政府会计制度下财务系统与采购、资产管理系统对接的思考

刘秋宇

摘 要：政府会计制度的实施对高校财务管理提出了新的要求，促使财务部门与其他部门的业务联系更为紧密。信息技术的发展影响着人们的生活也牵引着各行各业的发展，利用信息化的手段建立智能部门管理系统，优化业务流程，既能更好发挥财务部门的管理和服务作用，又能使高校的整体信息化程度得到进一步提高。

关键词：财务系统;采购系统;资产管理系统;系统对接

一、采购、资产管理、财务一体化系统对接的需求分析

1.从经办流程的角度看

高校对科研经费进行“放管服”改革后，耗材、设备等采购都最大限度地放宽政策，规定金额以下的货物采购都可以自主进行，达到一定金额的需通过网上竞价采购，符合招标条件的需按招标程序进行。经办人根据项目需求联系供货商，采购选择货物，购买后达到资产建账标准的需先到相关资产管理部门进行资产建账，最后再到财务部门报销。

从流程上看，经办人如果购买需入固的设备至少需要通过资产管理和财务两个部门;如果购买的货物达到了竞价采购的标准，还需要到采购部门办理手续。每个部门都有自己的管理体系，遵循不同的办事流程，经办人往往会觉得资料重复准备，多次往返于业务部门之间。尽管现在很多高校都已经实现了信息化管理，每个业务部门都有自己的业务系统，经办人可以通过网上登记办理。但是通常这些系统之间没有相互连通，经办人需要登录不同系统进行操作，并且仍然要在不同业务部门之间传递上一流程业务部门出具的证明资料。高校项目经费都进行了预算管理，如果经办人在采购货物时没有事先查询预算余额，等到在财务系统操作时才发现预算超支，就可能会发生退货的情况;如果购买的货物已经在资产管理系统通过了固定资产建账，还需要又回到资产系统撤销资产建账。

因此，对于高校办理业务的师生而言，从采买、设备建账到财务报销，非常耗费时间和精力，他们当然希望能有一个能一站式解决问题的系统，从流程上进行简化，操作便捷，也无须奔波于各业务部门之间。

2.从财务资金管理的角度看

高等学校的经费较多，涉及的耗材、设备根据其经费来源、金额大小，有不同的采购流程和设备建账流程。对于实验室常用的耗材或小型设备，高校师生基本是通过线下商店或网上商店自行采购。此种情况下，经办人可能通过两种方式进行付款。

第一种方式是经办人先行垫付货款，取得发票后再到财务报销，如果有资产建账需求的还需先进行设备建账管理。这种方式下，如果经办人通过现金的方式付款，从财务的角度而言，是不利于监督国有资金流向的。

第二种方式是经办人通过财务借支暂付款的方式转账给收款单位，等收货取得发票后，再办理冲销暂付款的手续，如果有资产建账需求的还需先进行设备建账管理。这种方式下，虽然资金流向得到了监督，但是经办人有可能因为各种原因，推迟或遗忘暂付款的冲销，在一定程度增加了财务债权债务清理的工作量和难度，并且也降低了国有资金的流动性。

因此，从财务资金管理的角度来说，高校需要为师生搭建采购平台，与财务系统直接对接，实现业财一体化，既能实时监督经费的流向，又能减少债权债务问题。

3.从资产管理的角度看

政府会计制度推行以来，高校已经认识到了资产管理系统的重要性，并且大多数高校都已经具备了较为全面的资产管理系统，但是在与财务系统对接方面，仍然有值得改进的地方。

高等学校的财务制度强调成本绩效管理。政府会计制度要求固定资产和无形资产应进行规范管理，按月及时进行折旧摊销，并且资产的折旧摊销要能作为高校各单位的成本计量，为绩效考核提供指标，同时也要能反映高校的教学、科研、行政、后勤管理成本。目前，资产管理系统基本都能实现对资产进行分类折旧，根据各高校的要求不同，可能实现按部门项目辅助管理。但是，财务部门与资产管理部门之间的资产折旧数据传递仍旧通过线下传递，资产数据与财务数据对账依靠人工核对查错，资产折旧的财务记账凭证也需人工手动录入。整个学校的资产数据量是巨大的，如果仅依靠人工处理既耗时耗力，还不能保证准确性和一致性。因此，资产管理系统与财务系统之间的衔接还有待进一步开发，需要加强数据交互功能。

二、采购、资产管理、财务一体化系统对接的建议

1.预算控制应在业务流程前端体现

高校经费的使用情况最终是在财务上进行体现，因此多数高校是通过财务系统来进行项目经费的预算控制的。但是当经办人将票据递交财务部门进行报销时，很有可能发生经费预算超支的情况。因此高校应当改变事后控制的思路，变为事前控制。

