档案管理是促进园区发展的一把密匙

2020-11-19范小磊

散文百家 2020年4期

范小磊

江苏省海安软件科技园管委会

当前的园区档案管理存在着这样的问题，一是，将档案管当成可有可无的部门来看待，各个配套的设施都更不上，甚至没有专门的档案室，专门的档案人员。二是缺乏现代办公的理念，档案以纸质的为主，办公也没做到电子化，查一份档案用时过多。三是缺乏科学性与整体性。许多档案没能系统地整理出来，档案与档案之间的连接也不紧密，普遍存在着杂乱与不细致的现象。

一、提高档案管理意识，让园区一切有归属

对园区发展来说，档案意识也是非常重要的一个环节，首先它包含很多内容，物品采购档案，人事档案，园区建设档案等，几乎要将园区的一事一物，一花一草，一人一职等都要记录在案，设定一个完整的档案。这样就能对园区的发展起到非常重要的作用。因此作为园区的领导就要让每个部门都要对每天的具体事务，做一个详实的记录，再将这些变成有稽可查的档案。比如2020发生的疫情，部分园区的工作人员回家了。那么在他复工前，就要能查到他每天的行踪档案，最后回家的路径等等。一个简单的档案，就能让用人单位减去许多烦恼，可见档案的重要，以及管理的重要性。

当然就提高管理意识这个层面来说，它需要从两个方面来说，一是要提升园区管理层对档案管理的重视程度。大多管理层都将目光聚焦在招商、引资上以及相关环境的建设上，其实档案建设也是其中重要的环境。首先管理层要对园区档案的价值有一个充分的认识。这是认识不是口头上的，而是在日常事务处理的表征上的，即，真真实实地利用档案、建设档案，重视它的价值，也挖掘它的潜力。因此就管理层来说，他可以就档案管理工作提出新的要求，并通过调查、分析、整合等手段，调整管理思路，进而探索出档案管理的新途径，同时也避免因过度保护而导致档案利用时的匮乏。二是要强化基层人员的责任意识，做到规范档案，整理档案、宣传档案的相关认知。

二、完善档案管理制度，让园区发展有规格

档案管理是园区管理的一部分，对应地，它应该也需要一整套完整的制度。这样做的目的，一是为了用的时候方面，什么时间，什么部门可以来档案室利用档案，都要做细致的说明，这能让档案发挥它的最大效用。二也是为了建的方便。各部门要将相应的需要完备的资料要交档案室，每个部门的负责人都要签字盖章，以让档案彰显它的真实。

当然档案管理制度的建设要充分体现人文的关怀，比如说，要在在新的管理环境与产业园档案业务的多元化之间尽量找到平衡点，以让制度具有适应性与指导性。适应性体现在要为档案管理提供多层次的管理制度，即，不同的部门管理的方式不一样，因为不同的部门对档案的需求也不一样。比如都说，人事部门利用档案，更新档案的频率比较高，管理人员就要给他们充裕的时间。指导性在于即时更新制度内容，以让制度能服务日新月异的园区变化。园区发展了，相关的档案问题也增多了，比如某部门档案的知识产权问题以及相关企业的信用档案的权限问题等。细化制度建设就是指导性的一方面，即，要将制度建设按照各个不同的领域进行细分，进而使档案管理制度轻松、快捷地覆盖到所有业务。

三、提高信息化建设水平，让园区展示有路径

作为软件科技园，它在电子信息技术方面有着得天独厚的先天优势，因此在档案管理上也要让这样的优势用上来，即，提升档案管理的信息化建设水平。信息化建设对于档案管理来说，是必由之路，是发展的必然趋势，也是更好地做好服务工作的一个必要手段。信息化带来的不仅仅是档案管理方式上的改变，其实它更多的也触及到档案管理的理念。一是在时间上，要给各部门、各具体的服务对象以最快的、最便捷的服务；而是在内容上，要给他们以最新的信息，这是信息化最的的优势。

还以2020年新冠肺炎期间的复工复产为例做一个简单的说明。由于情况的特殊，大多人、大多工厂、大多部门都选择了在家电子办公。如果不实现档案的电子化管理，整个园区的档案系统就会处于一个瘫痪的状态。由于准备及时，对园区档案信息的检索和具体的文件材料归档基本都是通过电子档案管理系统实现。所有的部门，有人的人都知道这个系统，都能通过这个系统获得相应的资料，也能将相应的信息传达到这个系统。当然档案管理信息化也要进行适时的运行维护，以防出现电子档案管理系统负荷运营、在线人数过多等，而是故障出现的概率高于平时。