企业档案管理工作的重要性分析

周紫君

摘要：伴随着社会经济的高速增长与时代不断进步，行业竞争日益激烈。在企业管理实践中档案管理工作非常重要，企业档案记录了企业的发展历史，可以通过参考为未来发展制定决策提供帮助，实行档案管理工作创新发展对企业未来发展具有现实意义。本文探讨了档案管理工作的重要性，分析了企业档案管理中存在的问题，并提出了企业档案管理的新思路。

关键词：企业档案管理;重要性;问题;思路与措施

1档案管理的重要性

档案的录入与管理在一个企业开始运营的时候是有必要存在的，企业的档案记录了企业的创办时间、创办基金、股东等等，这些直接的影响了企业的发展和未来企业的规模。档案直接记录着企业的发展历程，还涵盖了大量的科技信息和发展优势，能够让企业更好的抓住机遇，迎接下一个挑战。档案管理是企业的根基，它包含着企业所有的数据。如果没有好好的对企业档案进行管理，导致档案混乱甚至是丢失，都会给企业带来不良的影响，甚至还会让企业不能够继续发展下去。一个企业的档案管理是否优秀，直接影响着这个企业能否更好的适应时代和社会的发展，以及市场经济的管理，促进企业的飞速发展。企业档案往往记录着比较重要的内容，对它进行保管不是一项简单的工作。档案的丢失会给企业未来的发展埋下一颗定时炸弹炸弹，不知道什么时候就会让企业发展停滞。如果将企业档案管理的井井有条，那么公司的发展也有可能更加的顺利。

2企业档案管理目前存在的问题

2.1  档案管理力度不够，工作质量不平衡

企业日常管理中存在着各行业的通病，在具体管理流程中对不同方面的重视程度不同。很多企业重视企业发展中的建设，但是建设完成之后会忽视后期的管理。在利益驱使作用下，会过分关注利益从而忽视管理，企业为了减少日常运营成本会降低管理方面的投入，因此在管理过程中容易导致资金不足。企业管理力度不够，导致员工缺乏工作积极性，影响档案管理整体水平的提高，不利于企业的长远发展。

2.2  档案管理人才短缺

缺乏高质量的档案管理人员直接影响到档案管理水平和使用质量。一方面，招聘人员较少，缺乏高端管理人才，档案管理人员内部没有形成良好的相互学习氛围，档案管理人员缺乏计算机知识、图像和信息等现代信息技术知识，档案管理综合素质不高。另一方面，由于职位和收入水平低，一些档案管理人员缺乏工作热情和积极性。

2.3  管理手段落后

随着新时代的发展，企业对于档案的管理手段也有着更加新颖的方式，可以利用信息技术等来对企业的档案进行整理。传统的档案管理是手工操作的，不仅大量的耗费人力体力，还占用不必要的时间进行打理，导致企业发展转型更慢，而现在科技高度发展，可以利用计算机技术，对企业的档案进行整理查阅，减少了企业的负担，还能加速企业的发展，但是目前的企业档案管理手段落后，不能将档案更好的进行归类，像缺少专业人员一样，档案会无人看管导致丢失。企业的档案管理手段不够先进，与时代脱节，落后传统的管理手段不仅仅浪费了太多人力资源，还费时间，企业就会发展停滞，管理手段是控制企业发展的重要环节之一，也是最基础的环节，在管理的基础上进行发展，因此落后传统的管理手段应该及时的进行更新，使用现代化管理手段进行档案的管理。

3企业档案管理的解决措施

3.1  制定和完善管理制度

管理工作需要管理体制和制度进行规范。在档案管理工作实践中，需要企业制定的完善管理机制，根据企业发展的实际情况建立相应的档案管理制度。企业管理制度的制定需要从企业性质方面考虑，必须保证一致性。对于企业而言，档案管理人员处理信息时必须关注经济利益，这样才能够促进企业发展。对于事业单位而言，建立相应的制度和机制更为重要。档案管理人员在工作中必须保证信息的全面性、真实性，日常以服务为重点。除此之外，利用制度加强管理，保证管理工作严格按照流程进行。

3.2  加快企业档案信息的现代化管理

要想更好地发挥企业档案信息作用，就必须顺应时代发展，加快企业档案信息的现代化管理进程。因此，要强化企业内部的信息化建设，以电子文件的形式归档储存档案信息这是未来发展的趋势，可以极大方便企业各职能部门以及档案管理部门的工作。利用现代OA办公系统与档案管理系统，可以实现各项文档资料的在线归档、整理与保管，可以通过网络传输实现方便快捷的档案查阅利用。

3.3  培养专业人才

專业人才缺少直接导致了企业档案管理无法顺利的进行，高素质的专业人才是每个企业都需要的，能够提高企业的整体素质。从学习目的、学习角度、学习方法、学习内容等等多种学习方式，来对人才进行培养，打造出全方面的人才。将理论与实际内容相结合，让他们在学习的过程中实践，根据不同类型的人开展不同的教育方式，因材施教，让他们知道什么样的学习方法适合自己，并能够在实践的过程中找到适合自己的档案管理方法。对于档案管理工作必须要有专业化的管理人员，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整体素质，将档案管理专业人员培养成全面型人才，不仅仅在档案管理领域上出色表现，同时能够在企业其他职位上也能展示出自己的才能。

3.4  实现档案资源共享

在做好传统档案工作的同时，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式由传统的档案逐步转变为现代化的档案。实现资源共享，大大提高档案工作效率。企业也应加大投入，解决好科技档案信息化建设的关键问题，应用现代化计算机网络信息技术，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。随着社会的发展，经济体制的改革，企业必须要注重自身矛盾的特殊性，要关注自身的发展问题，结合实际情况，不断完善档案管理体系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度。

3.5  规范企业档案归档整理标准要求

档案归档整理主要包括收集、分类、排序、档号编制、文件装订、装盒上架等等。在收集时做到“应收尽收”，保证所收档案的真实性与完整性;在分类时要遵循文件形成的规律，保持文件之间的联系，做到标准统一，前后一致;在整理时采用“谁形成、谁整理”的方式进行约束;在编制档号时，要符合编制规范;在装订、装盒、排列时，要选用符合要求的材料，要便于以后的查阅利用。

3.6  加大档案普法力度

在企业中大力开展《档案法》的普及教育，增强全员档案意识，使各级领导和企业员工认识到，企业档案是企业研发、生产、服务、经营和管理等活动的真实记录，国有企业档案是国有资产的重要组成部分;企业档案工作是企业管理不可缺少的重要环节;加强和改进企业档案工作，是强化企业管理转型升级工作的基本条件和保障措施。

结语

企业档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题，提出相应的对策和建议，加快企业的发展，还要结合企业自身的发展状况，进行适合自己企业的档案管理模式。

参考文献：

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[2]   任静怡.现代企业人事档案管理中存在的问题及对策分析.新商务周刊，2019（009）.

[3]   刘芬，田万龙.推进学会党建工作的思路与举措.学会，2019（11）.

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