提升档案人员专业水平至关重要。一方面，档案人员应主动学习，在掌握归档的基本知识基础上，积极参加档案专业知识培训，对兼职档案员定期开展内部培训，培训内容涵盖文秘、目录学、计算机等相关学科知识，提高专业技术水平；另一方面，邀请省、市档案局档案专家进行现场指导和督导，解决实际工作中遇到的问题。

二、加强档案资源建设，广泛征集档案资料

（一）加强档案资源前端控制。档案资源前段控制是确保档案收集工作科学规范开展的前提和保障。《档案管理手册》明确了文书、业务等各类档案的归档范围。年度归档计划，将文件材料的形成归档工作列入科室和人员岗位责任制，明确档案移交时限，中心档案室也在文件归档前对各科室文件整理规范情况进行审查。

（二）按标准规范组卷整理。各类档案的整理要符合有关规定、规范要求，符合省业务主管部门和市档案管理部门的指导要求。文书档案、业务档案、科研档案、会计档案、个人技术档案、基建档案、设备档案、声像档案、社团档案、人事档案、实物档案、电子档案按照门类进行分类整理。需要指出的是，文书档案根据一文一件要求按照年度问题分类，工作中形成的专业档案按照年度-专业（科室）采用案卷的形式进行分类，编目排架。

（三）多渠道开展档案征集工作。档案征集是丰富馆藏老档案的重要手段，档案征集不能仅仅由档案部门唱“独角戏”，而要发动社会力量开展社会征集。通过发布启事、电话预约、登门拜访等形式，向社会、退休职工和调离人员征集有价值的老资料、老图片，对于征集到的档案要及时进行数字化转换，以丰富馆藏档案载体和资源。

三、加强档案信息化建设，提高档案数字化水平

（一）科学开展档案信息化规划。将档案信息化建设与单位的信息化建设同步规划，并将档案信息化建设作为重要内容纳入“十三五”总体发展规划，不断加强档案信息化管理系统建设，实现对档案资源的数字化管理，全面构建档案资料归档、整理、借阅、利用的全数字化管理模式。

（二）科学拓展信息化建设平台。目前绝大部分机构启用了办公自动化系统，这解决了传统档案软件需要定期升级的问题。在进行OA办公自动化系统研发时即建立档案管理模块，文件在OA系统流转完毕后实现文件预归档，经归档预整理后进行编目，实现了文档一体化。此外，还要按照数字档案室建设指南要求，配备网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，设立了信息系统防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，建立数据备份恢复机制，完善容灾备份系统，在原有的备份系统基础上增加了NAS备份存储系统，以有效满足档案信息化管理工作的需要。

（三）积极开展室藏档案数字化转换。传统档案均为纸质载体，存在不易保存、易损坏等弊端。为此传统档案数字化成为延续档案的必要。按照存量数字化、增量电子化的要求，购买了扫描仪，对部分室藏文书档案进行扫描录入，并将档案的数字化转化列入档案发展规划。

四、加强基础设施建设，切实保障档案安全

（一）筑牢档案安全硬件基础。以淄博市疾控中心为例，综合档案室有专用档案库房3间（138.56平方米），阅档室和办公室1间，基本实现了档案库房、阅览室、办公室“三分开”。现配备专用计算机、激光打印机、扫描仪及光盘刻录机各1台，各房间均配备了空调，档案库房还配有防蛀器1台、加湿器3台、遮光窗帘7个，灭火器6个，并定期进行更新，确保档案库房做到防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染 “九防”功能。

（二）加强档案库房管理。一是建立了《档案出入登记表》，对档案出入库情况随时进行登记。据统计，每年登记出入库档案200余件/次。二是建立了《库房温湿度记录表》，每天记录温湿度。库房温度基本控制在20℃左右，相对湿度控制在50%左右。三是建立了《库房安全检查记录》，定期对档案库房进行检查，定期对档案室库房进行安全隐患排查，确保各项安全措施落实到位。

（三）正确落实档案保管、保护措施。我们认真执行《档案库房管理制度》《档案保管保密制度》《档案管理人员岗位职责》等相关制度，切实消除档案室内的安全隐患；建立了档案统计台账，定期对案卷整理的数量、质量、霉变情况进行检查，做到账实相符。今年9月，我们对库存档案进行了清点，并形成了清点报告。同时，为消除突发事件对档案造成的危害，我们还制定了《档案灾害应急处理预案（草案）》，明确了不同自然灾害状态下的处置原则、档案抢救顺序等，切实提升了救灾抗灾能力和档案室的安全保障系数。

五、加强档案开发利用，充分发挥档案的效能

（一）健全查阅工具，提高检索效率。综合档案室作为档案的保管基地和查找利用中心，积极开展多种形式的档案咨询服务。编有案卷目录、全引目录、文件字号索引、案卷存放位置索引、专题目录5种手工检索工具，并不断充实档案管理软件内容，使档案检索更准确、快捷。同时，建立了提供利用查全、查准登记和利用效果登记，使档案查全率和查准率均达95%以上。

（二）及时判定档案价值，提高服务效率。遵循档案鉴定和销毁制度，定期组织档案鉴定小组成员对部分临期业务档案逐卷逐件进行审查，根据中心的实际情况和工作需要，分析、鉴定档案内容的现实作用和历史作用，判定档案的保存价值。对筛选出需长期保存的检测报告等档案，进行了重新整理编号归档；对确认无保存价值的档案，严格按照规定进行了集中销毁。

（三）开发利用档案信息效果显著。档案能够将历史进行浓缩、凝固，从而为使用者提供较高价值的资源。充分利用档案进行编史修志以及科学管理的参考作用，组织开展史志编修、工作展览、画册编制等工作。先后编印了建国60周年画册，举办了淄博疾控成立60年展览，出版了172万字的《淄博疾控志（1953-2012）》，通过大量档案资料，全方位、立体式呈现了淄博疾控事业60年发展成果和辉煌历程，具有珍贵的史料价值和资政借鉴意义。每年还积极参与《山东省疾病预防控制机构年鉴》《山东卫生志》《淄博卫生志》等编辑工作，其中大量资料和数据来源于档案资料。

淄博市疾控中心综合档案室在2017年被省档案局命名为“山东省档案科学化管理先进单位”，成为淄博市健康系统唯一单位，为基层专业技术机构开展档案科学化建设提供了模板和经验。