浅谈财务会计档案管理智能化

张洁 毛腊梅

摘要：会计档案是会计工作的重要依据，对于会计档案的保管也越发重要。由于互联网的普及和大数据时代的到来，会计档案的保存方式也会跟随时代的进步而进行一些改变。文章对会计档案管理智能化方面进行一些剖析，简单描述一下其中的作用以及工作中出现的问题以及解决方案。

关键词：智能化;会计档案;管理方式;互联网

引言

企业的经营管理过程以及运行的财务信息都被记录在会计档案中，会计档案对于企业来说，极为重要。目前，会计档案的保管方式发生了一些改变，正朝着智能化方向发展，但为企业带来便利的同时，也面临着风险和挑战，利弊结合。企业要学会趋利避害。同时，企业应当更加注重财务人员的专业素养，选取高素质人才，依据数据化的特征，对企业得发展做出卓越的贡献。

一、会计档案管理智能化的发展历程

现代经济的快速发展下，对信息和管理的精细度要求越发提升，这时企业经营对会计信息的划分也更加细致，会计档案的保管因此需要更多的空间来储存，其安全性和生产成本也越发增多，因此各企业开始追求更为简单便捷的方式来对会计档案进行保存管理，会计档案的管理方式开始进行了改革。

互联网和信息技术的发展使智能化开始进入企业，越来越多的企业开始选择将会计凭证，账簿等进行电子化处理，形成了许多的电子会计档案，因此会计档案的保管形式也从传统的手工操作为主向以计算机管理为主的智能化方向发展，提高了档案管理的效率。[1]2015年，财政部、国家档案局发布了修订后的《会计档案管理办法》，里面对财务档案的智能化做出了详细的要求，认同了电子会计档案的同样的合法地位。其中规定了单位可以运用计算机等信息技术手段对会计档案进行管理，单位内部的会计档案的管理也可以仅以电子形式保管，改变了以往只可以用纸质形式保管的单一模式。

二、实行会计档案管理智能化的意义

1.    提高企业会计档案管理的效率

信息技术的发展使其在会计工作中发挥着举足轻重的作用。[2]运用会计档案智能化管理技术，企业输入正确的财务信息，系统就能够自动生成有关的会计凭证、会计账簿以及会计报表等，实现会计档案管理的智能化。并且，会计档案管理智能化系统有着一套标准的流程，能够最大程度的保证自动生成的会计凭证、报表等符合标准，减少了像传统的手动操作方式管理档案的一些错误。并且，互联网技术的普及运用，对这些会计档案的审核、审批也能够很快的到达负责人的手中从而完成最后的审签程序，最大限度的提高了时间效率和工作效率，也提高了会计档案管理的效率。

2.    减少公司的运营成本

[1]根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为定期的和永久的，定期的分为10年和30年。期限较长，并且会计档案的内容十分广泛。随着企业的发展壮大，业务量也越来越大，传统的纸质的会计档案保管的方式需要企业提供更加广泛和安全的空间来储存这些会计档案，档案室的扩大也代表着管理档案人员的数量也会随之增多，企业对于档案管理的成本会急剧增加，为了提高企业的竞争力，降低企业的运营成本，各大企业开始使用电子会计档案。电子化会计档案可以通过减少档案管理人员的数量来减少公司运营的人工成本，也可以通过减少从财务信息录入到财务档案移交到档案室进行保存的时间，从而减少了公司的时间成本。另外，[3]运用计算机技术对会计档案进行管理，减少了传统的档案管理方式对于纸张和档案室面积的需求，节约了资源的消耗，减少了企业的运营成本。虽然使用电子化的会计档案管理前期需要投入大量的资金去建立一套完整的系统以及后续的维修费用支出，但就总体而言，智能化的会计档案管理系统要更为划算。

3.    增强公司决策的准确性

会计档案的利用对于企业来说是十分关键的。[2]智能化的会计档案管理系统能够对财务档案中的信息进行系统的准确的分析，反映了一个企业的财务状况，为企业的管理决策者提供一手资料，帮助决策者更好的做出决定。同时，在企业的债权人或者管理人员想要调取档案加以利用对比的时候也能够比以往的传统方式更加快速。[2]最大程度的發挥会计档案的经济价值和社会价值。

