炼化企业ERP创新优化与实践

姚建萍 程忠文 郭丽敏

[摘    要] 文章主要介绍某炼化企业ERP创新优化的具体做法和效果，供同类企业参考。

[关键词] ERP;创新;优化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 17. 044

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）17- 0096- 02

1      引    言

ERP系统是企业最重要的经营管理系统，它是将项目、财务、设备、物资、销售、生产等业务高度集成化的信息系统，通过对人、财、物的管理，达到企业资源的优化利用、提高企业竞争力，实现了企业利润最大化。ERP系統在公司已应用了10年，好多功能和业务已经满足不了企业的需求，随着企业转型升级和可持续发展，又对ERP系统提出了更高的要求，因此迫切需要对系统进行优化提升。系统的主管部门为了让系统好用，不断收集问题改进，思考优化解决方案，让业务流程更加顺畅，让数据报表更加好用，让运维更加高效。一系列的举措促进了ERP业务协同发展，助力企业提质增效。

2      具体做法

以创新为动力，以推动管理和业务提升为目标，运用互联网思维中的迭代思维，对在用ERP系统的业务流程和运维不断进行优化改进，降低成本、节约资金，提高企业管理能力。主要做法如下。

2.1   系统规划，完善组织制度体系

系统梳理现有规章制度及业务流程，结合各项业务、关键要素及控制节点，修改完善了《ERP系统运行维护管理规定》，制订了《权限管理平台工作手册》，进一步完善了ERP系统制度体系，夯实了管理基础;强化业务处室监督检查，加大奖惩力度，加强系统管理;每季度发布《ERP运维和应用季报》，召开专项会议，促进系统更好地应用。定期邀请相关公司专家进行技术交流，并组织技术人员到项目组驻地调研交流，汲取先进经验，为业务有效应用提供了保障。按照PDCA管理法，不断诊断缺陷、弥补漏洞、改进措施，持续提升管理水平。

2.2   科学推进，优化提升业务应用

根据业务调研和需求分析，重新梳理业务流程，找出关键节点，从关键节点入手进行流程优化;关注用户的痛点，挖掘优化点与新需求，纳入系统管理环节，实现应用的可管理、可控制、可分析。各业务重点实施内容如下：

（1）在财务业务方面，通过MDM平台和标准平台的整合集成，实现财务主数据向ERP系统自动分发，确保ERP与FMIS财务主数据源头统一，减少95%对照表维护，提高对照表自动化程度;对财务主数据的申请和流程管理进行了统一规范，坚持同一主数据申请源头统一，申请界面统一，审批规范和流程统一，保证数据的唯一性和规范性，为减少重复录入单据精简业务操作环节216个;实现了业务与财务一体化闭环管控、实时追溯和穿透查询，月末对账方式由“手工下载明细科目信息对账”向“系统自动同步明细科目对账”转变，减轻了财务对账人员工作压力。

（2）在设备业务方面，梳理优化了设备模块各业务流程;对系统中原有类型的工单实行整合，减少工单种类，实现不同计划提报审批及计划执行跟踪功能;优化服务确认功能在系统中的操作控制，更好地实现了外委服务系统结算;通过系统后台设置更好地实现了预算分层管理及控制和提醒;对不同层级和不同业务管理权限的人员进行系统权限分配，进一步规范了系统业务操作;对原有不满足使用需求的报表增加筛选字段，使报表数据更具统计价值;在原有报表的基础上新增开发统计报表，更好地实现多种数据统计筛选功能，为应用提供了有价值的数据参考;设置系统使用规范，统一格式及填报字段，更好地实现了系统使用的标准化;开发对应报表，增加系统的计划提报自检功能，降低错报误报概率。

（3）在物资业务方面，加强了非集成物资需求计划管理;规范了集中采购业务和统一结算支付业务;对物资主数据清理;优化了供应商冻结清理管理功能;增加了物资检验、仓储管理模块，改变以往检验管控与实物验收管理脱节现象;完善物资供应链全过程管理，实现合同同ERP、MDM、资金管理平台的信息共享。

（4）在项目业务方面，取消了8个流程，新增3个流程，完善了项目的编码和属性标准，实现了项目管理标准化。

（5）在生产业务方面，重新梳理了物料数据;对生产工厂及库存地合并;新增质量信息记录和审批流程，做好质量问题反馈;新增了综合分析平台，图形化展示数据便于经营决策;搭建了APS和ERP系统的接口，实现系统集成共享。

（6）在销售业务方面，增加了产销协同功能，打通产品销售流程，使得产品一经入库就可以启动入库买断流程，下达产品调拨单，组织产品出厂。与以前数据通过纸质传递，二次进入系统相比，工作效率及准确率大大提高。在整个流程中，平均减少单据量8 000份/年，减轻了业务人员工作量。通过控制发货过账，加强了对出厂数据的直接审核，确保结算数据准确。增加了信息传递功能，将销售公司的需求信息、质量信息都能够通过系统直接传递，有利于公司直接根据需求信息调整生产计划、根据质量信息直接处理质量异议，为树立品牌形象、增强产品市场竞争力打下了良好基础。

