基层法院档案信息化建设策略研究

张星

随着现代信息通讯技术的高速进步和发展，社会经济生活各个层面的信息技术进步都十分有赖于对信息化有效的利用。不可忽视，各级人民法院的档案信息化管理体系建设也被基层法院提上了日程。其中基层法院档案的信息化管理体系建设是各级人民法院的信息化管理体系建设的一个重要环节，更是作为基层法院辅助各级法官办案的重要工具和手段。

但是，基层法院在档案建设化建设过程中，也遇到了一些难题，主要有以下几点：

1.    档案管理工作理念落后

尽管基层法院档案信息化工作的重要性日趋受到了重视，但很多人认为基层的法院对于档案信息化工作的要求仅仅是满足于" 档案有人管，查档有人拿，归档有人收" 的档案管理状态。很多的人甚至认为所有从事基层法院档案信息化工作的都是干不了业务档案工作的人自己干的，工作辛苦，但是成绩难出，于是他们的工作得过且过，不求进取，一旦有机会就会想法调离从事档案信息化的工作岗位。同时，随着我国经济社会不断的进步和发展，人们维权意识的不断提高和增强，基层的法院一直作为管理和审批诉讼档案工作的第一线，诉讼档案呈几何级数逐年地的增长，这样的档案管理观念已经严重不能完全适应信息化时代对基层法院做好档案信息化工作的认识和要求。这就直接造成了在基层法院档案事业信息化工作建设的过程中仍然存在着诸多困难，影响基层法院档案事业信息化的建设战略目标的制定和实现。

2.    归档档案不规范，档案管理混乱

虽然最高院对于档案的收集、立卷编目、卷宗的装订等相关管理事项都已经作出了明确的要求和规定，但是在实际的工作中这些规定得不到很好的贯彻落实，归档卷宗项目的填写不齐全，排列的次序混乱、目录和档案卷宗的封面项目填写不全等的现象时有发生。

此外，由于许多法院的诉讼档案管理工作人员都是综合部门的兼职档案员或者是相关部门聘用的人员，档案工作人员员频频换岗、交接档案手续不完备，档案的借还交接不及时、档案长期丢失或散落无人能询问的情况等问题时有发生，造成了诉讼档案的大量残缺和遗失，这些都直接造成了法院诉讼档案管理的混乱。而这势必也会影响到各级法院的诉讼档案信息化体系建设的有序和顺利进行。

3. 档案信息化建设是一项繁杂的、动态的系统性工程

基层各级人民法院的档案电子化是基层法院在其开展日常的工作和民事审判档案管理工作中已经形成的一个具有查阅参考和利用的价值原始记录的重要凭证，其中几乎涵蓋了基层法院诸多管理工作的内容。这些存量的档案在日后的档案管理工作和生活中都被认为具有一定的实用性和查阅参考利用价值。在实际的工作中，老的存量档案材料常常需要重新整理存储入库，新的档案材料在源源不断的数据库中产生。如何在基础上实现" 存量档案数字化、增量档案电子化" 是基层法院在推进档案信息化体系建设的过程中一个需要研究和解决的重要技术问题。

4. 缺乏专业的档案管理人才

新时期的档案工作和信息化建设对于档案信息化工作人员的培养提出了新要求，档案信息化人员不仅本身就需要掌握和具备基本的档案信息化的专业知识，还要掌握和具备必要的档案信息技术的知识和技能。而在实际的工作中，档案信息化人员由于对电子文件和档案的信息收集、管理、保存和再利用工作接触太少，难以真正承担档案程序系统设计和档案数据系统维护的重要任务，这就直接导致了新时期档案和信息化工程建设中最重要的" 人" 的作用等因素难以真正发挥出来，影响了新时期档案和信息化工程建设的质量。

面对上述问题，我们应该从以下几个方面着手：

1. 转变传统观念，树立正确的理念。

基层各级人民法院在开展档案信息化建设的过程中，全院干警都必须自觉转变新的工作理念，加强理论学习，识别到档案信息化的建设对于审判档案工作重要辅助的作用。各级法院领导更是要深刻认清挑战、抢抓发展的机遇，加强对工作的责任感，用各种现代化的管理手段方法去保护和管理自己的档案，适应互联网时代快速发展的档案管理潮流。

2. 规范了民事诉讼案件档案管理，改变了诉讼档案管理混乱的不良现状。

针对民事诉讼档案评查和归档不规范的问题和现状，基层人民法院档案管理部门应根据上级部门的要求，严格建立和规范民事诉讼卷宗的评查和档案审核工作制度，切实地提高民事诉讼卷宗等各类档案的归档和卷宗的质量，对不合格的民事诉讼卷宗一律责令不予评查和归档。有关单位要将民事诉讼档案评查和工作开展情况纳入档案管理单位的年度工作考核，落实" 谁主管、谁负责"、"谁立卷、谁整理" 的工作原则，落实档案管理责任，强化档案监督管理，彻底地扭转民事诉讼档案管理混乱的尴尬局面。

3. 打造一支高素质的人才队伍

打造一支高素质的档案人才队伍，这是我们做好基层法院档案的信息化队伍建设的一个根本保证。基层法院档案信息化的建设给从事档案信息化的工作人员和管理者提了更高的认识和要求，这就必然要求我们的基层人民法院必须着力培养和帮助我们打造一支能够掌握业务档案管理能力较强、熟悉档案信息化的发展、掌握档案信息管理技能的高素质档案管理专业人才队伍，使之从根本上能够更好地适应基层法院档案信息化的发展需要。