基于设备档案在疾病预防控制中心档案管理中的重要性

连刚强

【摘  要】随着科技的发展和进步，设备的更新速度更快，疾病预防控制中心也在引进和使用先进的新型仪器、设备。设备档案管理工作的开展是疾病预防控制中心档案管理工作开展的重要环节，在疾病预防控制中心档案管理中发挥着重要的作用。论文主要探究分析了设备档案在疾病预防控制中心档案管理中的重要性，提出设备档案管理的策略和方法，希望对相关工作的开展有所帮助。

【Abstract】With the development and progress of science and technology， the update speed of equipment is faster， and the center for disease control and prevention is also introducing and using advanced new instruments and equipment. The development of equipment archives management work is an important link in the development of archives management work of center for disease control and prevention， and plays an important role in the archives management of center for disease control and prevention. This paper mainly explores and analyzes the importance of equipment archives in the archives management of center for disease control and prevention， and puts forward the strategies and methods of equipment archives management， hoping to help the development of relevant work.

【关键词】设备档案;疾病预防控制中心;档案管理;重要性

【Keywords】equipment archives; center for disease control and prevention; archives management; importance

【中图分类号】R197.2+1                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）10-0036-03

1 引言

档案管理工作的开展，在推动单位的各项工作协调化、有效化、高效化运行方面发挥着重要的作用。随着医疗改革的推进和科技的进步，疾病预防控制中心引进和使用了大批的高水平的、新型的卫生检验检测设备。设备档案管理工作的开展，有助于推进设备的规范化使用，加强设备使用管理的效果，提高设备使用和配置的效益。因此，在推进医疗公共卫生体系建设的过程当中，需要构建完善的疾病预防控制中心档案管理机制，做好设备档案管理工作。

2 设备档案在疾病预防控制中心档案管理中的重要性

2.1 提升整体档案管理的水平

设备档案管理是疾病预防控制中心档案管理工作开展的重要内容和环节。疾病预防控制中心在发展和完善的过程中，引进和使用了卫生检验检测设备等医疗相关的仪器设备，通过做好相关的档案管理工作，能更加全面地、准确地了解和掌握相关的信息资料，如设备的数量、使用情况、生产年份、使用期限、使用寿命、性能特点、维护周期等，在此基础上进行合理的规划与综合性的管理，确保设备的使用和配置更加合理。通过这一环节工作的开展，确保疾病预防控制中心的档案资料更加完整，档案管理体系更加完善，提升档案管理水平。

2.2 保障疾病预防控制中心的正常运行

設备档案记录了设备报批、购置、安装、验收、使用、保养、维修及报废等所有的记录和信息，通过实施全面的、动态化的管理，认真做好相关数据资料的收集、整理、归纳和分析工作，有助于更加客观、更加完整、更加连续性地反映疾病预防控制中心设备的运行状况、使用状况、配置状况。通过做好设备档案管理相关的工作，及时地了解设备的最新情况，通过有效的沟通协商，根据实际的需要，科学地对设备的使用和配置进行调整，从而更好地满足日常工作的需要。了解设备的具体情况，方便设备管养工作的开展，根据实际的需要采购设备，从而确保疾病预防控制中心的正常运作。

3 疾病预防控制中心设备档案管理的现状和存在的问题

3.1 管理方式比较落后

尽管疾病预防控制中心的档案信息管理平台在创新发展，但是整体上来说，并没有将档案管理工作的开展作为其工作的重心进行，在这方面的重视程度和投入力度仍然不够，相关的配置不完善，基础设施不健全，管理人员的专业化水平有待提高，信息化、数字化管理的程度不高，缺乏连续性的、全面性的管理，从而影响了档案管理工作实施的效率和准确性。

3.2 管理人员的水平有待提高

档案管理人员的专业化水平不高，存在兼职的现象，而这部分人员缺乏全面的、系统化的档案管理知识，缺乏充足的经验，在管理工作开展的过程当中，无法准确地识别信息，存在档案归类不准确、档案错误的情况，从而影响了档案的查阅。人员的素质和能力参差不齐，工作的过程当中态度不够端正，工作的积极性不高，在工作的过程当中过于被动，存在责任和工作的内容不够清晰明确的现象，导致档案管理工作的开展比较混乱。此外，部分人员的计算机应用能力不强，影响了设备档案的信息化、数字化发展。

3.3 管理过程不规范

现代档案管理工作的开展过程比较复杂，档案资料信息内容比较多，且内容比较繁杂，如仪器设备申报、购置、使用、维护、计量、降级、报废等，影响设备管理的因素比较多。但是在管理的过程当中，存在着不规范、不全面的现象。例如，设备档案的信息收集不全面，整理和归档工作不准确，影响了档案的使用和配置;再如，在文字材料管理方面不规范，很多的设备申购、论证、审批文件长期停留在采購人手中。由于一些不规范的行为，导致档案资料的流失等，影响档案资料的准确性和全面性。

