利用VBA 实现工程文档数据自动传输

田路路 吕君毅 屈坤玉 陈 勇

（1、中国建筑第八工程局有限公司，上海200120 2、杭州萧山国际机场有限公司，浙江 杭州310000）

1 概述

项目工程文档通常是word、Excel 和PowerPoint 格式的文件，在这些文档中通常会有很多数据处理和查看工作。word 的主要功能在于文字处理；Excel 的功能在于数据计算，可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等；PowerPoint 的主要功能在于在召开会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。这些软件之间的数据传递通常都是人为完成的，然而遇到数据很大的时候，需要的工作量就很大，工作效率也很低。这就需要软件来自动完成数据传递工作，这样工作效率很高而且不会出错。

例如在施工现场许多临时结构的计算中，方案中都需要附有计算书，大部分计算书都是由word 编写，word 中不能实现自动计算功能，计算完全靠编写计算书人员完成，每次修改数据，计算书中的很多数据都需要进行修改，因此会造成修改计算书中的数据工作量很大，也可能造成错误。可以通过在Excel 来实现数据计算，然后把数据传递给word，使Word 自动更新计算书。

再比如工程例会汇报ppt 中的施工进度数据都是工作人员查看Excel 表格数据进行输入的，这种ppt 和Excel 中的数据格式比较固定，不会经常变化的情况下，完全可以通过PowerPoint 来读取Excel 表格中的数据，实现数据传递。这样提高了工作效率，节省时间。

2 VBA概述

VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic 的一种宏语言，是在其桌面应用程序中执行通用的自动化（OLE）任务的编程语言。主要能用来扩展Windows 的应用程序功能，特别是Microsoft Office 软件。它也可说是一种应用程式视觉化的Basic 脚本。

VBA不但继承了VB的开发机制，而且VBA还具有与VB相似的语言结构，它们的集成开发环境IDE 也几乎相同。但是，经过优化，VBA专门用于Office 的各应用程序。VBA的项目（Project）由使用VBA的Excel、Word、PowerPoint 等称为宿主（Host）的Office应用程序（Application）来调用。

在Excel、Word 和Powerpoint 中使用VBA 可以发挥以下作用：

（1）规范用户的操作，控制用户的操作行为；

（2）多个步骤的手工操作通过执行VBA 代码可以迅速的实现；

（3）利用VBA可以Excel 内轻松开发出功能强大的自动化程序。

（4）充分利用各个软件的优势，实现Excel、Word 和Powerpoint中数据联动。

3 数据联动应用过程案例

3.1 Word 和Exel 数据联动

通过一个混凝土梁的模板验算程序来实现word 和Excel 数据联动，实现word 中计算书数据根据Excel 计算的数据更新。

下面是word 中的计算书，如果混凝土梁的尺寸进行更改，计算书如果手动计算工作量就会很大。所以可以用Excel 表格来计算这些数据，然后在word 里读取Excel 表格中的数据。