2.3   优化改进报表，实现数据共享

结合企业需要，根据历年应用存在问题，对报表进行优化改进。根据业务需要开发新的报表，打通各业务与财务的信息通道，实现各业务的数据共享。同时将企业经营管理数据形成信息与数据资产，供企业使用，实现了系统数据一次录入，多处共享，提高工作效率。

2.4   变更运维模式，构建三级运维体系

ERP运维在企业层面不仅仅是对现有系统环境的维护，更是实现多业务高效运营。基于业务需求构建合理的运维体系与机制，使之与业务发展紧密合作，同时帮助运维人员和业务部门形成合力，促进业务的发展。构建三级运维体系，提高了运维的效率，改变以往“点对点”的运维模型，建立“点到线”的运维模型，提高运维质量和效果。改良工作方法，提高运维效率、使ERP运维更好地支撑系统应用，为ERP保驾护航。

2.5   建设办公平台，开启一站式服务

ERP协同办公网站，实现了用户关心的、需要的、使用的ERP信息在网站都能解决。打造集登录、运维、协同工作、培训、知识库于一体的一站式运维，让用户获得最方便、最快捷、最优质、最贴心的服务。“一站式”运维，在方便快捷运维工作的同时，全面提升服务品质，作为培训知识库实现信息共享。积极探索适合的系统运维模式，逐步形成“一个平台，两个系统”的ERP服务体系，为促进系统高效运维提供了有力的技术支撑。“一个平台”即协同办公网站。建设系统登录、通知公告、运维月报和应用季报、图说运维、规章制度、运维流程、操作手册、表单下载等栏目，结合日常管理，扎实推进运维工作高效开展。“两个系统”即问题提报系统和工作流系统。开发问题提报系统，为用户提供问题解决方案，实现网络发布和共享。开发工作流系统实现运维表单的电子化，网上受理减少了三级运维人员来回奔波，提高工作效率。

2.6   优化运维流程，提升运维效率

ERP运维看似是只运维一个系统，实则是运维一群系统，例如我公司主要使用SAP，但是辅助配套系统有8个。根据运维情况，把一些复杂的、随机的、用户很多的运维工作独立出来。例如：（1）对非集成物资审批流程优化，规范BPM审批物资类型及范围，物资类型由10类变为6类;精简物资审批流程，新增流程19个、删除流程186个、有效加强了物料源头控制，提高了物资提报和审批流程运行效率。同时将这个运维随机工作变更为每月1日和15日统一处理的规范动作，掘出最优运维实现路径，减少运维时间，提高工作效率。（2）使用权限管理平台进行权限申请与分配，各业务关键用户在平台进行审批，实现用户和权限管理可控化、标准化、电子化。取消了纸质表单、免于工作人员来回奔波送表。同时，通过权限合规性检查功能，对ERP权限运行全局风险分析，给出风险检查报告，供公司关键用户和业务顾问对风险检查报告进行分析，确定真假权限互斥，并给出整改方案，对于内控检查提供便利。（3）用户梳理和权限检查工作每季度定期做，规范账号管理，提高系统资源使用率，让用户流动起来，合理降低运维成本，创效显著。

2.7   强化人员培训，提升用户应用技能

以业务主导的运维对管理团队、运维人员、最终用户提出了更高的要求。企业应该加强运维管理，构建组织体系，重点培养ERP运维骨干，协同工作，共享智慧，助力企业信息化建设。对于核心关键用户进行重点开发。积极选派参加相关业务领域的专题强化学习和外训，扩大视野，增长见识，提高专业深度和战斗力。对于最终用户，围绕业务，给予零基础操作培训和业务贯穿培训，让其充分了解业务实质和正确掌握操作的方法，提升系统应用的效果，用户的操作技能水平得到有效提升。

3      实施效果

3.1   有效促进了管理提升

业务流程的新增与改进，加强了对“人、财、物”集中管控;对业务流程的优化，促进了业务运转顺畅高效，提高业务管理水平和决策效率，實现业务管控一体化。规范业务流程，统一管理模式，促进业务上下贯通，有效控制风险，促进企业管理全面提升。

3.2   大幅提高了工作效率

通过对业务流程规范与优化，减少低效环节，提高工作效率。对报表优化与开发，实现了数据共享，加快数据分析和决策时间。构建三级运维体系，清除用户应用与IT之间断层，有效促进了业务发展，提高了运维的效率和质量。

3.3   有效降低了企业运营成本

通过业务流程优化，能够有效加强物资管控，降低物资采购成本。系统运维优化中，定期清理不活跃系统账号，能够为公司降低运维成本。

主要参考文献

[1]郭丽敏. ERP系统运维优化应用研究[J]. 信息系统工程，2018（8）：23.