探索提高办公室综合管理水平的途径

2020-11-23北京城市排水集团基建分公司王明智

办公室业务 2020年20期

文/北京城市排水集团基建分公司王明智

办公室作为企业内部的综合管理部门，起到了承上启下，协调各部门关系的作用。办公室综合管理水平的高低与企业发展存在密切的关联。为此，企业应积极探索提高办公室综合管理水平的路径，充分发挥办公室应有的作用，从而促进企业的发展。

一、办公室工作现状分析

协调企业各部门之间的关系、促进信息的交换、加强企业内部凝聚力、营造良好的工作氛围、促进企业发展是办公室的主要职能。但就实际情况来看，一部分企业对于办公室重视程度偏低，办公室在企业内部的地位低于其他部门，增加了办公室工作的难度，综合管理效果也随之下降。且出现了以下方面的问题：1.人员和资源配置不合理，具体表现为办公室管理人员尚未明确自身的职责，并且存在其他部门员工兼任办公室人员的情况。2.工作人员缺少工作经验，在出现突发事故后，工作人员无法有效处理。同时，年轻员工荣誉感和责任感不强，影响了办公室综合管理作用的实现。3.办公室综合管理体系不完善。部分企业办公室仅重视表面工作，缺少工作目标，在管理过程中所采取的措施不够科学。管理体系不完善是导致以上问题发生的主要原因，如果问题迟迟无法得到解决，将会对企业未来发展造成不利的影响。

二、提高办公室综合管理水平的有效途径

企业想在新时期把握发展的机遇，实现进一步的发展，需要提升办公室综合管理水平，发挥出办公室工作的优势。但通过上述分析可知，部分企业办公室在开展工作过程中存在诸多的不足，主要包括人员配置不合理、工作人员缺少工作经验等，为此，本文深入探索提高办公室综合管理水平的有效路径，并提出立足全局，不断提高服务意识、加强协调，增强综合管理职能、建设办公室制度以及提高办公室人员的素质等建议，如下所述：

（一）立足全局，不断提高服务意识。服务是办公室的核心职能，可以说，服务水平是评价办公室工作效果的重要指标。服务水平高的办公室，能够让企业管理者和职工感到满意。鉴于此，企事业单位办公室应做好服务工作，按时缴纳五险一金，同时做好关心接续工作，立足于整体，使服务意识得到强化。具体表现在以下方面：1.树立超前服务意识。企事业单位应注重工作人员积极性和主动性的调动，并对其提出勤思考、勤作为的要求，促使工作人员遵循想在前、做在前和服务在前的工作原则，在确定工作目标后，主动履行工作职责。在此基础上，还要构建完整且稳定的运行机制，改变传统的被动工作方式，扮演好企业参谋的角色。2.树立协调服务意识。企事业单位应要求办公室工作人员树立大局观念，遵循“三有”原则，主动配合管理者开展工作，对于一些难度较高的工作，应扮演好协调者的角色，通过协调各部门间的关系，降低工作开展的难度。在这一过程中，办公室工作人员应采取合理的协调方式，使协调工作更具效果，规避不同部门之间互相推诿的现象。3.树立日常服务意识。办公室的工作较为零碎，比如：接电话、打电话、接收文件、发送文件等，虽然这些工作的难度较低，但其重要性却不言而喻。因此，企业应要求办公室工作人员树立日常服务意识，对于员工和客户的来信和来电，应及时接听、服务和回访。对于他们提出的问题和建议，需及时解答和虚心接受。4.创新管理手段。在信息化时代，信息技术被广泛应用于各个领域，将其应用于企业管理，其优势十分显著。为此，企业应加大投资力度，完善基础设施，为办公自动化目标的实现，创造有利的条件。比如：某企业为提升工作效率和管理水平，与软件供应商达成了合作，让其基于企业实际情况，研发契合于自身需求的办公管理软件，以取代人力办公的方式，解放工作人员的双手。结果表明，办公管理软件在应用后，工作人员可以利用计算机处理各项事务，工作效率大幅度提升，同时还节省了经营管理成本。

