建设工程档案的质量控制与创新机制研究

文/中建铁投集团发展公司 齐蕊

一、建筑工程档案的特点、基本内容与重要作用

（一）建设工程档案是各种建筑物、构建物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维修活动中形成的不同类型和载体的文件材料。建设工程档案主要有四个方面的特点：1.专业性特点。建设工程档案的专业性主要指的是形成领域的专业性和内容的专业性两方面。工程档案的专业性特点使它和其他专门档案区别开来，比如，工程档案的整理分类及档案部门的组建，都是要以工程档案的专业性作为基础的。2.成套性特点。建设工程的特点是工程项目成套。所有建设工程，都是以工程项目为单元进行建设的，因此形成的工程建设档案就围绕项目构成一个有机联系的整体，其成套性的特点尤为突出。3.多样性特点。工程档案的来源较为广泛，凡是进行生产活动的企事业单位、科研院所、小型工厂都可以形成建设工程档案，工程档案的多样性特点对工程档案管理提出更高要求，需要采取科学化规范化管理手段和方法。4.现行效用性。工程档案不同于文书档案一旦完成归档后就失去现行效用，工程档案立卷归档后仍处于现行活跃期，比如，设计单位归档的底图和蓝图与生产单位的材料是设计、使用以及维修不可或缺的依据和凭证。工程档案的现实效用性特点使其管理也较为特殊，众所周知，文书档案一经归档不能更改，而工程档案归档后，当一个工程的功能、结构、消防等发生变化时，工程档案也要随之更改或补充，保证工程档案的准确性。

（二）建设工程档案一般按内容分为工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。具体包括以下几方面的主要内容：1.前期准备阶段形成的文件。包括上级部门批准的可行性研究报告、项目任务书、工程设计选址情况、基建规划、上级批复、相关的招投标文件、合同及协议等。2.设计过程中形成的文件。初步设计、改扩建文件、工程施工图设计说明、设计文件以及预算文件等。3.施工过程中形成的文件。一般包括能够真实记录和反映施工情况的内容文件，例如，施工准备和验收文件、总结性文件等。4.竣工时期形成的文件。一般包括工程竣工验收合格证书、验收报告和验收证明、工程竣工图、工程决算书以及竣工验收会议纪要等。5.后期运营和管理阶段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用过程中改扩建、维修等形成的文件。

（三）建设工程档案的重要作用和重要意义。1.工程档案为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。工程档案能够将施工整个过程客观、真实而完整地呈现出来，与工程质量检查、监督、评定息息相关，工程竣工之际，质量监督部门通过翻阅查找工程档案，有利于质量监控，充分了解工程实际质量，让档案质量与实际工程无缝连接，为工程竣工验收提供重要保障和有力支撑。2.工程档案为后期的基建维修、技术改造提供翔实的可靠凭证。

工程项目有一定的可变性，工程后期运营使用和管理过程中经常会涉及基建维修、改扩建、技术改造等情况，工程档案如实记载工程中的真实情况，为基建维修、技术改造等提供翔实可靠的凭据，确保企业各项工作有序地开展。

二、建设工程档案管理的现状及存在的问题剖析

（一）档案管理意识不强，规章制度不健全。很多企业认为工程档案不能创造经济效益和社会效益，一味地重视工程建设，而忽视工程档案的重要性，对档案部门的资金投入不足，导致基础设施薄弱，软硬件水平不高，使得“巧妇难为无米之炊”的现象凸显。另外，也没有真正制定和落实相关的档案管理制度，并未将档案管理工作纳入单位工作的日程中，这必然阻碍企业发展的步伐。

（二）工程档案管理分散化，存在各部门“各自为政”的现象。工程档案是比较系统、周期长的艰巨工程，有些单位在建设过程中管理无序、混乱，比如由于工程档案的形成部门和流转部门都不相同导致工程档案的存档混乱，分散在公司的企业管理部、人事部门、财务处或者个人手中。存档材料没有按照工程档案质量验收程序和标准，不齐全不完整，档案质量较差，竣工图的编制达不到规范要求，图片不清晰等。

（三）工程档案数字化管理和信息化水平滞后。据了解，当前，很多单位工程档案都是纸质化存储方式，整理方式还是以传统的手工操作为主，有些单位虽然实现工程项目档案目录级录入与检索，但并未实现全文级的电子化管理，档案的现代化管理水平有待提高。

