Excle在高校办公室档案资源开发与利用中的应用

文/淄博市技师学院 李飞

一、高校办公室档案资源开发与利用的意义

高校办公室作为学院的重要部门，起到“神经中枢”的作用。在日常工作中，高校办公室主要协助学校领导处理党、政日常事务，负责学院内外的联系、接待、沟通和协调工作，在此期间，会形成大量档案材料，随着时间的推移，多数档案被整理存入档案室中，不能真正发挥余热。因此，作为办公室工作人员，利用形成的大量档案材料，利用信息化的手段，从中挖掘更有价值的信息，为领导决策提供依据，是十分有意义的。

二、Excle简介

Excle，是微软Office软件中的电子表格组件，专门用来进行数据处理、分析、统计相关数据。Excle中提供丰富的函数、自定义公式等，为用户提供数据计算，还可以通过Excle完成排序，按条件筛选、分类统计等数据分析，同时Excle还提供宏功能，利用VBA编程，实现更加强大的扩展功能。

办公室在日常文件等档案材料的处理中，利用Excle开发的档案管理系统虽然在操作和界面上不能达到专业软件的水平，但因其强大的数据处理和统计分析能力，完全可以胜任专业软件的功能。同时办公室日常工作中，可能会涉及部分敏感或涉密信息的处理，随着国家对保密工作的重视，处理此类信息的计算机无法使用一般的管理软件，而Excle作为基本的数据处理软件，则可发挥强大作用。

三、具体应用

（一）文件登记。收发文件登记是文件来往的必经关口，把好这一关，就能保证单位党政文件档案资料的齐全完整。因此，在办公室收文登记工作中，要把握好登记文件的全面、完整、即时等原则。建立一个完善的文件登记系统，对文件登记、传阅、归档等环节都是十分必要的。本文利用Excle建立一个文件登记和传阅系统，见“图1”。

图中，文件登记和传阅簿中包含两部分内容，文件登记簿中包含顺序号、发文时间、来文机关、来文号、文件标题、签收来源、上报日期、备注；传阅簿中包含传阅领导名称、是否回收等关键字。设计表格时，将“图1”表格中灰色部分，利用锁定单元格和保护工作表功能锁定，不至于在平时输入中产生误操作而影响整个表格的显示效果。文件登记和传阅簿主要包含以下功能：1.顺序号，是自动生成文件签批单、查找文件以及文件归档时电子目录形成的重要关联数据。首先将顺序号预先生成，而不至于在录入过程中手动输入，同时利用Excle中IF函数暂时将其隐藏，写入“=IF(B4=""，""，ROW()-3)”，则可以做到在录入一行新的数据时，顺序号自动显示。2.发文日期、来文机关、文件标题，这三个关键词既作为签批单中重要组成部分，同时也是电子档案目录中的重要元数据。3.签收来源，可作为追溯文件由来的重要依据，在此可加入电子文件原件的超链接，直接点击打开相应的文件内容，直接查看。4.上报日期，在上级来文中，会涉及要求上报并有一定时限的要求，为了保证按时上报而不遗忘，可以将要求上报的时间节点填入此列，并利用Excle中条件格式，设置颜色提醒，比如红色为当天最终上报时限，黄色为一周内需要上报，绿色为已办结，白色为一周以上等，随着系统日期的变化，颜色会自动由白色变黄色再变红色，最后变为绿色，根据颜色依次提示紧急程度。5.点击生成处理单（签批单），利用VBA程序（详见“图2”），根据对应顺序号，自动生成签批单，节省了二次录入的时间，提高了效率和准确率。6.传阅簿中可以将需要经常传阅的领导名称列入，在文件给对应领导传阅时，可以直接在对应表格中录入时间，这样既完善了传阅登记环节，又做到操作简便，查阅直观。7.是否收回，此列为文件最终办结后存入档案时的标记，可以更直观看到文件是在传阅过程中还是已归档。

图1 文件登记和传阅簿

图2 文件处理单（签批单）VBA程序代码

（二）数据统计分析。在文件收发工作中，往往会遇到领导对曾经处理过的文件进行再查阅情况，要求统计共接收某单位某一类文件多少份，抑或是对某一时期或某一具体工作中产生和接收的文件情况统计等，利用Excle强大数据统计分析功能，不仅仅可以为领导提供简单的统计数字，还可以利用图表功能，将抽象的数字变成直观的图表，甚至还可以根据统计结果，进一步挖掘其中的知识，为领导决策提供必要的依据。

比如技工院校中，十分重要的技能大赛，对于这类文件的接收，在统计分析中，可以汇总近几年接收的文件情况，分析其举办的时间、地点、举办特色等，同时可对最终获奖文件加以深入统计，对内容进行分析，利用Excle数据透视表（图）制作清晰直观的分析图，为学校的技能大赛工作提供决策依据。

（三）电子档案目录。按照档案归档要求，在文件归档时，每个档案盒要形成目录，最后再汇总建立全总目录。马建国在档案目录的电子化一文提到，电子档案目录建立时，主导思想应认真贯彻七条原则：价值第一、以“我”为主、为利用者着想、急用先录、惜字如金、忠于原文、标识规范等。其中前四项原则要求了在文件登记环节所录入的文件不必要全部归档，同时按照急用先录原则，不需要完全按照时间顺序归档，因此就产生了归档的文件只是属于文件登记簿中所有文件的一部分，而且顺序也有所改变，此时利用Excle的函数功能，就可以大大节省档案工作者在电子目录生成上花费的时间。

档案管理员只需要提供归档文件的顺序号，利用之前建立的文件登记簿，使用Excle中的vlookup函数，对每一列进行设置，获取其需要的信息，就可以轻松快速地形成存档电子目录，同时也保证了目录的准确性，而且文件登记系统具有可扩展性，对于后期归档过程中需要在最初文件登记关口完成的工作，可以直接在文件登记簿和传阅簿中增加相对应的条目，这样可以简化归档时的重复查阅和录入工作，节省了人力、物力成本，同时建立了文件收发与归档之间的紧密联系，有利于档案管理工作的发展与创新。

四、结语

本文探讨了利用Excle内置函数、宏等功能建立文件登记簿、传阅簿；利用其数据统计功能进行数据汇总和进一步的知识挖掘，为领导提供决策依据；建立了文件收发登记和归档环节的有效衔接，对于文书档案的电子化，从源头上抓起，同时也为其他类别的档案收集归档工作提供参考和借鉴。随着Excle软件不断更新，其功能也在不断完善和扩展，今后对其统计分析形成图表和利用宏功能等还需进一步深入研究，以期让Excle在档案资源开发与利用中发挥更加强大的作用。