三、会计档案管理智能化可能出现的问题

1.    会计档案管理智能化管理制度不够完善，不够重视

会计档案智能化系统被企业运用的时间较短，还属于比较新的领域，对于智能化管理系统制度的建立缺乏经验，各大企业对制度的完善也不够重视，即使有些公司会在规章制度中提到关于会计档案智能化管理系统的问题，但这些制度的指向性很低，不足以支撑管理系统的正常运行操作，这就会导致了实际工作中会出现许多无法解决也无制可依的问题。这就会大大的降低智能化管理系统的可利用程度，也会阻碍智能化管理系统的进一步发展，也不利于企业的发展壮大。另外，许多企业对于会计档案智能化系统的应用也是仅限于对财务数据的处理分析，运用的范围太过于局限，大部分企业还是会选择以纸质的会计档案管理为主，智能化的系统没能够普及运用。

2.    会计档案管理智能化系统安全性不够高

会计档案智能化管理系统是依靠计算机为主的系统，[2]在给公司的档案管理带来便捷的同时，也会存在一定的风险性。智能化系统的发展时间比较短，程序可能会存在很多漏洞，并且随着信息技术的发展，越来越多的人接触到智能化领域，其中也不免有一些意图不轨之人因此系统可能会存在病毒或者黑客的攻击，存在恶意修改或者盗取档案的可能性。同时，计算机本身的硬件或者软件也可能存在问题，这些问题一旦暴露，存在电脑里面的会计档案就会受到损害。而会计档案中记录着企业发生的每一笔交易和资金流向，是公司的命脉所在，一旦损失或者外泄，对于企业来说都是毁灭性的打击，严重阻碍了企业的发展。

3.    运用会计档案智能化系统的工作人员专业化程度不够高

对于以利用计算机为主要工具的智能化的会计档案管理系统，会要求使用此系统的工作人员不仅要有很高的会计职业素养和财务管理方面的知识，还要求要有很高的计算机应用知识。对于现行企业的许多老财务员工来说，会计专业素养跟财务管理的素养肯定是具备的，但是就计算机这方面来说，许多员工只是会简单的操作而远远达不到使用此系统所需要的计算机方面的知识。这就会导致会计业务操作与最后的档案归集业务相分离，就如同“将不识兵，兵不识将”的情形，这不利于财务的一体化发展，降低了会计档案的利用价值，不利于公司做出有利于公司发展的决策。

四、对会计档案智能化管理系统可能出现的问题提出的解决方案

1.    建立健全企业的会计档案智能化管理制度

为了提升会计档案管理智能化系统的质量和利用价值，企业应当全面建立健全会计档案智能化管理制度，要考虑到影响会计档案智能化管理的所有的因素（重要因素应当重点标注），让所有的会计档案管理工作都有制可依。在建立规章制度的时候要注意不能仅仅只是一个华而不实的框架，应当做到面面俱到，详细划分，让工作人员在具体展开会计档案管理工作的时候遇到的问题基本都能找到大致解决的方向。企业的相关负责人员也应当积极遵守规章制度，按照制度中的规定逐步展开工作，把会计档案的相关工作跟会计实务工作联系在一起，公司也需要建立相对的奖惩评价制度，根据员工的表现进行奖励或者惩罚，激励员工更好的进行档案管理工作。另外，企业在运用智能化系统时不要总是局限于对数据的计算和分析，其他的部分仅仅以使用纸质档案为主，全面运用会计档案智能化管理系统，开发应用会计档案的保存，归类，销毁等其他方面的工作，让智能化系统最大限度的给企业带来获利，提高会计档案管理的效率和价值。