（四）工程档案管理者意识和管理水平欠缺。很多单位没有配备工程档案专职档案管理员，而是兼职档案管理者，甚至是临时“抱佛脚”借调人员完成档案归档工作，档案管理者缺少相关的档案学科知识，导致工程档案管理水平和效率低下。

三、建设工程档案管理的创新机制、路径与策略

（一）强化提高站位意识，夯实制度和经费保障。首先，摒弃传统的固化思维，树立正确的思想意识，围绕新时期档案工作的新要求，本着“统一领导、分级管理”的档案管理原则，遵照《档案法》《建设工程文件归档规范》以及《建筑工程资料管理规程》制定和完善本单位工程档案管理规章制度，并将规章制度落到实处，使归档文件质量符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准和规范，做到掷地有声，确保档案资料的收集、整理、归档、移交、查阅、借出都有明确手续。其次，遵循电子文件的生命周期理论，将工程档案管理工作前置，实行前端控制原则，即从一个项目的立项就做好把控，其中涉及各类合格证书、检测报告以及施工中的技术方法、监理档案等都要全部搜集，将档案收集、整理、立卷、归档等业务流程贯穿整个工程项目建设的全过程。最后，领导要高度重视，保障项目经费和资金的充足。另外，积极做好宣传工作，增强档案管理者和相关责任者的责任意识，最大程度上实现工程档案的价值，推动工程事业顺利发展。

（二）提高工程档案数字化水平和信息化水平。过去很长一段时间，建设工程档案以大量纸质载体形式存在，大多是手工整理模式，这不仅给档案管理者带来繁重的压力，也阻碍了档案数字化与信息化的水平。伴随新型信息技术快速发展，特别是近年来档案学者纷纷提出单轨制数字转型政策，催生了大量的电子工程文件，必须要转变管理方式，工程档案的数字化和信息化是工程档案现代化管理的必然趋势，也为无纸化办公与OA系统的无缝链接创造条件。开发和构建工程档案数据库管理系统，与网络信息部门通力配合，开发工程档案数据库，完成综合类和竣工图档案的数字化扫描，逐步完善工程档案数据库系统的各项功能，系统应当涵盖对工程档案在线收集、整理、归档、在线咨询、服务与利用等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化，使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，实现工程档案信息资源的共建共享。

（三）不断开发整合工程档案信息资源，实现工程档案信息共建共享。1.工程档案信息数字化的最终目的和最终归宿是实现用户满意的档案信息社会化服务。随着信息技术的崛起，在工程档案管理中嵌入新型信息技术，利用云计算、大数据、知识管理等新型技术深入开发、挖掘工程档案馆藏资源，并通过整合公司档案资源，建立丰富多样的工程档案资源，通过系统化的服务模式设计，不断扩大工程档案信息的存储量，做到快速响应，在最短的时间内为企业争取最大的经济效益，将成为企业发展、行业发展中的制胜关键。2.突破信息壁垒，打通信息孤岛。建立基于大数据的工程档案信息资源共建共享平台，并利用云计算、区块链等新型技术有效挖掘潜在的工程档案信息资源，实现工程档案电子信息资源的高效开发与利用，做好线上与线下的无缝对接，融合协同管理，不断提升工程档案的利用率。

另外，电子工程档案的安全保障问题是在工程档案管理过程中面临的难题。为此，为了确保电子文件的真实性和可靠性，我们应该积极呼吁出台相关法律法规，实行电子文件前置管理，提倡提前介入，并对其真实性进行公证，维护其法律效力。也可以借助网络中心的技术设备为辅助力量，与网络中心积极配合，多方沟通，一旦出现法律纷争的时候，想办法得到网络中心的支持，网络中心储备的电子文件是最有资格和证据效力的。

（四）切实提升工程档案人才队伍素质。信息时代对工程档案管理提出更高的要求和挑战，因此必须切实提高档案管理者梯队建设，打造一批懂专业、高素质、具有创新精神的档案人才队伍。

首先，保证工程档案管理者相对稳定，注重高级、中级和初级人才的合理结构配备。另外，由于工程档案具有较强的专业性，开发工程档案信息资源必须对工程专业技术深入了解，为此大中型企业工程档案部门应吸纳一定比例的干部加入，发挥其作为工程档案信息研究开发的骨干作用和引领作用。

其次，定期组织对工程档案工作者的教育培训。教育培训可以采取通过参加省市档案局的继续教育培训、网上答题、邀请档案专家莅临讲座等多层次、多渠道的方式进行，培训后，定期对档案人员考核，将考核指标与年终的绩效考核挂钩，提高工程档案的效率，从而推动工程事业的健康顺利发展。