大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

李斯佳

摘 要： 档案管理工作是各行业日常工作的重要组成部分，档案资料对于各企业来讲都是宝贵的资源，能为企业发展的下一步目标制定起参考作用。大数据时代为档案管理工作提供了便利，但随之而来还有许多问题需要解决。

关键词： 大数据;档案;信息化管理;策略

【中图分类号】TP3     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.278

1 档案信息化分析

基于现代科技的快速发展，档案管理逐步成为各领域可持续发展的核心构成部分，但传统档案管理工作方式落后，档案收集效率低、管理制度滞后，且管理方法不科学，应尽快转变人工档案管理形式，转为信息化管理方式。对于档案信息化而言，是指在档案管理工作中融入信息技术、网络手段、计算机技术等，对档案资源进行有序整理与归纳，档案管理信息化迎合了新时代发展的现实要求，以计算机技术和信息技术为指导，对档案信息进行传递、接收、存储与利用。在档案管理信息化建设中，应遵循规范性原则、安全性原则和效益性原则，以制订相应标准、规范和法规为前提，加强对网络技术的研究与开发，最大限度地保护档案信息不被窃取和盗用。

2 当前档案管理信息化的问题

2.1 数据结构不统一

不同类型的档案数据格式存在差异，档案管理人员在整理归档时需要投入精力将档案资料的格式统一，拖缓了档案管理速度。这种问题的产生主要是由于传播的载体特殊，若将不同格式的资料直接归档容易造成文件损坏丢失，造成不可逆转的损失，因此想尽快普及档案管理信息化技术应解决数据结构不统一的问题。

2.2 档案信息化利用与管理能力有待提升

当前全国档案信息化建设无论在软件上还是硬件上投资都是巨大的，基础设施设备基本可以满足信息化建设工作的需要。但是由于档案管理人员在信息化功能的使用上操作水平欠佳，使用不妥当，管理不规范等，造成使用率低下。由此可见，档案信息化管理人员利用信息技术的能力及管理效率必须得到有效提升。

2.3 档案的共享与服务问题

档案终究是要用的，是为了各项工作而服务的。然而，由于纸质档案的关系，一份档案往往同时只能由一个群体使用，若是有两个及以上群体同时需求，就需要等待。而纸质档案的材料又决定了很难对同一资料进行多份存储，否则就会带来存储成本的大幅提升。再者，在以往的檔案管理工作中，若同时需求大量的资料，那么工作人员查看起来也并不方便，也很难根据自身的需要而对档案进行标注，毕竟档案不是为了一家服务的，这就导致即使拿到了档案，工作人员也往往需要花费大量的时间在资料的查找上。这几点综合起来，就使得以往的档案管理工作之效率不够理想。

3 大数据时代档案信息化管理工作的策略

3.1 不断优化档案管理人员的结构

首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该组织档案工作人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识，提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。随着科学技术的快速发展，在大数据时代对于档案进行管理，对管理人员提出了更高的要求，为了能够更好地进行档案管理，机关单位应引进一些专业人才，提高档案管理人员的综合素质水平，不断优化人才结构，使更多的年轻人愿意从事档案管理工作，成为档案管理的中坚力量，而年龄较大的工作人员应辅助年轻人做好档案信息化管理。

3.2 引进配套设施，提高安全性和稳定性

提高预算比例，配置与档案管理信息化建设相适应的高质量、性能优良的软硬件设施，避免受到电磁干扰及辐射等因素的影响，从源头上降低设备损毁概率，切实提高档案管理信息化的安全性和稳定性。与此同时，各企业档案管理部门还应根据自身发展水平，开发出适合自身企业档案管理部门的信息化系统，对档案管理人员也要提出更全面的要求，不仅要熟悉电子文件特征，还要对电子档案进行全程规范管理，掌握扎实的计算机技术和网络安全防护知识，对新旧档案资源实施统一规划和管理，根据实际情况制订长远规划，将档案改革工作落到实处。

3.3 提升档案信息管理手段

目前许多企业正在使用双轨并行的档案管理手段，在日常管理工作中逐步将档案储存的重心转移到电子档案上，且传统的档案管理手段逐渐无法满足档案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等级显得十分重要。企业可以引导档案管理人员转变工作理念，学习新的档案管理理念应对日常工作。此外，应加大对档案管理工作的资金投入，将原有的档案管理手段中精华部分保留，再根据大数据时代的档案管理需求进行优化改革，实现两种管理手段的平稳过渡，不至于因升级管理手段出现工作失误。同时要注意档案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段时间的铺垫准备才能实现。例如，某企业在实施档案管理手段升级工作时将原有的管理方法逐条分析，将与企业发展和档案管理工作不相适应的部分去除，再在实践中逐步制定新的档案管理办法，这样的管理手段有助于避免因突然改变档案管理手段产生工作失误，保障了企业发展的平稳顺利。

3.4 普及信息认知，扩大应用范围

想要在大数据时代下做好档案管理的信息化工作，最后还要从档案管理的应用角度来进行考虑。相比于以往，信息化模式下便捷的信息交流和沟通方式使得档案管理部分的服务工作变得更加通畅，其应用范围也应该得到相应的扩大。但同时，这些工作的高效都是建立在信息化的基础上的，如果档案应用部门的工作人员对于信息技术没有一个基础的了解，那么其对于档案的应用效率也很难提升。因此，让更多的人认识和熟练信息技术，是扩大档案管理应用范围内的前提。

结论：在大数据时代对档案信息进行数字化、信息化管理是一项非常繁重的任务，机关单位必须进行整体规划，确定合理的目标，不断学习先进的技术，优化档案管理措施，建立完善的信息管理平台，转变以往的管理理念，使用各种先进的管理技术和管理模式，提高档案管理的效率。

参考文献

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