4 疾病预防控制中心设备档案管理的优化策略

4.1 加强重视，加大投入

①加大资金的投入和提高重视的程度，配备和完善相关的设施，确保档案的准确性和完整性。将现代信息技术运用到档案管理工作当中，实现动态化的、全面完整的管理。通过这样的方式，及时地发现和解决问题，实现资料数据的共享利用，方便资料信息的查阅、下载，简化了设备档案管理的复杂程序，避免了各环节资料信息移交等过程中导致的数据信息遗失等问题，在提高设备档案管理工作效率的同时，也使管理工作更方便。在积极推进信息化建设的过程当中，需要做好网络安全管理维护工作，避免网上信息的泄露和遗失。例如，A疾病预防控制中心在积极地推进档案管理工作的数字化、信息化建设过程当中，根据实际工作开展的需要，购入了一批计算机及相关设备、互联网设备，加强了信息化、专业化人才的培训，方便档案管理工作的开展。

②加强设备档案管理方面的宣传，促使疾病预防控制中心的成员对于设备档案的管理有更加全面的、更加深入的了解和认知，强化相关人员的责任意识，促使其更加明确设备档案管理工作的范围、类别及各自的职责。例如，A疾病预防控制中心在日常工作开展的过程当中，把设备档案管理归入其质量目标管理体系中，设置了专门的档案管理委员会，由相关的管理人员共同的组成了一个管理的团队，实现对设备资料的全面、动态化管理，鼓励支持其他部门积极地配合和参与设备档案管理工作，做好档案信息的收集、整理等相关工作，掌握最新的设备仪器的情况和信息，以有效地规避设备档案管理中的漏洞、失误等问题，同时，提高了设备的使用和配置效率。

4.2 加强对管理人员的培训

①定期地组织相关的培训活动。根据工作的特点、实际需要和工作中存在的问题，开展更具针对性的培训，强化培训的效果。提升档案管理人员的基础素质，端正其工作的态度，促使相关的人员在日常的工作过程当中明确自身工作的内容和工作的职责，并在实际工作开展的过程当中认真地执行和实施。

②提升管理人员的能力，提升其计算机能力和档案管理专业化知识水平。实现全面的、动态化的管理，积极地推进设备档案的数字化管理、信息化管理。更加全面、更加系统化地了解设备档案管理的知识，提高信息的识别能力，准确、全面地做好设备档案相关资料的收集、整理、分类、归档、存储工作。

③既要做好实体设备的管理工作，又要做好相关文字资料的管理工作，确保设备档案更加全面、更加准确。此外，还需要做好存储的档案信息的安全管理工作，规避档案信息的遗失、丢失情况。例如，A疾病预防控制中心购入一批仪器设备，档案管理人员需要协同相关的部门对这批设备进行验收入库，之后再将相关的装箱清单、说明书等资料进行归档管理，在归档的目录中明确标注到货日期、归档日期等基本信息。针对后期的设备的增加、升级、维修等相关的信息，需要及时进行补充。通过这样的方式能够确保档案信息更加全面，方便档案信息的查阅，提高设备仪器的配置和使用效率。

4.3 确保管理工作更规范

①针对复杂化设备档案管理工作的开展，需要确保其管理工作执行和实施过程中的规范性，完善相关方面的制度，强化制度的保障和约束。例如，A疾病预防控制中心在设备档案管理的过程当中，针对本单位的实际工作情况，制定了相关的规章制度和管理的手册，对于本单位购入超过5万元的检验、监测、医疗、消杀等相关的设备都需要进行归档管理。档案人员需要参与设备购入的各环节，认真、全面地做好相关方面的记录工作。

②认真做好对设备监测、设备维修的相关记录的管理工作，准确、全面、客观地反映设备的实际运行状况、设备的性能、设备的寿命等相关信息，提高设备的配置和使用效率，更好地发挥设备的功能。通过做好设备维修、报废档案管理工作，方便在设备故障时查询导致故障的原因，更快速地解决设备问题。

③对设备档案进行集中化的、统一化的管理，由专业的管理人员负责档案管理工作的开展，不同的管理工作由不同的人员负责，确保各司其职，积极配合，从而更规范地进行档案管理工作。

5 结语

综上所述，设备档案管理工作的开展在疾病预防控制中心档案工作中发挥着重要的作用，有助于提高疾病预防控制中心档案管理的整体水平，确保档案信息更加完整、全面，推进疾病预防控制中心的运行和发展。因此，针对设备档案管理需要提高重视程度和加大投入力度，提高档案管理人员的综合素质，积极推进管理工作的信息化建设，构建更加完善的管理体系，实现更加规范化的管理，提高设备档案管理的效果和水平。

【参考文献】

【1】万蓉.设备档案在疾病预防控制中心档案管理中的重要性探讨[J].职业卫生与病伤，2013（05）：312-313.

【2】张艳琼，徐洪吕.曲靖市疾控系统医疗仪器设备档案现状与对策分析[J].中国当代医药，2014（09）：152-153+156.

【3】张琳.试论加强疾病预防控制中心档案管理的方法和注意事项[J].办公室业务，2014（13）：206.