浅谈基层广播电视台的档案信息化管理

2020-11-09朱瑞侃山东省菏泽市单县广播电视台

新商务周刊 2020年6期

文 / 朱瑞侃，山东省菏泽市单县广播电视台

新时代网络与信息技术，不断改变人们的生活方式。许多单位采用了信息化网络技术，那么档案是信息化资源的主要内容之一，档案采用信息化管理，已经成为多数广电档案管理方式。那么基层广电需根据当前存在的问题加以改进，不断促进基层广电档案信息化管理工作的发展。

1 档案信息化管理优势

档案信息化管理是在信息平台的基础上采用软件对数据进行保存，数字化存储功能让用户在软件下可轻松、便捷的完成档案的储存、使用、查询等。档案管理工序得到简化，能帮助用户快速搜索、下载任何需要的镜头、片段、音频等，便利了各项工作的进行，提高工作效率与节目数据的价值发挥。基层广播电台对于音响档案类不仅需要存储功能，还需经常为广播电视节目进行生产输出服务，在信息化管理下档案信息传输与使用更加便捷，可大大提高广电服务的质量[1]。

2 基层广电的档案管理工作现状

信息技术下的广电档案管理系统必须是能与节目制作网相关联、并且具有全面的网络管理体系，才能在精准的流程中服务大众，避免出现误差。而当前基层广播电台存在许多问题：第一，基层广电内部人员档案信息化管理认知不足。信息技术水平不断提高，但一些内部人员尤其是资格较老的员工，对档案管理工作理念还存在保守思想，难以适应信息技术的操作或不想学习。传统的提供目录、文件汇编、档案检索下寻找资料麻烦且时间长，而信息时代资料时效性短，在实际工作中对信息化管理工作不重视，让档案信息化管理没有正确的发挥出作用。第二，档案信息化管理系统不健全，管理制度不完善。广电档案信息整理与管理时，人员多各自负责相应的工作，但工作量繁琐且分散，信息化管理系统不健全，需要积极建立相应的档案管理制度来进行工作规划与约束。并且在长期工作中积累的资料还需整理分类，录入电脑，在现代信息化管理系统中，提高历史档案的使用价值。第三，档案信息化建设投入不足，人员专业度不高。档案信息化管理需要相应的工作设备与软件，还要专业的管理技术人员，但基层广电多数缺少专业档案管理员，此类高科技操作系统极有可能在操作不当下受到破坏，影响档案的保存与安全性。第四，档案信息化管理中存在一些安全问题，网络传输中出现窃取、篡改等情况，自然灾害，计算机硬件、软件使用寿命或问题、管理或使用出现的问题等，影响电子档案信息的保存[2]。

3 基层广电档案信息化管理工作的优化对策

3.1 加强人员的档案管理意识，提高人员专业素质

基层广电要积极创新档案管理理念，积极提高人员的工作水平，帮助工作人员在信息技术下快捷的对信息资料进行归纳与整理，提高工作效率，优化工作步骤。第一，需要重视企业员工的定期培训，加强对档案信息化管理工作的认识，对在职员工做好档案信息化管理、网络知识、计算机操作技术等工作的培训，人员的专业技能、思想意识和综合素质不断提高，不断优化员工的知识结构来积极适应信息技术的发展，推动档案工作稳步发展。第二，可直接招聘优秀的网络技术与计算机专业人才，帮助改善人才结构，当网络与硬件出现问题时能及时解决，让广播电台档案信息化管理的效果更好发挥。第三，加强实践，在学习与交流中提高档案管理人员的工作能力，在规范化的操作下，确保档案管理人员对档案管理工作的规范与方法熟练，能让档案管理工作实现更好的服务与发展。

3.2 建立健全档案管理体系，规范化管理

档案管理部门完善档案管理制度，引导与约束人员对制度的落实，明确各工作人员的职责，管理体系下能相互监督、制约，让人员在规范化管理下规范的操作，实现档案管理工作信息化。档案信息化管理中需要各管理人员的加强对管理软件的应用培训，确保电子档案的整理、著录、归档、以及传输、管理等方面的不走严格按照标准进行，在双套制下确保纸质档案与电子档案文件的完整性与规范性。而档案系统需采用信息加密系统，针对不同使用人群设置不同权限，在安全上需追加强防火墙建设，防止非法访问。管理人员还需对档案数据进行备份管理，进行异地备份或云存储防止数据丢失，必要时采用光盘、磁盘等脱机备份技术，资料档案可采用磁条防盗、条码管理、指纹识别等信息安全技术。

3.3 加强基础设施建设与应用系统建设

科技时代，广播电台多数工作都需要依靠网络信息技术来实施。那么档案信息化管理需要建设基础设施，基层电台需保证音像档案库房配备相应的硬件与软件等现代化设备、设施，确保经费充足，让档案信息化管理发展创造良好条件。广电作为新闻宣传部门，长时间积累的各种资料档案，可利用现代科技技术实现档案的整理、归纳、传输、保存与资源共享等，让档案信息资源在光盘、磁盘等各类储存器中合理的保存与利用，实现档案信息数字化，避免出现资料流失，让档案在信息化规范化管理下，让档案信息资源有序的开发，实现资源共享。而档案管理工作量大，涉及范围广，如各部门单位需要借用历史资料，本台记者与编辑需要使用素材等，档案管理员工作量大[3]。在完善的应用系统下，目录级录入减少查找资料的时间，有效的节约人力，在电子文档下有效的保护档案原件，让档案在信息技术下能快捷的完成归档与利用，实现档案信息的数字化管理与资源共享，提高档案信息管理的服务质量。