当财务系统与采购系统和资产管理系统有数据交互时，应当在保证数据安全的前提下允许这两个系统能读取财务系统中对应项目经费的預算控制额，并且在业务发生时冻结对应预算项的相应金额。在采购系统中，当经办人发起商品购买时，先选择从哪个项目经费支出，采购系统通过从财务系统端读取实时的项目经费预算模板，判断购买的货物分属的预算项是否有足够的余额，如果余额不足则不予通过，如果余额充足则冻结该预算项的相应金额。如果设备购买没有通过采购平台，而是经办人自行购买的，当在设备管理系统建固定资产账时，也应当根据经办人选择的项目经费判断是否有相应的预算，如预算不足则不予建账，如果预算充足则冻结该预算项的相应金额。

如此，将项目经费的预算控制放在业务流程的前端，既能避免业务发生后才发现预算超支而产生退货或更换经费的麻烦，又能及时提醒经办人注意项目经费的使用情况。

2.线上传递业务，优化办事流程

采购系统、资产管理系统与财务系统之间两两相互对接，应当为高校师生提供一站式的服务。当经办人在采购系统发起业务时，采购系统需判断是否为需要资产建账的业务，如果不需要建账则直接推送财务部门;如果需要则先推送给资产管理系统，当符合资产部门的线上审核条件时，则在资产部门审核通过后推送到财务系统，经办人只需将票据和报销单等资料经过负责人审批后递交财务部门，由财务工作人员核对纸质资料后进行入账结算处理。在不久的未来，电子凭据普及后，经办人甚至无须递交纸质材料，所有的电子资料通过系统各个节点在线审批，最终传递到财务部门即可作为入账凭据。

3.业财一体，付款便捷

高校推行采购系统是为了给广大师生提供便捷的购买渠道，同时也能进行供应商管理，避免出现无良、无资质的供应商。师生通过采购平台购买货物，应提供的支付方式有在线支付和集中付款。

“在线支付”的方式是经办人自己支付货款，能立即获得电子发票，可自行前往财务部门报销。这种支付方式相对于现有的采买模式变化不大，但是其资金流向是可追踪的，具有一定的可取性。

“集中付款”的方式是指师生在采购平台购买货物不用自行付款，由采购部门在固定周期内（比如一周或者一个月）将该平台发生往来业务按商家、项目、货物类型、金额等数据分类推送给财务部门，涉及有资产建账的业务应单独标注，并同时将对应电子发票核对后递交财务部门，由财务部门统一入账后结算给商家。这种支付方式，对经办人而言降低了垫付款项的压力;对于财务部门来说，不仅项目资金流向可追踪，方便了财务部门统计实际的债务债权人，同时由于多个单笔业务汇总成了一个业务，大大减轻了财务人员审核制单的工作量。

4.资产、财务系统数据交互更加智能

资产管理系统向财务系统传送经办人的资产建账信息应包括使用的项目经费、经费预算项、资产金额、资产分属的六大类型、经办人、经费负责人等信息。财务工作人员根据这些信息核对经办人提交的资料办理财务入账手续，填制会计记账凭证。会计凭证形成后，财务系统将记账凭证单号反馈给资产管理系统，形成账实对应。两个系统之间应该有一个对账平台，每月底自动核对资产管理系统与财务系统中的数据是否账实相符，对账实不符的单据号标记并分别推送给两个部门，由专人进行核查并通知整改。

此外，根据政府会计制度要求，财务应按月进行资产的折旧摊销，这就要求资产管理系统能做到每月定时推送折旧摊销的数据，这些数据应该包括每一类资产折旧的总金额，按教学、科研、行政、后勤分类的资产折旧金额，如果按项目进行核算则需要每个项目的折旧金额。两个系统的对接要考虑财务入账的关键信息，事先设置好会计科目和分录格式等信息，最終实现资产管理系统折旧数据一推送，财务系统可以直接通过智能凭证的形式转入形成会计凭证，无须工作人员手工录入。

参考文献

1.韩维学.关于高校资产管理信息系统与财务管理系统对接的思考.中国总会计师，2017（09）

2.刘盛洁，卢林纲.政府会计制度对提高行政事业单位财务信息化管理水平的思考.中国总会计师，2018（10）

3.刘盛洁，卢林纲.新政府会计制度下事业单位财务信息系统建设探讨.中国管理信息化，2019（08）.

（责任编辑：兰卡）