高校档案社会化开发与利用

文/冯 丽

在高校档案社会服务功能的不断拓展、档案需求增多、服务范围扩大和档案内容日益丰富的趋势下，社会化开发与利用正逐渐成为高校档案工作的重要内容。从当前高校档案社会化开发与利用的现状看，还存在着功能不足、社会用户需求挖掘不够、服务内容和服务渠道单一等问题

近年来，高校社会公共服务职能更加凸显，高校档案社会化开发与利用业已成为档案领域的研究热点。在高校档案社会服务功能的不断拓展、档案需求增多、服务范围扩大和档案内容日益丰富的趋势下，社会化开发与利用正逐渐成为高校档案工作的重要内容。在新形势下不断强化我国高校档案社会化开发与利用，高校不仅能够丰富自身履行公共职能和履行社会责任的领域，也能够促使高校档案工作高质量发展。

一、高校档案社会化开发与利用的趋势

当前，高校档案开发与利用，作为高校业务的拓展，已经逐渐成为一种趋势。其主要表现在：

一是高校档案工作稳步推进，社会化服务功能不断拓展。高校本身具备一定的社会公共服务属性，国家高校档案社会化服务也有一定的要求。当今在信息技术手段的助推下，高校档案信息化建设稳步向前，开始将档案利用与社会需求相结合，档案编目、著录等二次、三次加工工作愈加成熟。有的高校档案馆还结合线上档案信息资源与线下档案展厅发挥档案的休闲、娱乐和文化价值，针对科研档案提供深度内容检索服务。可以说，当前高校档案的功能已不再局限于简单的参考和凭证，而更多地与社会需求相结合，教育、文化、休闲等多重功能愈加显现。

二是社会公众档案需求增多，高校档案服务范围与对象扩大。随着社会公众档案意识的不断提高，社会对高校档案利用的需求也与日俱增，主要包括两方面：一是校内师生去向的复杂化。随着建校时间增长，学校规模扩大，毕业生不断增多和就业环境的变化，用人单位对学生学籍证明材料、学生档案的要求也是动态变化的，毕业生离校后的考研、出国、考公都涉及到很多证明材料的出具，如离校但未就业学生在公务员政审时就要学院或学校的参与。教师的离职、背调等也需要高校档案部门的全程参与；二是社会档案需求的增多。当前，国家要求和鼓励学校履行更多社会责任，高校科技成果转化、教师校外挂职、校企合作培养人才等等都涉及大量档案资料的查阅和利用。对于个人层面来说，图书档案的利用、校史档案查阅、档案馆参观需求也在逐渐增多。凡此种种，都在说明当前高校和社会各个领域利用高校档案的迫切需求趋势大增。

三是档案服务内容日益丰富，服务渠道不断拓展。档案社会化开发与利用是以丰富的馆藏资源为基础的，相对于机关事业单位，高校档案管理工作起步较晚，但长期以来也形成了完善的档案管理制度、丰富的管理经验和海量的档案资源。回顾以往，高校档案内容的收集、管理与服务大致经历三个阶段：一是以文书档案管理为主的档案室阶段；二是以综合管理文书档案和科技档案管理为主的综合档案馆阶段；三是以所有有价值信息资源都作为档案进行管理和利用的“大档案”理念阶段。在大数据信息化时代，信息资源的价值和作用更加突出，大数据、云计算等信息化技术的兴起也让人们重新审视了信息的价值，原本不被重视的行为数据、过程数据也纷纷被作为档案记录下来。完全可以预见，随着档案信息化技术的不断推进，高校面向社会的档案服务内容也会在热烈需求的推动下不断丰富。另一方面，在信息技术的推动下，高校档案服务社会渠道也在不断拓展，从过去的馆藏中心模式逐渐发展为线上与线下、人工与自动的融合服务模式，社会用户能够通过官方网站、微信公众号、自主传播平台或是高校自建的信息门户发起档案利用需求。高校档案社会化开发与利用已经成为一大趋势，整体势头良好。

二、高校档案社会化开发与利用存在的问题

纵观高校档案社会化开发与利用的发展势头，令人欣喜。然而，当前存在的问题不容忽视。分析起来，其存在的问题主要表现在：

一、档案的多元化功能尚未凸显。长期以来，高校档案都处于较为封闭的管理与利用模式，档案社会化开发与利用多采用馆藏中心模式，没有深度挖掘高校档案的多元价值，也导致高校丰富的档案信息资源没有得到充分开发。传统高校档案社会化开发与利用的方式主要包括学历认证、档案证明、毕业生就业、科技成果推广应用、档案文创产品开发、档案展览与宣传等。其中绝大多数都是基础性的数据管理服务，即发挥档案的参考和凭证的功能价值。但从《普通高等院校档案管理办法》中可以看出，高校档案包括党政管理、教学、科研、基本建设等九大内容，具有丰富的教育、科研、文化传承价值。因此，高校档案部门应突破原有社会服务与利用方式的束缚，转变工作理念，探索和挖掘档案信息资源的多元化功能与价值，以最大限度地让档案信息资源服务社会。