（二）加强协调，使综合管理职能得到提升。现阶段，加强管理力度，对现有管理体系进行优化和完善，是提升办公室综合管理水平的有效途径。具体表现在以下方面：1.以城市给排水管道建设施工为例，给排水属于市政基础设施的重要组成部分，其建设质量和效率会直接影响城市的发展。故其建设受到了人们的高度关注。而办公室作为企业内部的综合管理机构，在给排水管道工程建设过程中起到了至关重要的作用，具体表现为办公室人员应该将上级文件及时传递给各施工单位，要求其按照规定进行工程建设，并基于工程实际建设情况，制定下一阶段的工作计划。与此同时，还要与其他部门进行沟通和交流，对市政工程建设情况进行监督和管理，扮演好自身在工程建设过程中的角色，从而使市政工程保质保量完成。2.加大考核力度，贯彻落实目标管理制度。企事业单位办公室应积极响应国家和政府部门的号召，基于发展战略，制定工作计划，通过监督管理机制的建立，确保工作计划落实的效果。此外，还应加强考核力度，使目标考核管理的真正作用得以实现。目前，常用的考核方法包括签订目标责任书、实施量化考核、建立考核小组等等。

（三）建设办公室制度。建设办公室制度，有利于提升办公室的综合管理水平。制度是工作开展的依据，是办公室各种行为规范的集合和体现。办公室制度还包括个人行为，通过制度建设，使办公室工作效果得到强化。如果办公室缺少制度，那么工作人员在开展工作过程中就会因为缺少依据，影响工作的有效性。此外，还要加强学习，吸取先进的管理观念，通过上述措施的使用，使制度更加科学合理。针对办公室工作存在的不足，建议办公室在完善制度的基础上，引入考核机制，对工作人员进行考核评价，通过考核方案的落实，设置工作岗位。企业事业单位还要根据自身的需求，调整内部的组织架构，将一些工作职能重合的部门进行整合，并在内部实施岗位责任制度，合理划分工作职责，确保定岗、定则目标和计划的实施效果。以此来解决人员配置不合理和身兼多职的问题，充分发挥员工的工作能力。对于表现优异的员工，应予以其一定的奖励，通过这种措施，点燃员工的工作热情。在考核阶段，需加强监督管理力度，使考核更加公平和公正。

（四）提高办公室人员的素质。办公室人员的素质与综合管理效果息息相关，再加上办公室人员代表企业的外在形象，其表现会影响人们对企业的评价。因此，企业事业单位应重视办公室人员素质的提升。具体表现在以下方面：1.提高工作效率。工作效率是衡量办公室工作效果的重要指标。效率是企业活力的体现，只有保持高效率，企业方能实现快速发展。在具体工作阶段，企业应要求员工遵循效率优先的原则，使个人发展目标与企业发展目标趋于一致。2.提高办公室人员的业务水平。工作人员业务水平与工作效率间存在密切的关联，这里所说的业务水平主要包括专业技能和业务熟练程度。企业应针对工作人员的岗位职责，采取有针对性的培训方法，并确定培训内容，以此来增强培训的效果。企业管理者在日常工作中应以身作则，引导工作人员做好服务工作。在信息时代，年轻员工对于传统培训方式可能会有所抵触，针对这种现象，企事业单位应积极应用信息化技术手段，对传统培训方式进行创新，以调动工作人员参与培训的积极性。比如：企业可以应用微信，建立微信公众平台，邀请员工关注公众号，企业仅需在公众号中发布信息，即可开展远程培训，从而突破时间和空间对培训的限制。实践应用结果表明，这种培训方式得到了年轻员工认可。办公室人员自身也要突破传统思维的禁锢，通过调研的方式，了解宏观环境的变化，并吸收和借鉴国内外先进的工作理念，对旧有工作模式进行改革创新。1.合理配置人员，对工作流程进行优化。在市场经济体制下，企业需要主动参与到市场竞争之中，并在市场竞争中获取优势。为达成这一目的，企业应该对办公室人员配置进行调整，以提升办公室综合管理水平。与此同时，企业还可以通过招聘的方式，引进优质的办公室人才，为办公室补充新鲜的血液，激发企业内部的活力，实现对办公室人员结构的优化配置。企业还要基于实际情况，对岗位管理体系进行创新，将岗位作为选人的标准，并在此基础上，优化工作流程，以提升工作效率，控制企业生产经营的成本。2.提升办公室的地位。通过上述分析可知，办公室在企事业单位扮演了重要的角色，担负着重要的工作职责。但就实际情况来看，办公室工作在开展过程中面临着层层阻碍，究其原因，主要是办公室在地位上与普通部门相同，在部分企业之中，办公室的地位甚至低于其他职能部门。为此，企业应适当提升办公室的地位，使其职能得到强化，并要求其他部门必须无条件配合办公室开展管理工作，促使其作用得到有效发挥，为企业经营发展战略规划的制定，创造有利的条件。