在医院档案管理中存在的不足及6S精细化管理理念的应用现状

周彦东,张金波

【摘要】人们的医疗服务需求随着社会的不断进步和发展、经济实力的提高以及文化水平的提升越来越丰富。医院是患者诊断和治疗疾病的重要场所，能够有效保障患者的生命健康，让其回归正常的家庭与社会。医院档案是一项纪录历史、传承文化、服务社会的工作，是医疗发展的重要基础支撑性工作，需要注重档案管理，有助于医院的可持续发展。

【关键词】医院;档案管理;6s精细化管理理念;应用现状

【中图分类号】R197.32        【文献标识码】A 【DOI】10.12332/j.issn.2095-6525.2020.14.284

档案管理是医院日常管理工作中的重要组成部分，不仅包含患者病历资料，同样也还包括医院人事改革、变动以及党政工作资料等，其管理质量高低会直接影响医院运行及健康发展[1]。随着医疗改革的不断推进以及现代医院管理制度的建立，再加上医疗模式与范围的不断增加和扩大，让档案信息数量也在不断增多，医院档案管理工作面临巨大挑战[2]。将6S精细化管理应用于医院档案管理过程中，能不断推动档案管理工作走向制度化、规范化、流程化道路，能够更好的为医院整体发展服务。

1  医院档案管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

目前医院档案管理中，还存在传统管理观念，缺乏系统、完善的管理制度，在档案收集、整理、分类保存等工作中未有统一的标准流程，档案管理工作人员依据自身经验进行管理工作，易让档案管理出现资料不全、保密性不高、档案内容混乱等问题，严重影响档案管理效率[3]。此外部分医院还有人员分工不明确，未有监督管理制度制约，易出现档案重复、缺损、归档不及时等问题，且还有档案管理工作有由科室、部门自行管理的情况，档案管理工作质量大大降低。

1.2档案管理人员专业性不高

当前医院的档案管理工作人员是大多数医院年龄比较大或者接近退休的员工，缺乏档案管理的专业知识和技能，人员的构成和编制不合理。并且很多医院对档案管理部门的重视程度不够，因此在工作人员的选拔当中对专业性要求不高。且在实际工作中，对工作人员岗位设置没有经过认真的思考和分析，难以满足现代化高效、高质量的管理要求，不能有效对管理内容进行汇总、分析，工作效率低下，档案管理的质量不高，查询档案比较缓慢，也不能保证机密性档案的安全，给医院的发展造成阻碍。

1.3硬件设备不足

医院档案的高效发展离不开硬件与软件的支持，而软件开发人员受（1）医院领导者未能充分重视档案管理发展，资金投入不足;（2）医院档案管理还未有科学、明确、完善的体系制度;（3）医务工作人员不能充分利用现有的软件和设备进行开发研究，会造成资源浪费等因素的影响会导致所需的硬件与软件的实际应用与院内匹配不合理，影响医院档案信息化建设的有序性。

2  6S精细化管理理念

6S精细化护理管理理念是一种新兴管理模式，它基于整理（Seiri）、清扫（Seiso）、整顿（Seiton）、素养（Shitsuke）、清洁（Seiketsu）、安全（Safety） 6个环节，根据工作地点、环境以及工作性质来管理相关人员，对每个工作环节都进行了整理整顿，能够全面提升工作效率和工作质量[4]。6S本质是一种执行力、强调纪律性的医院文化，能为医院其他业务提供优质管理平台，将其应用于医院档案管理时间中，能促进医院档案工作的不断进步。

在王亚萍[5]等人的研究报告中提到，将6S精细化管理应用于西药库房管理中，医院西药库失效药品，出库差错率均有下降，库存账物相符率明显提升，工作效率显著提高，看出该管理理念具有较高的应用价值。

其在档案管理中应用：（1）整理：医院档案管理部门需要对各个科室的文档归纳整理，制定归档标准，对归档的文件材料进行判定，节省医院空间、避免人力、物理和财力的浪费。（2）清扫：制定办公室工作场所规定制度，工作环境保持干净整洁，日常对库房进行清扫，良好的工作环境有助于提高工作人员的工作积极性。（3）整顿：分析医院档案室管理现状及存在的问题，规范档案管理流程，将各项管理工作细节化，将数量庞大、成分复杂的档案按照特定的规律进行整理存放，编制多种检索工具，以便能快速、准确地查找所需档案，提高档案利用率。（4）素养：医院档案管理工作要求工作人员保持良好的工作态度和服务态度，其是一项复杂、细致、繁琐的工作，需要保障管理工作人员团队的专业性。注重资金投入，吸引先进的管理工作人员，为档案室管理工作的不断进步和发展做准备工作;加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员对互联网的使用能力，学会如何将档案录入系统，并且还要掌握档案系统的维护措施，提升其档案知识管理领域和综合业务水平，更好地服务于档案管理工作，塑造良好的职业形象，促进医院档案管理工作的科学发展[6]。（5）清洁：将档案整理、清扫进行制度化，营造良好的工作环境，始终保持档案室环境清洁状态，另外每份文档在收集、整理过程中也需要保持干净、完整。（6）安全：包括从事管理工作人员的身体安全、档案安全以及信息安全。定期或不定期对档案进行安全检查，注重档案流动的安全防护，另外还要加强对工作人员的安全教育，充分了解档案管理工作的核心要点，避免出现信息泄露情况，提高档案管理工作效率。

3  总结

医院是提供医疗服务的专业机构，档案资料是医院发展的重要无形财富，在医院管理和建设中有积极作用，注重医院档案管理，可以有效的提高管理质量和服务质量，实现全面性、时效性和准确性。了解现实档案管理存在的问题，采取有效的管理措施，能够促进医院的发展，利于我国医疗事业的进步和发展。

参考文献：

[1]熊家瑛. 浅谈6S精细化管理在医院档案管理中的应用[J]. 办公室业务， 2020， 349（20）：144-145.

[2]孙丹丹， 武海萍. 6S精细化管理在医院档案管理中的运用[J]. 办公室业务， 2020， 330（01）：130+132.

[3]魏红焕. 医院档案管理中精细化管理的应用探析[J]. 基础医学理论研究， 2020， 2（1）：7-8.

[4]趙奕博. 论精细化管理在医院档案管理中的应用[J]. 智库时代， 2019， 185（17）：221+223.

[5]王亚萍， 朱妮妮. 探讨6S精益管理在西药库管理中的运用[J]. 健康大视野 2020，000（8）：2074.

[6]石绍忠. 精细化管理在医院档案管理中的应用[J]. 现代经济信息， 2019， 000（021）：77.