信息时代档案管理工作创新策略探讨

魏亮亮

摘 要： 在信息时代，各行各业正在不断加快信息化建设步伐。为了更好地满足社会发展以及档案管理事业的需求，需要通过有效的创新手段和策略，强化档案管理工作，健全和完善信息化管理规章制度以及信息安全手段，不断优化档案管理工作的相关举措，有效提高档案管理工作的质量和效率。

关键词： 信息时代;档案管理;创新;策略;探讨

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.282

1 信息时代的档案管理工作

档案管理指的是对档案信息的搜集、整理、存储和编辑等工作，信息技术和网络技术的广泛应用，改变了档案管理模式，管理人员只需利用信息技术和网络技术就能开展搜集、整理、存储和编辑等工作，极大地减少了管理成本，提高了管理工作的系统性和高效性。在信息化时代，档案管理必须围绕相关法律法规开展工作，应积极向电子档案过渡，才能满足企业长远发展的实际需要。

2 档案管理信息化的优势

2.1 信息采集更便捷。在档案信息采集方面，利用计算机网络的高效性、交互性、共享性的优势，能够在短时间内整理大量的档案信息，确保档案信息采集的时效性，有效地提升档案信息的采集速度，减轻人员的工作量，使档案管理人员拥有更多的时间进行档案的优化管理，提升档案管理工作效果。

2.2 提升档案管理水平。在档案管理工作中运用计算机及现代信息技术，不仅能够对分散的档案信息进行集中处理，将纸质档案汇总整理成电子档案，还能实现对档案的永久保存，便于随时调用。在开展档案管理工作的过程中，利用专业的管理软件和平台，能够有效地提升档案信息分析和处理速度，增强档案信息的时效性、准确性。

3 档案管理工作的发展趋势

3.1 无纸化。随着时代的发展，信息数据的大量增加，档案管理需要存档的资料也越来越多，纸质载体形式已无法适应时代发展的需要。以数据形式进行存储的方式逐渐取代了纸质形式，在存储空间以及人力成本等各方面体现出无可替代的优势。

3.2 精细化。目前，企事业单位以及政府相关档案资料信息种类较多，类别复杂，而且信息量越来越大，因此，要将各类信息分门别类地细化、分区，构建独立、相关的档案系统，有效集合独立的档案信息，缩短档案信息调动、查询的时间，解决传统档案查询中存在的弊端和问题，提高管理效率。

3.3 实时化。传统的纸质档案管理模式受环境条件、载体等各方面的制约，在调用和传送等方面无法实现及时性，工作效率受到较大的影响。在信息时代，通过信息技术的应用，构建网络档案管理平台，档案信息能够在最短的时间内完成传输交互，使档案管理效率得到进一步提高。

4 信息化背景下优化档案管理工作的相关举措

4.1 健全相应的档案管理制度。要想有效保证档案管理工作的质量，首先就要完善当前的相关管理制度。传统档案管理工作过程中已有规章制度，已经很难适应新的社会发展形势的需要，特别是伴随网络技术的快速发展，相关的档案管理工作模式已经发生了质的变化。因此，单纯依靠传统的规章制度已明显不合时宜。只有在当前网络环境下制订相应的规章制度，才能有效进行档案管理职权的分配，符合网络平台的相关要求。此外，还要结合当前档案管理工作情况，定时召开相关工作会议，对于档案管理工作中出现的问题，做好相应的总结，并采取合理的措施，保证相关的档案管理制度符合现实工作的需求。

4.2 提升网络管理平台的安全性。档案是机关、企事业单位工作过程中不可缺少的参考依据。在档案管理过程中，保障档案相关资料的真实性会直接影响后续工作的正常开展。因此，为了保证相关档案管理工作的有效性，有必要对相关的档案管理技术进行改革。信息化档案管理平台的安全性，与当前的网络使用环境以及干部职工的工作习惯有很大的关系。作为相关的网络维护部门，要保证档案工作人员有个安全的工作环境。此外，与档案相关的工作人员在工作过程中，也要在科学合理的制度下配合档案管理工作，如登录档案管理账号后，要及时删除账号信息;工作开始前要对当前的网络环境进行安全测评等，从而将相关的网络安全风险降到最低范围内，这样才能保证档案安全管理工作沿着正确的轨道前进。

4.3 加强档案管理信息化建设。为了确保档案管理工作的顺利开展，要不断加强信息化建设与管理工作，健全和完善相应的档案管理机制至关重要。在信息时代下，要明确档案管理工作的管理目标和方向，有效构建信息化档案管理机制，保证档案管理工作的有序开展。不少单位缺乏对档案管理信息化的重视度，信息化建设力度不足，造成档案管理工作的随意性，降低了档案管理的工作效率。因此，要加快档案管理工作信息化的建设步伐，强化信息化档案管理系统的软、硬件配置，构建科学合理的档案管理系统，有效保证档案管理工作的质量和效率，避免档案管理工作出现秩序混乱的问题。另外，在信息化档案管理中，针对档案资料级别的不同，要设置相应的权限，要明确规划出档案管理框架。

4.4 完善信息化管理制度。信息时代下，档案管理工作要通过规章制度的制订来完善，对相关的工作流程进行有效规范和约束，使档案管理工作的效率和质量得到有效保证。在档案管理中，要建立相应的档案管理规章制度，传统的档案管理规章制度已无法适应信息时代下对档案管理工作提出的新要求，要充分考虑目前的网络环境以及社会需求制定管理制度，并结合未来的发展趋势，完善现行的档案管理规章制度，保证管理规章的权威性。在网络化的趋势下，要结合网络化对档案管理工作的要求以及发展趋势，对档案管理模式进行改革。针对档案网络管理需要以及网络平台构建管理要求，科学分配管理责权，并及时分析信息化档案管理中出现的问题，及时修正错误，保证后续规章的创新和改革。

4.5 提升管理平台的安全性。档案管理工作只有在网络环境安全性得到保证的情况下，才能有效避免档案被窃取或篡改等问题的发生，使档案资料的安全性以及单位利益不受侵害。目前，不少单位由于对档案管理工作缺乏足够的重视，在软件维护、安全技术革新以及完善管理平台等方面，没有投入足够的资金和管理力度，不仅导致档案管理效率不高、管理质量较低，还增加了档案管理的风险，阻碍了档案管理工作的改革和优化。在信息化建设高速发展的形势下，为了有效保障档案管理的安全性，要加强档案管理技术的革新，充分结合网络环境，加强对管理环境的维护，并通过网络环境的安全检测，有效保证档案信息传递的安全性，要大幅度降低档案风险产生的概率，不断创新档案管理工作。

参考文献

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