浅析新时代人事档案数字化管理

湛晶

摘 要：人事档案是反映个人基本情况的重要凭证和依据，记录着个人工作经历、学习经历、思想变化等详细信息。依法管理人事档案是档案管理部门的重要工作。人事档案数字化管理，不仅便于存储、节省空间，还可以避免因档案保管不当出现丢失或损毁的现象。同时，人事档案数字化管理工作的开展也是新时代发展的必然趋势，本文将针对现阶段的人事档案数字化管理进行分析和研究。

关键词：新时代;数字化管理;人事档案;资源分配

近年来，随着科学技术不断发展，数字化时代的到来，数字经济体现在社会生活的各个方面，我国进入了一个高速发展的信息化时代。在档案管理方面，人事档案数字化就是合理运用科学技术的表现。经过不断更新、发展、完善，人事档案数字化管理方式给管理者带来了很大的便利，提高了管理效率，节约了存储空间等，但同时仍然存在较多弊端，本文将针对新时代发展过程中人事档案数字化管理工作进行分析和总结。

一、人事档案的特点

1.流动性

人事档案与其他档案不同，人事档案是随着个人的岗位流动而改变的，而个人的岗位流动性较大，其学习经历、工作经历等都会频繁变动，导致其档案需要随时更新和变动，“人档相宜”这个说法很好的诠释了人事档案流动性的特点。

2.现实性

人事档案是档案管理部门通过个人的品质、履历以及学习、工作经验等汇总而成的个人档案。它是个人的道德品质、人格品质、社会关系等情况的历史记录。各单位可以根据人事档案直接、客观的了解该同志的素质和作风。

3.全面性

人事档案包括个人在各个阶段的资料，如员工的工作经历、学历学位证明、技术技能的评定、党组织关系和团关系记录、政治审核材料、各个时期受到的表彰奖励或者违法乱纪的处分、参加会议或者活动的证明等，这些资料全面的展示了员工的家庭情况、专业情况等等各方面的内容。人事档案是员工个人信息的储存库，包括了员工迄今为止整个的人生阶段，体现出来了人事档案全面性特点。

4.保密性

人事檔案内容多，涉及面广，其中还包括个人的家庭情况、政治面貌、先进事迹等相关信息，记录了个人的社会关系、工作经历、职业道德评价等信息，其中有些信息涉及到个人隐私，依法不能随意外传，任何人员如不经过法定程序或者规定不得随意查看人事档案，因此对于该档案的妥善保管至关重要。

5.真实性

由于个人的人事档案记录了员工整个人生经历，因此，真实性是人事档案建立的前提和基础，人事档案中的内容应当事无巨细的记录整个个人信息的内容，只有当人事档案的内容真实可靠，才有利于帮助各个用人单位提供更加优质的服务。

二、人事档案的作用

目前，许多高校的毕业生由于对档案的功能不了解，导致对于个人档案的处理，并不重视，缺乏关心。对于档案的处理方式，有以下几种：有的同学将档案存放在学校，并没有移交至专业的人力资源管理部门;有的同学将档案存放在家中，更有甚者，由于忽略档案的重要性档案不知存放在何处，导致档案早已丢失。造成这些现象的原因是由于毕业生对于档案不了解，认为档案并没有任何作用，其实不然，在我国进行国家公务员的选拔过程中，需要档案证明员工的学历和身份，在国有企业单位的招聘过程中，需要通过档案了解员工的在校经历，一些较为成熟的民办企业在招聘过程中，也需要核查应聘者的档案，并将档案视为甄选工作人员的依据。总之，人事档案在现实生活中，具有不可替代的作用，应当予以重视。

在现实生活中人事档案在员工的工作中具有不可替代的作用，应当受到每一个人的重视。比如，当员工转正定级时，就需要参考员工的人事档案进行评定，因此高校的毕业生在毕业过后的两年之内，应将自己的个人学籍档案邮寄到所在地的人力资源和社会保障局人事档案管理科室去存放。在存放之后，学生的学籍档案将转化为个人的人事档案。很多事业单位会根据人事档案的内容，对员工进行转正定级，有的单位会根据人事档案落在工作单位所在地的年限进行职称评定。因此，人事档案应当给予高度重视。

