疫情防控期间档案资料的管理

作者简介：段雪琴（1981.11-），山西省忻州市人，女，山西大学行政管理本科毕业。

摘 要： 新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，党中央、国务院高度重视，习近平总书记亲自指挥、亲自部署，多次作出重要指示，山西省委、省政府将疫情防控工作作为当前头等大事全面贯彻落实。做好疫情防控工作，同时做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的收集归档工作。现就特殊时期档案归档工作中的流程和技巧一一阐述。

关键词： 新型冠状病毒肺炎疫情防控档案;管理

【中图分类号】G478     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.279

1 统筹做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的收集归档工作

新型冠状病毒肺炎疫情防控档案是指国家机构、社会组织以及个人在新型冠状病毒肺炎疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。这些档案既是党和政府领导人民抗击新型冠状病毒肺炎疫情的真实记录，也对正在进行的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考和借鉴价值。要高度重视，采取有效措施，指派专人，明确职责，通过电话、传真、QQ、微信等方式将档案工作要求传达到疫情防控主要部门和一线相关工作人员，在做好个人安全防护的前提下，统筹做好疫情防控档案的收集工作，确保疫情防控档案在第一时间得到有效收集和安全保管。

2 我局积极做好疫情防控档案整理工作

鉴于这些，我局结合忻州市疫情防控指挥部下发的各种文件，积极做好疫情防控档案整理工作。

2.1 制发文件，抓好建档。局领导高度重视，制定档案收集计划。针对新冠肺炎疫情防控展开专门性的调查收集，对医院新冠肺炎防控及援鄂医疗队员的资料进行收集和记录，对档案进行系统分类、梳理、编目、保存。建立健全新冠肺炎疫情档案收集管理机制。主动对接相关科室，了解掌握文件材料形成情况，结合工作实际制定了《新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档清单》，明确了档案收集的流程、整理标准等，为高质量做好档案材料整理移交奠定了基础，让真实留下“脚印”。尤其是对支援湖北武汉的医护人员档案要做的详细，醒目。作为抗疫英雄，必须要在档案中留下浓重的一笔。

（1）下发了《关于征集新型冠状病毒感染肺炎疫情防控相关档案资料的通知》、《关于进一步做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》;并逐一落实学习情况，做到每一个文件都有回访记录。

（2）在前期派专人到市新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组办公室、市疾控中心、卫健局及相关镇办、社区等单位重点督促征集疫情期间的相关文件材料;合并，整理，分类，归档。

（3）再次抽派专门业务人员上门进行业务指导、协助做好资料的归档整理，全程服务工作。目前，已收集归档疫情防控文件资料1600余份、疫情防控照片资料300余张;随后将进一步加大力度进行全面指导，征集工作，力争将反映新冠肺炎疫情防控期间形成的各类重要文件材料全面收集整理和归档、接收，做到应归尽归，应收尽收，确保齐全完整接收进馆，为今后疫情防控档案查找利用留下重要的历史资料。

2.2 结合多媒体技术，创新收集方式，确保档案完整。新冠肺炎疫情防控档案工作按照“单独归档，各归各档”的思路开展;

（1）按照归档文件来源、时间、内容、形式等反面的异同，进行层次化、类别化的分类归档整理。

（2）按照会议材料、工作方案等确定类目，力求简单明晰，层次和类目一目了然。归档文件按照“事由原则”进行排列。建立忻州市新冠肺炎疫情防控档案专号，将忻州市疫情防控指挥部下发的相关文件材料、在此次疫情防控期间所形成的材料全部纳入其中进行整理。充分发挥其对工作查考研究和经验借鉴的重要作用;

（3）结合实际，明确疫情防控工作文件材料的归档范围。以随时形成、随时收集、随时归档的方式，确保新冠肺炎防控文件材料齐全完整、保管安全。凡是在疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等真实记录，都应当纳入收集归档范围。要求各级各单位指定专人，认真做好疫情防控文件材料的收集、归档工作，截止目前，疫情防控文件材料已收集整理纸质文件材料、实物档案，照片档案，电子文件材料，音视频资料若干件。

2.3 认真落实，坚持值守。疫情发生以来，我中心认真落实市、区两级疫情防控重要指示精神，把疫情防控作为当前重中之重的工作来抓，机关干部全力以赴做好社区防控值守保障任务。在完成值守的同时，我中心多措并举，为群众提供档案查询利用服务，保证了档案利用服务不间断。在档案利用过程中也要注意安全防护。

（1）加强档案利用服务工作。疫情防控期间，我局档案管理中心为各业务处室抗疫工作提供档案查阅利用服务，提供纸质档案利用2次15卷，电子档案利用53次49卷，确保疫情防控期间档案服务工作不间断。

（2）保障檔案实体无菌管理。针对档案借阅工作，中心安排专人联系调阅。同时，加强档案室卫生管理，细化消毒防疫措施，提高全体干部职工的个人卫生防护意识，制定快速应急处置方案，及时对入库档案进行消毒，确保档案实体无菌保管。

（3）开展全面隐患排查。档案管理中心严格执行档案安全管理各项规章制度，开展全面的隐患排查，做好每日检查记录，确保疫情防控期间档案库室、档案实体、档案信息的安全。下一步，中心将继续配合做好全系统疫情防控工作，并进一步细化措施，确保疫情防控期间档案服务工作有序开展。

3 疫情期间，档案的查询服务，要透明，要有序，更要安全。

3.1 提前预约，分批查阅。为保证疫情期间的安全，要提前通过公众号，微信等方式预约，分批开放，中间要做好消毒工作，确保不接触，无感染。

3.2 出示“健康码”和“行程码”。（1）“行程码”显示未经过湖北、北京、黑龙江，且“健康码”为绿码的人员，才能申请。（2）“行程码”显示经过湖北、北京、黑龙江但未经过重点区域，且“健康码”为绿码的人员，需提供7日内经当地核酸检测呈阴性的证明或者新冠肺炎igG抗体检测呈阳性证明，方可申请。经检查没有核酸检测证明的，应在本地进行核酸检测，检测结果未出前，进行居家隔离观察。“行程码”显示14日内经过疫情严重区域，如“健康码”是黄码或者红码，要及时记录，并上报上级疫情防控部门，且协助上级疫情防控部门对这类人员进行14天集中隔离医学观察，并进行核酸检测。以防止扩散，确保所有人员的生命安全。以上三类人员的档案，要及时记录，随时跟踪，有头有尾。（3）查阅过的档案，要做好消毒处理工作。每查阅一次，消毒处理一次，中间要有充足的时间间隔，以确保无交叉，无直接接触。

4 结束语

档案工作要细致，要真实，更要做到方便查询。这就要求档案工作人员前期的工作要做到位，每一步，每一个环节都不能出错，还要分门别类的整理好，随用随取，方便快捷。