二、社会用户需求挖掘不足。丰富的档案信息资源是高校档案社会化开发与利用的基础，而社会用户需求则把握着社会化开发与利用的方向。从上文的分析中可以看出，高校档案社会化开发与利用呈现出服务范围与对象不断扩大的趋势，面向社会的服务对象包括已毕业的学生、校外企事业单位和政府机关以及个人用户。可以看出，档案服务社会的利用主体年龄跨度、知识层面和从事行业跨度都有较大变化，其档案利用的需求也是各不相同，这就要求高校档案部门应在服务开发与利用前开展深入的社会调研。当前，高校对校内师生的档案利用需求的调研已十分成熟，但如何运用信息技术手段开展广泛的社会调研与数据分析就涉及到更多专业知识，如用户画像素描、用户体验、UI设计等等，这些都给档案部门提出了新的更高要求。

三、档案服务内容方式单一、服务渠道建设不完善。在智慧政府、智慧档案馆建设的大背景下，越来越多的高校都开始探索尽力综合网络信息服务平台来满足校内和社会用户的各项需求。但从使用现状来看，对于社会用户还主要以档案实体查询、电话咨询为主，而通过网络、传真、邮寄的方式提供服务的较少。服务内容也多以基础性的档案资源查询为主，模块化和个性化的档案专题服务、在线咨询、档案自主查询等服务相对较少。在服务渠道方面，线上服务平台建设还较为滞后，无法满足社会上多元化的档案利用需求。

三、完善我国高校档案社会化开发与利用的对策建议

如何针对存在的问题，切实搞好高校档案社会化开发与利用，更好地适应与满足社会的热切需求，笔者提出了以下对策建议：

对策建议一，转变思想观念，发挥多元价值。高校档案部门应转变长期以来存在的“重保管轻利用”的思想观念，突破原有封闭的档案服务与利用环境，主动探索档案社会化开发与利用的新路径。在保证服务本校管理、教学、科研工作的基础上，更为深入地挖掘信息时代档案资源的多元价值，强化自身社会责任感，树立社会服务意识，在本校档案工作和社会公众需求中寻找合适的切入点，不断彰显高校档案的多元化开发与利用价值。首先，在档案收集阶段就应考虑其社会化开发与利用，可面向校内师生和社会公众广泛征集档案资料以丰富馆藏资源，对于由于历史等原因出现档案缺失或档案空白的，可以通过各种渠道并制定相应的激励措施鼓励校友和社会大众主动提供相关线索予以补救。在种类上应不局限于科研、教学档案，加大对校企合作、社会重大事件等社会活动中产生档案的收集力度，让高校档案社会化开发与利用领域与空间更加拓展。其次，还应加强档案编研以发挥档案的多元价值。档案编研是对档案内容的深度加工和开发，能为各种决策提供广泛的档案信息。结合高校的特点、优势与长处，应在选题上注重各类主题的平衡发展，重点开展文化、休闲和教育类的档案编研工作，以主题鲜明、特色突出的档案编研让高校档案社会化开发更有深度、更有广度，特色更加鲜明。

对策建议二，挖掘用户需求，创新服务内容。高校档案社会化开发与利用应充分考虑各个不同利用主体的各自需求。多年以来，高校档案管理部门更多的是提供档案资料查询和验证业务，而对民生、历史类档案服务的开发较少，如此状况难以满足目前受众的诸多信息需求。对此，高校档案部门应首先开展深入的社会调研工作，运用互联网平台，还可以借助电子政务的信息技术采纳模型构建高校档案社会化开发的用户需求调查问卷。同时，还要注重对用户使用数据的分析，在利用发起、工单转接、工单完成等各个阶段以及各个环节进行数据埋点，对服务响应时间、用户满意度等数据进行分析，根据分析结果为档案社会化开发与利用提供有益的参考。

此外，在服务内容方面，高校可根据不同的受众特征和兴趣爱好，以馆藏档案资源为依托开展个性化服务，包括短信、网页、邮件、APP、微信公众平台上的信息推送、毕业生档案信息的在线检索、目录信息的网络检索、利用者疑问的在线咨询等让社会大众能够体验到不同表现形式的档案服务内容，也能让用户自主地选择更具针对性的信息服务方式。从而使高校档案社会化开发与利用，特别是档案服务功能，更能贴近平民百姓，更能贴近社会生活。

对策建议三，丰富服务方式，拓展服务渠道。高校档案社会化开发与利用要借鉴社会化的服务方式，具体而言，就是要在保证档案保密性、真实性、安全性的基础上借鉴市场化的公共服务方式，例如业务外包和增值业务。业务外包是为了解决部分以高校现阶段技术能力和手段无法实现的利用开发，如珍贵档案、特殊档案的管理与维护；馆藏资源的合作开发与利用等等。此外，高校还可以将用户体系整体外包给专业互联网公司，以提升用户服务的专业性。增值业务就是对部分社会化利用进行收费，档案社会化开发与利用势必会将高校档案推入市场，高校应注重经济效益和社会效益的平衡，以平衡业务项目的开支为目的对用户进行收费，如图书档案、科研档案等高价值信息资源的开发利用。

在服务渠道方面，应注重线上线下的融合发展。在线上打造以信息门户为主，档案官网、新媒体为辅的网络化信息服务平台，线下则应采用以智能终端为主、人工服务为辅的半自助服务模式，大大提供用户的自由度。

鉴于上述的梳理与分析，可见高校档案社会化开发与利用潜力很大，空间开阔，高校应该投入力量，加大开发与利用力度，这既有利于高校档案管理工作的拓展，也有利于社会的现实需求，这是实现高校档案资源开发与满足社会档案利用需求“双赢”的好课题，有效成果实为可期。