在人事档案还未转存到人力资源和社会保障局之前，人事档案还是学籍档案，学籍档案里记录着学生各个时期的学籍卡、成绩单以及各位任课老师的评语，包括该生的党团材料，这些内容都属于原始材料，不能被复制和修改。因此，员工应当保管好自己的档案，严格按照规定将自己个人的档案进行转递，从而使档案得到妥善保管。

三、人事档案数字化的作用

随着时代的发展，先进技术的运用越来越广泛，对人事档案的管理也越来越严格。人事档案数字化就是合理运用先进的科学技术，通过对个人档案数字化的运用提高工作效率，节省了空间、便于管理、检索等。

1.人事档案数字化降低管理成本

建立完善的人事档案管理制度，可以便于机关、事业单位和企业对个人的日常管理，各单位在档案管理上耗费了较大的人力、物力。过去，通过纸质档案的方式，不仅需要耗费较大的人力资源和管理费用，同时，纸质档案的保管也需要占用更多的物理空间，这是一笔不小的开支。如今，通过数字化管理，不仅节省了部分的人力资源和维护费用，而且通过网络空间的储存，节约了物理存储空间。不仅如此，通过检索功能等类似的搜索手段，可以快速找到需要搜索的内容，减轻工作量，从而减少管理成本。

2.人事档案数字化能够提高工作效率

过去利用纸质资料存储人事档案，由于人员过多，人事档案数量庞大，寻找某一个人的档案时，不仅工作繁琐，而且费时费力，查找起来相当麻烦。目前，通过人事档案数字化的方式储存档案，人事档案资料不仅可以及时归档，便于查找，而且提高了人事档案的利用率，节约了时间成本和空间成本，大大提高了档案管理人员的工作效率。

3.人事档案数字化有利于保护档案原件

通过人事档案数字化的方式不仅节约空间，而且对于原始档案的保护起到很大的作用。以前的人事档案是以纸质的形式进行存储，不仅占用空间，而且在工作人员查阅的过程中，极有可能发生人为损坏，甚至篡改的现象，而通过档案数字化的方式，对于保护档案原件、避免篡改的现象有了很大的帮助。

4.提高档案管理的应用时间

近年来，在对人事档案进行管理的过程中，时常会发现部分档案材料，由于长时间地翻阅会出现纸质变黄、字迹模糊或材料丢失的现象，发生这些现象对于档案信息的全面性和精准性造成了极大的影响。随着科技的发展，电子信息技术逐渐融入到人事档案管理的工作中，通过扫描仪器形成电子档案储存在电脑中，这种储存方式避免了纸质变黄、字迹模糊的现象发生，从而使人事档案中所记录的信息可以长时间的保存下来。

四、人事档案数字化出现的问题

虽然通过数字化的方式，给人事档案的管理工作提供了很大的便利，但是这种方式也存在了很多问题。

1.软件和硬件措施不够完善

对于人事档案数字化的工作来说，我国采用这种方式的时间较短，很多管理经验不足，并且在人事档案的运用中还延伸着过去的许多管理方式和方法。比如，我国不同地区存在着差异，很多输入方法都有所不同，对于计算机的硬件的配置也有所差异，导致人事档案文件的存储规格不同。不同地区之间，对于人事档案的读取的通用性存在差异。很多地区科技发展比较缓慢，低配置的计算机，根本无法发挥出档案数字化的功能和优势。在软件方面，因为对于人事档案数字化工作没有形成统一的管理模式，不同地区的人事档案不能相互转换、使用，从而给人事管理工作带来了很多不便。对于人事档案信息数据库的质量和利用率较低，不如纸质的人事档案查询便利，因此一些地区对于人事档案的利用率较低。

2.管理人员业务水平不高

人事档案数字化对于工作人员的技术要求比较高，需要工作人员掌握一定的计算机技术，拥有较高的计算机操作水平。但是对于目前从业人员的知识水平和技术水平来说，能够对人事档案数字化进行熟练掌握的人员较少。人事档案数字化的管理，需要具备档案理论专业知识和数字化技术同时兼备的复合型人才。但是，我国拥有高素质复合型档案管理人才比较匮乏，很难满足于新时代对于人事档案数字化建设的人才需求。

