施工单位如何做好铁路建设项目档案验收

文/华 莎

只有形成全方位立体化的档案网络体系，档案网络体系内的所有人员都是档案工作的责任人，按照“谁形成、谁立卷、谁负责”的原则，对自己业务范围内的所有项目文件进行收集、整理、归档，才能保证档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性

铁路建设项目档案是铁路建设项目从立项、施工到竣工过程中，由设计、施工、监理等单位直接形成，如实反映建设项目全过程和实体状况的，具有保存利用价值的文字、图表、音像、实物等不同形式的历史记录（包括电子文件）。铁路建设项目档案既是工程质量、安全管理和科技创新等过程的全面反映，也是工程质量责任追溯的重要依据。笔者近期参加了新建大冶北至阳新铁路、石家庄至武汉客专（湖北段）、长荆电化改造三个项目的国家验收。本文从施工单位的角度，对如何做好工程项目档案的收集、整理、归档，以便顺利通过项目档案验收工作进行了研究，特提出以下五项建议，愿与大家交流与共享。

建议一，施工单位应建立健全项目档案管理体系

施工单位应该坚持“统一领导、分级管理”的原则，应有分管档案工作的领导，制定工程项目档案管理办法，明确归口管理的部门，工程项目部要成立项目档案管理机构，由项目负责人牵头，项目总工程师组织领导，工程技术部具体负责，项目部的工程部、工程经济部、物资设备部、安全质量部、财务部、综合管理部和试验室的相关人员、各级专业技术人员和档案管理人员共同参与。项目部的总工程师要对整个项目工程技术文件的归档工作做出要求和计划，档案归口管理部门具体负责各专业档案管理的指导、监督、协调、检查、考核、验收等工作。客观实践表明，只有形成全方位立体化的档案网络体系，档案网络体系内的所有人员都是档案工作的责任人，按照“谁形成、谁立卷、谁负责”的原则，对自己业务范围内的所有项目文件进行收集、整理、归档，才能保证档案的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性。

建议二，施工单位应加强项目档案管理交底

项目档案工作应与标准化建设工作相结合，根据铁路建设各专业验标和业主单位对此项目档案管理要求，施工单位对各专业资料员进行岗前技术交底。笔者在此特意列出铁路建设项目档案编制所用依据供大家参考：

1.中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法（铁总档史〔2018〕29号）

2.关于发布铁路建设项目资料管理规程的通知（TB/T10443-2010）

3.铁道部关于印发《铁路建设项目变更设计管理办法》的通知（铁建设〔2012〕253号）

4.关于发布《高速铁路竣工验收办法》的通知（铁建设〔2012〕107号）

5.中国铁路总公司关于规范铁路工程建设项目隐蔽工程视频资料管理工作的通知（铁总建设〔2017〕151号）

6.国铁集团办公厅关于印发《铁路照片档案管理办法》的通知（铁办档史〔2020〕47号）

7.铁路工程制图标准（TB/T 10558-98）

据此，项目总工程师应根据各专业工程的验收标准，结合接管单位档案管理的要求，划分单位工程，对于开工报审表、主要进场人员报审表、进场施工机械、设备报验表、进场材料、构配件、设备报验表、施工复测、测量放样报验表、施工组织设计审批表等，可以形成标准报表形式的进行统一。而对于无法形成统一的例如工程日志、作业指导书、竣工图的编制等，提出内容上的要求，规定格式，并对各类文件和图纸的原件份数做出预估，对电子签名的合法性与监理单位、业主单位沟通后以文件形式下发各专业作业队，按标准遵照执行。

建议三，施工单位应进一步提高档案人员素质

铁路建设项目由于点多线长，涉及专业多，档案人员既要懂工程技术，又要懂档案知识。项目部总工程师应与建设单位档案部门多沟通，请各铁路局史志中心的档案专家就项目文件档案收集范围、整理要求对资料员进行重点培训，使其成为工程建设管理和档案管理集于一身的复合型人才。另外在施工企业内部也要持续不断地开展项目档案培训，发挥导师带徒弟的作用，保证各层面熟悉档案编制及管理的人员不断档，尽量保持人员稳定，在人员更替时，务必做好档案交接工作。

建议四，施工单位需要加强过程检查，强化考核机制

档案是在施工全过程中形成的真实资料，必须加强过程检查和控制，尽量避免错误的数据资料形成与混入，从而影响档案的真实性和利用效果。技术部门应做好项目文件的收集、审核、把关，财务部门做好会计档案的收集，综合（宣传）、安质部门做好影像资料的收集，各对口部门必须齐抓共管，工作过程中加强督促和指导。可见，加强全过程的监督检查十分必要。

档案管理工作涉及层面广，人员多，必须全员重视方能做好。通常情况下需要多部门的配合，共同完成。项目档案工作必须由项目经理亲自抓落实，而参与实际工作的协调尤为重要。通过制定详细的奖罚标准，提高参与人员的积极性。加强考核，将档案的移交纳入项目经理制的考核之中，并要严格执行。

建议五，规范整理组卷，做好项目档案移交验收工作

在工程项目竣工的后期，施工人员调动频繁，项目部要保证档案人员的稳定，对项目文件的案卷组卷内容和整理质量进行自查，这是做好项目档案移交验收工作的可靠基础与前提条件。为此，以下几项工作尤为重要，特一一列出：

1.项目文件组卷、案卷排列是否遵循文件形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保管和利用；

2.开竣工报告、设计变更文件、隐蔽工程记录、单位工程质量验收记录是否齐全，签字手续是否完备；

3.竣工图重绘的依据是图面变更面积为20%，凡没有变更的施工图是否加盖了竣工图章，竣工图的图幅及内容是否符合国标，叠图是否规范，图标内相关人员签字手续是否完备；

4.卷内文件以卷或件为单位编写页号，不得重号或漏号；

5.编写卷内目录时，是否做到条目编写准确，项目案卷名称是否详尽概括了卷内所有文件内容；

6.备考表的内容是否及时反映组卷情况，对于归档存复印件的文件可以在备考表中注明原件出处；

7.归档纸张是否符合长期保管需要；

8.照片档案是否包含了照片档案的六要素；

9.在准备项目档案验收时，要准备好档案管理工作的汇报材料，具体内容包括：工程概况、档案过程管理情况（包括组织机构、档案建设的制度保障、档案管理责任制的落实、形成过程的质量管控、预立卷、项目文件的整理编制）、项目档案移交情况、监理单位对本单位项目档案审核情况以及档案工作的自我评价。

经过对以上这些内容认真做好自查，对存在以及发现的问题及时查漏补缺，切实准确无误，方能确保整个项目归档文件的完整性、准确性、系统性、规范性及安全性。

综上所述，铁路建设项目档案的收集整理是一个系统性的工程，施工单位面对复杂的管理状况，要从组织管理、制度建设、明确标准、强化培训、过程控制、严格奖罚等诸多方面加强管理，做到控制档案形成的源头，保障过程中档案基础资料收集齐全完整，认真做好档案的整理编制。实践证明，顺利通过工程项目竣工验收的档案真实可靠，其打造的工程项目档案工作服务企业的平台，才能发挥出工程项目档案应有的作用。