大数据信息技术在档案管理中的运用

文/罗小玲

运用大数据信息化技术是提高档案管理网络信息化与便捷高效化的重要措施，也会对行政管理效果与服务水平等产生深远影响。因此，要从管理理念、目标、队伍建设及制度、设备等多个层面来缩小其实际运用与预期目标的差距，助推行政管理体制改革

运用大数据信息化技术是提高档案数据信息分析处理能力及潜在价值挖掘能力的主要手段，也是拓宽档案信息检索途径与增加检索信息数量的重要方式，更能提高档案资源库存储信息的规模化与安全性，但是受管理模式落后、信息化技术软件落后等多种因素的影响，其实现预期目标的几率较小，因此，要从管理理念、目标、队伍建设及制度、设备等多个层面来缩小其实际运用与预期目标的差距，助推行政管理体制改革。

一、档案管理大数据信息化技术运用过程中出现的主要问题

现阶段档案管理大数据信息化技术运用越来越广泛，然而，现实中还存在一些问题，应该引起有关方面的高度重视。

一是思想上的忽视。时下，部分地区机构编制部门领导并没有掌握档案管理核心内容与基本职能作用，特别是表现为高科技的档案管理大数据信息化技术的应用要求，而将其等同于一般的档案管理，加剧了该项工作的简单化、局限性及表面性。领导思想上的轻视会直接体现在其日常工作中，比如，在日常工作总结及部门发展规划总体方案中很少甚至不会涉及该项工作，减少该部门人员编制；再者，其使用的电脑等设备及软件也比较陈旧落后。这些无疑会给包括管理人员在内的行政管理人员形成对该项工作不重要的错误认知，无形之中会加剧管理人员对该项工作的敷衍应付态度，这也是造成实现档案管理大数据信息化工作效率低与进展缓慢的主因。

二是管理队伍大数据信息化素养有待提升。虽然部分管理人员掌握了专业管理知识或积累了丰富实践经验，但是其旧有的管理思维已经僵化，创新发展意识不强，存在多一事不如少一事的想法，甚至于思想上抵触信息化建设，经常以各种理由来拒绝参加网络信息化建设相关培训活动，拖延了其熟练掌握运用信息化管理技术设备的时间，人为地增加了信息化建设的阻力。另外，还有一些管理人员管理理念较为落后，对该项工作的理解认知也停留在原有的保存整体档案资料的层面，降低了其对挖掘档案资料价值的助推作用。

三是档案信息管理标准的混乱性。不同地区甚至同一地区不同部门之间档案信息化管理标准也存在很大的差异，原本就没有把先进完整的信息化管理机制落实到位，降低了该项工作流程的统一规范性与方向目标的明确性，从而阻碍了档案资源共享与信息化建设。

四是档案信息安全性有待加强。大数据信息化技术在简化该项工作流程与提高其管理运用效率的同时，也增加了该管理系统被攻击的几率，极有可能因黑客攻击、网络病毒、操作失误等原因造成系统的瘫痪及重要信息的丢失，甚至有些重要文件无法被修复和使用，造成档案资源的缺失或错误。针对这一弊端，必须尽快采取措施加以防范与避免。

二、档案管理中运用大数据信息化技术的策略

为了尽快解决档案管理中运用大数据信息化问题，应该采取以下策略：

其一，转变思想认知。档案大数据信息化技术的应用，首先要从提升单位领导的认知度开始。领导应经常阅读档案管理及行政体制改革发展等相关的文件、书籍、资料，并主动参加与这些领域相关的交流活动，倾听其他地区职能类似部门领导对档案管理工作的认知与见解，在全面了解该项工作职能作用与核心内容的基础上，将其作为实现事业单位登记档案管理目标的重要途径，不仅要从思想上重视该项工作，更是用实际行动在部门内部营造出人人配合该项工作的工作氛围，比如，在季度或月度工作总结大会上介绍该项工作的重要性以及取得的成绩，分析其对不同部门工作的影响，并根据年度目标来制定该项工作的月度或季度目标，适当提高该项工作电脑等设备的配置标准，购买最新、性能更先进的管理系统，从而促使管理人员和单位领导对该项工作的重视，齐心协力更加积极主动地完成该项工作任务。

其二，提高管理队伍网络技术素养。管理人员的技术水平是大数据信息化技术应用的关键。各单位要重视培训工作，要从培训内容及方式等层面来实现管理人员专业素养、信息技术运用能力及自学能力的共同提升。其中，可以按照每周培训一次或两次的方式来实现培训的常态化与持续性，引导其养成自主学习的好习惯。以往培训内容侧重于岗位技能与专业理论知识为主，但是却没有将两者进行融合创新，造成了两者的分隔，弱化了两者的相互促进作用。现实告诉人们，应该主动将互联网信息技术、创新教育等内容融入到培训内容之中，坚持理论与实践相结合的原则，提高培训内容的实用性、全面性与延伸性。另外，可以将培训内容制作成PPT，并用多媒体设备进行播放，也可以组织开展工作交流活动、主题研究会等方式来提高培训形式的灵活多样性，避免因过于雷同的培训形式而降低管理人员参加培训活动的热情。最后，还应利用主题讲座来帮助管理人员认识到该项工作对部门及个人发展的重要性，引导其主动将自身发展与行政管理目标、社会稳定关联起来，这些都有助于促使其在认真努力完成管理任务的基础上不断改进创新自身工作方式，实现自身职业素养与综合能力的不断提升。

其三，完善档案信息化技术的管理制度。应在学习借鉴现代化管理机制、找出信息化建设难点及分析原有管理机制弊端的基础上来补充调整其管理机制，比如，监管机制等，以制度的方式来确定信息化建设目标与规范工作流程，要求相关人员严格按照最新规章制度来约束工作行为，对于严守规章制度的人给以适当的奖励，对违反相关规章制度的人员进行相应的处罚，做到奖罚分明，为保障该项工作的有序开展奠定基础。

其四，完善安全防范措施。管理人员应辩证地看待大数据信息化技术对该项工作的影响，在合理运用大数据信息化技术的同时，定期对其当前使用的管理系统进行安全方面的专业评估，及时发现存在的系统漏洞，并对其进行修补。另外，还应定期更新病毒查杀软件，要求相关人员规范操作，聘请专业的系统维护人员，这些都有助于提高系统的安全性，降低了相关信息被窃取或丢失等情况的发生。构建具有较强兼容性与共享性的档案资源信息管理平台，让各部门人员主动上传相关信息资料，系统进行自动分类整理与保存，管理人员对这些数据信息进行检查分析与运用，以提高信息资源的共享性、全面性及有效性。

综上所述，档案管理大数据信息化技术的应用势在必行。正视原有档案管理工作模式的弊端与漏洞，充分认识到大数据信息化技术对提高档案管理水平的重要意义，通过完善管理机制、创新培养模式及加强安全防护力量等途径来提高其运用水平，深入挖掘其潜在价值，为促进其档案管理创新以及提升行政管理工作水平奠定基础，这些无不揭示了大数据信息化技术的运用，为档案事业发展与进步展现了极其美好的前景。