3.人事档案的利用率较低

目前，我国对于人事档案数字化的管理工作还没有形成标准的管理模式，对于数字化技术的特点和发展，还需要进行多方面的考量，很多的文件资料仍然以硬盘或者光盘的形式进行储存。现行的档案分类管理方法录入标准，以及相关规定还没有完全适应人事档案数字化的需求。因此，在对人事檔案数字化的开发过程中，对于人事档案的利用率偏低的现象时有发生。由于个人档案数字化在我国的利用时间较短，很多功能和资源并没有完全的开发出来，对于空间的利用还有待开发。因此，在确保人事档案信息安全妥善保管的前提下，加强对于人事档案数字化的开发和利用是目前我国档案科技发展的重要任务之一。

五、加强人事档案数字化建设的对策

1.加强数字化档案管理技术

随着我国科学技术的发展，人事档案数字化管理技术也应随着信息技术不断的完善和进步，在数字化管理技术取代纸质档案的同时，档案管理人员应当做好两手准备，在做好数字化人事档案信息录入的同时，还要保存纸质的人事档案信息，确保每一位委档人员拥有数字化和纸质两份档案，便于在数字化人事档案丢失时，还有纸质的人事档案作为备份参考。

2.提高人事档案管理人员的业务能力

对于人事档案数字化管理工作的从业人员来说，拥有专业的档案管理知识和优秀的计算机操作技术，是人事档案数字化管理工作人员的必备技能。因此，定期对档案管理的工作人员进行培训是十分重要的。应当提高对档案管理人员的培训力度，提升档案管理人员的专业素质，使每一位档案管理的工作人员成为一名既了解档案管理知识又了解计算机技术的复合型人才，根据新时代的要求，及时改变人事档案的管理方法，顺应时代潮流。

3.加强软硬件设施的完善

人事档案数字化管理工作的推进及完善离不开软件和硬件设施的完善。因此，对于档案管理部门的数字化建设应列入部门预算当中，通过资金上的支持保证档案管理部门在技术上的需要，通过先进的器材保证人事档案的妥善保管。根据《档案法》《人事档案管理制度》《干部人事档案数字化技术规范》等相关规定，建立符合新时代人事档案数字化管理需要的数据库，做好人事档案数字化的利用、档案的转接以及档案的保密工作。并且加强对于档案管理工作人员的培训，加强人才管理，从硬件设施到软件配置对人事档案管理工作做好完善措施。

4.完善人事档案数字化流程

采用合理的工作流程和科学的管理体系，有利于人事档案数字化管理这项工作长期、可持续的发展。对于新时代的人事档案数字化管理工作应该采取以下几点：

（1）查漏补缺，根据目前保存的人事档案进行筛查，对于缺页、漏页的档案进行排查，并且逐一核实。确保人事档案资料的完整性;

（2）编码排序，对于筛查完成的档案进行编码分类，并根据规定进行整理和排序;

（3）建立目录，根据已经筛选好的档案进行目录录入，确保目录好档案内容一致;

（4）录入电脑，根据已经核查完毕的人事档案进行数据扫描，扫描图像，并做好图像的纠偏工作，确保电脑录入的内容与纸质档案内容一致。

5.强化人事档案管理思想意识

目前，人事档案的管理工作开展的比较困难的主要原因是因为员工对于人事档案不够重视。造成这种现象的主要原因是因为员工在高校学习的过程中，在校老师并没有针对学籍档案做出明确的讲解，只是将档案转接工作作为一项任务交代给学生，让学生去完成，但并没有讲解具体的原因，从而致使部分学生忽略档案的重要性。因此，加强档案管理思想意识，需要从改变学生对于学籍档案的重视程度开始，通过详细的描述，让同学们意识到档案对于今后的工作、学习的重要性，从而培养同学们妥善处理档案的意识。在毕业之后，应当积极督促高校毕业生尽快完成学籍档案的转递工作，并与当地的人力资源和社会保障局人事档案管理科的工作人员进行核实，从而达到顺利转递学籍档案的目的。

六、结语

随着时代的进步，对于人事档案的管理也逐渐趋于数字化，通过数字化的技术不仅降低了人事档案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保护了档案的原始样貌。但是，无论是传统的个人档案管理模式，还是数字化的个人档案管理模式，相关的工作人员都需要不断完善自身能力，加强业务水平，增强责任意识，才能真正发挥人事档案数字化管理工作的有效性与实效性。

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（作者单位：湖南省长沙市长沙县人力资源公共服务中心）