档案信息化建设在医院人力资源管理中的作用

■田云峰 王 伟 杜姗姗/泰安市中心医院

人事档案指的是人事管理中形成的一种记录文件，这些文件中真实的反映出个人的政治面貌、个人经历以及品格作风等问题，是医院进行人员选拔、调动、聘用等人事管理方面的重要依据，也是人才信息的主要存储方式。医院的高学历、高职称人才比较多，人事档案内容也比较复杂，通过人力资源档案的信息化管理有利于人力资源开发和服务，对医院人才管理以及素质建设等都具有重要作用。

一、医院人力资源管理档案信息化建设的作用

(一)提升人力资源管理效率

医院传统人力资源管理工作中主要采用手工方式对人力资源资料的收集、归档和管理，在工作实施中需要投入大量的人力、物力和财力，而且工作效率低，工作内容繁复，难以适应新时期人力资源管理要求。随着人力资源档案管理的信息化发展，使得档案管理人员能够从繁杂的人工劳动中解脱，在人事档案信息查询、统计等方面都更加便捷，降低档案管理人员的工作量，提升人力资源管理效率。

(二)有利于人力资源信息整合与共享

通过人力资源信息化建设有利于对医院各个科室医务人员信息的整合，医院中包含多个科室，包括医务科、护理科、人事科、财务科等。不同部门人力资源的信息如果处于分散的状态，都保存在各自的科室中容易使管理人员无法对医院中各类人员的情况进行全面掌握。人力资源信息化管理能够促进医院领导对全员人才队伍整体情况的了解，做好医院各科室人员调整和资源分配工作，保证人力资源信息服务的及时性、全面性和可靠性。同时充分发挥人力资源管理档案在人才的选拔、考察以及人力资源队伍建设等方面的作用。

(三)保证人力资源管理工作的高效化

人力资源管理工作并不是一种静止、一次性的管理方式，而是随着时间发展不断增长和补充的形式。通过人力资源档案管理信息化发展，能够实现人力资源档案管理的网络化、数字化建设，保证人力资源数据库全面、可靠、系统化发展，保证人力资源管理工作的立体化、动态化发展。

二、医院人力资源档案信息化管理的问题

(一)信息化制度不完善

人力资源档案是能够对一个人简历、经历以及工作情况等各个方面进行全面反应和记录的一种原始材料，其自身具有机密性、现实性以及动态性的特点，为了保证人力资源信息采集的准确性、客观性和及时性，必须要做好对信息来源的安全录入和信息保密，保证人力资源管理工作的规范化和制度化。但是在实际工作开展过程中，由于人力资源档案涉及到的部门比较多，信息来源复杂，使得信息录入过程中随意性加强，导致信息不完整。此外，由于信息的保密意识以及安全意识不足，无法按照程序进行操作和数据备份，导致人力资源信息档案管理中存在严重的安全隐患。

(二)软件建设不完善

随着内外环境的发展，市场经济的变化，档案工作呈现现代化发展趋势，档案工作面临很多要求和考验，而一部分医院仍然沿用传统的档案管理经验和方式，导致档案工作实效性不强，这也是软件建设不足的主要体现。另一方面，科学技术的发展使得人力资源档案信息管理系统得到普遍应用，人力资源管理软件中融入了医院员工的基本信息，包括个人经历、学历、学位、调动以及技术支撑等方面的内容，虽然通过信息化建设提升人力资源信息管理的效率和能力，但是功能不健全，数字化能力低，存在信息重复录入和重复管理情况，因此这些软件在使用功能方面只体现在对简单报表的编制以及相关档案信息的查询。

(三)档案信息数据库维护不及时

医院人力资源档案管理工作是动态性的形式，会随着医院人力资源的变动不断的更新和补充，因此人力资源档案信息数据库也是一个动态变化的形式，档案管理人员需要做好对数据库中数据的更新工作，包括学习进修、工资晋升以及年度考核等，并保证信息的真实性、准确性。但是在实际的工作中档案管理技术人员没有结合人力资源管理数据进行补充和更新，导致档案管理数据库的信息无法真实反应。

三、医院人力资源档案信息化管理对策

通过以上分析可知，医院人力资源档案管理工作中仍然存在很多问题，导致医院人力资源信息化管理工作难以有效落实，因此需要结合这些问题采取相应的解决对策，提升人力资源档案管理工作效率。

(一)加强对人力资源工作机制的完善

医院人力资源档案管理工作中，需要从技术、管理以及业务三个不同的方向对档案信息化管理的流程和体系进行规范，保证人力资源档案管理信息的全面性和准确性，使电子信息在收集、分类、存储等环节都能够做到有据可依。第一，做好医院人力资源档案管理信息的采集和录入制度完善工作，同时在档案信息的录入和采集过程中都需要保证规范性，并对档案信息资源库的内容进行丰富和完善；第二，加强对档案信息系统的管理和定期维护，保证档案信息数字化管理工作的规范化，使档案信息化系统能够可靠、规范运行，同时保证系统管理的统一性；第三，制定安全的线上查询、保密制度，完善保密体系，保证人力资源管理系统的安全性、可靠性。

(二)加强信息化系统平台的健全

医院人力资源档案管理信息化建设中必须要先建立一个规范的、统一管理系统。当前医院人力资源管理工作中信息化建设的依据主要以《信息结构体系》为基础，同时也对人力资源档案管理系统的建设提出更高要求。医院人力资源档案管理系统的选购和开发过程中，必须要严格按照标准和规范进行，结合单位的具体情况，尽可能采取更科学、合理的人力资源管理系统，并按照标准要求对信息系统进行升级和完善，使人力资源管理系统中能够包含人力资源中基本的信息、档案目录数据以及档案数据的采集、管理、查阅等功能模块。此外，还可以加入一些考勤管理、合同管理等方面的功能模块。

(三)做好信息数据库的规范

医院人力资源档案信息化管理工作中信息数据库建设是基本的设备，人力资源档案信息化系统是一个动态的系统形式，必须要进行定期维护、更新，保证人力资源档案信息管理的真实性和准确性，充分发挥人力资源信息系统的作用。同时规范、完善的人力资源档案信息数据库建设中，需要保证档案信息的真实性和完整性，才能够保证人力资源档案查询、管理以及分析工作的有效开展。提升医院人力资源管理工作的质量和效率，为人力资源工作的开展提供现代化服务。

四、结语

综上所述，人力资源档案管理在医院管理中具有非常重要的作用，是医院各个科室人员入职、离职、晋升、评职称等方面的重要依据。其中记录着医院人力资源的基本信息以及成长经历。但是传统人力资源档案管理中主要采用的为人工管理方式，管理效率和质量不足，而且准确性不强，随着信息化建设，医院人力资源档案管理工作的质量和效率有所提升，但是从当前情况来看，其中仍然存在很多问题，还需要针对这些问题提出相应的解决对策，从而推动该项工作的可持续发展与进步。