3.1.1 基本参数

（1）面板类型：覆面木胶合板

（2）面板厚度t（mm）:15

（3）面板抗弯强度设计值［f］（N/mm2）：15

（4）面板抗剪强度设计值［T］（N/mm2）：1.4

（5）面板弹性模量E（N/mm2）：10000

取单位宽度b=1000mm，按二等跨连续梁计算：

W=bh2/6=1000x15x15/6=37500mm3

I=bh3/12=1000xl5xl5xl5/12=281250mm4

q1=[l2（G1k+（G2k+G3k）xh）+1.4xQ1k]xb=[l.2x（0.l+（24+1.5）x0.8）+l.4x3]xl=28.8kN/m

q1=1.2x[G1k+（G2k+G3k）xh]xb=l.2x[0.1+（24+1.5）x0.8]xl=24.6kN/m

q1活=1.4xQ1kxb=l.4x3xl=4.2kN/m

q2=[lx（G1k+（G2k+G3k）xh）+lxQ1k]xb=[lx（0.1+（24+1.5）x0.8）+lx3]xl=23.5kN/m

3.1.2 强度验算

Mmax=0.125q1L2=0.125x28.8x0.12=0.036kN·m

σ=Mmax/W=0.036x106/37500=0.96N/mm2＜[f]=15N/mm2满足要求！

3.1.3 挠度验算

Vmax=0.521q2L4/（100EI）=0.521x23.5xl004/（100xl0000x281250）

=0.004mm＜[v]=min[L/150，10]=min[100/150，10]=0.667mm

满足要求！

利用Excel 表格对混凝土梁模板进行受力验算。验算满足后，用Word 读取Excel 生成的数据。（图1）

图1 Excel计算文件

要实现word 中的数据根据Excel 表格中的数据进行更新，首先需要word 找到Excel 文件。所以在word 文件中创建一个窗体，窗体上让用户输入Excel 表格文件的文件路径和文件名。（图2）

图2 用户输入和数据更新窗体

在word 中每个变化的数据可以使用标签控件Label 进行显示和存储。例如表格中面板厚度、面板抗弯强度设计值等参数都放置标签Label 进行显示。每个Label 需要命名，且名字是唯一的不能重复。Label 显示的数值可以通过读取Excel 表格对应的数据进行传递。Word 文件中需要添加控件Label 标签如下：

σ=Mmax/W= Label10 N/mm2＜[f] = Label2 N/mm2满足要求！

（3）挠度验算

Vmax = 0.521q2L4/（100EI）= Label11 mm ＜[v]= min[L/150, 10]=min[100/150, 10] = 0.667mm

满足要求！

编写代码和创建窗体要打开Visual Basic 编辑环境。

点击窗体命令按钮“更新”，程序运行以后word 文档会出现下面的效果

（1）基本参数

①面板类型：覆面木胶合板

②面板厚度t（mm）: 15

⑫Katherine O’Donovan，“‘Real’Mothers for Abandoned Children”，Law ＆ Society Review，347(36)，2002，pp．361～363．

③面板抗弯强度设计值［f］（N/mm2）：15

④面板抗剪强度设计值［T］（N/mm2）：1.4

⑤面板弹性模量E（N/mm2）：10000

W=bh2/6=37500 mm3

I=bh3/12=281250 mm4

q1活=1.4xQ1kxb= 4.2 kN/m

q2=[lx（G1k+（G2k+G3k）xh）+lxQ1k]xb=23.5 kN/m

（2）强度验算

Mmax = 0.125q1L2= 0.036 kN·m

σ=Mmax/W= Label10 N/mm2＜[f] = 0.96 N/mm2

满足要求！

（3）挠度验算

Vmax = 0.521q2L4/（100EI）= 0.004 mm ＜[v]= min[L/150, 10]=min[100/150, 10] = 0.667mm

满足要求！

通过以上步骤，实现了word 文档从Excel 中读取数据，然后在word 中显示这些数据。

3.2 PowerPoint 和Excel 数据联动

在会议汇报中，经常使用PPT来汇报施工进度情况。施工进度包含很多表格，表格中有很多数据，这些数据都是由工程日报表来统计的，也就是规定的Excel 表格。项目上编写汇报PPT人员的每次都是查看很多单位的工程日报表来填写PPT中的表格，这样工作需要花费很多时间，而且容易出错。对于汇报PPT和工程日报表都是规定的格式，不会经常变化的文件，完全可以通过PowerPoint和Excel 数据联动，实现PowerPoint 从Excel 中读取数据，利用电脑来完成这件重复性的工作，提高工作效率，节省时间。

下面举例说明一下。

下面是汇报PPT 中的表格，表中的数据可以通过读取Excel表格中的数据来实现更新。

要实现汇报PPT 中可以读取数据，首先要在PPT 的表格中创建控件Label。每个Label 来显示原来的数据，数据通过读取Excel文件中对应的数据来获得。这样实现以后每次就不需要工作人员来填写了，让电脑自动完成。

4 结论

利用VBA实现办公自动化，每个软件之间实现数据传输，在工作中我们会遇到常用的文字排版、表格处理和汇报工作的情况，单纯依靠Office 提供的普通功能，工作效率有时候很低，会花费很多时间。掌握Office 提供的VBA，针对具体问题具体分析，为我们提供工作效率，实现办公自动化和数据联动提供了一种有效的途径。