2.    提高会计档案智能化管理系统的安全性

企业在刚开始建立智能化管理系统的时候，应当了解系统的結构、运行程序、操作说明等等，同时也可以向同样使用智能化管理系统的企业询问曾出现过的系统漏洞，及时补漏。除了系统以外，智能化的会计档案管理系统主要是依靠计算机为媒介的，企业选取的计算机质量要高，性能要好同时计算机一定要能够承载管理系统的运行，要保证系统能够在电脑上正常运行，不会出现无法运行系统的低级问题。另外，企业需要聘用专业人士来解决工作中系统或者电脑出现的问题，保证不会出现出了问题却无人问津的现象，也要定期检查电脑的状况，对电脑和系统进行维修，保证企业工作的正常进行，尽量避免因不必要的因素给企业带来的损失。对于使用年限过长的电脑也应当进行替换。至于现在的网络安全问题，企业也需要加强网络的防火墙安全技术，即使遇到了黑客的攻击也能够及时发现并且保证企业会计档案的安全，避免因有不轨之心的人造成的档案的丢失或者破坏。还有一点很重要的是，企业要给专门负责会计档案管理的人员设置进入以及运行的权限，非授权人员无法进入或者运行此系统的相关部分，防止公司内部人员有意篡改，[3]同时也要进行内部职责分离，就像负责出纳和负责稽核的不能为同一人一样，负责档案管理的人员也不能兼任其他相关业务的重要岗位。注重安全性，更好的保证会计档案的正确性和利用价值。

3.提高或者招聘使用会计档案智能化管理系统人员的专业化程度和专业素养

会计档案的智能化管理系统较于传统的纸质会计档案来说，[3]对于工作人员的专业化的要求要更高一些，要求员工不仅要懂得会计知识还需掌握一定的计算机应用知识。对于企业来说，职工的专业素养不够高很容易导致编制会计档案时出现一些错误，因此，企业在对待老员工方面，应当进行计算机知识和会计档案管理知识的专业培训，提高老员工的专业素养，在培训过程中需要进行选择，优胜劣汰，对于一些不能掌握这些知识的员工将其进行调离或者进行适当的裁员。对待新招聘的员工，在招聘条件上就应当加上对计算机知识和会计档案管理知识的要求同时在面试过程中要求其出示相关证书证明确实曾经进行过系统学习并取得资格证书，优先选择掌握较为良好的员工。在实习期，也需要观察其进行系统培训后是否可以真的比较熟练的对会计档案智能化管理系统进行操作，如不能较为熟练的进行操作或者在简单的操作中也会出现许多错误，企业应当认真考虑评估其是否能够胜任。另外，企业需要要求这些员工把日常的财务会计的业务与会计档案管理知识联系起来作为一个整体对他们进行适当的培训，胜任不同岗位的员工要学会合作，要培养团体精神，所有的业务操作要符合规定，员工自己也要遵守职业道德准则。员工是企业的主力军，提高员工的专业素养，至关重要。

会计档案记录着企业以往的经济业务往来，对于企业今后的发展起着非常重要的借鉴作用。对会计档案的分析也能够对企业今后的发展规划一个大致的方向，会计档案之于企业就如水之于鱼。而会计档案智能化管理大大提高企业的管理工作效率，为企业带来许多好处，当然企业会计档案智能化管理也存在着许多等待被发现的问题，需要一步一步在工作中进行完善，实现全面且成熟的会计档案管理智能化，任重而道远，相信未来的某一天，定能实现此目标。

参考文献：

[1] 国家财政部、档案局《会计档案管理办法》2015

[2] 曹静仙《浅谈会计档案信息化管理》天津：西区珠江园林管理所3000612019

[3] 张腊腊《信息化条件下企业会计档案电子化管理研究—以A公司为实例》[D]2017

作者简介：

张洁（2000.11-），女，民族：汉族，籍贯：安徽省六安市，职称学位：铜陵学院学生本科，研究方向：会计档案智能化。

（基金项目：国家第五届互联网+ 大学生创新创业项目省级项目《对财务会计档案管理智能化的研究》s201910383353

教改项目：基于智能化时代背景应用型本科会计学专业人才培养模式研究（项目号：2017jyxm0462）