铁路企业招标管理信息化建设研究

史 勇，王晓冬，于玲玲，赵 晴

（1.中铁银通支付有限公司，北京 100081；

2.中国铁道科学研究院集团有限公司 电子计算技术研究所，北京 100081；3.北京经纬信息技术有限公司，北京 100081）

随着我国铁路的快速发展，铁路建设项目大量增加，物资需求的种类及数量也在快速增长，使得物资采购管理工作日益受到企业经营管理和监督管理部门的重视并被社会广泛关注[1]，铁路企业采购管理工作具有涉及面广、管理对象复杂、信息量大的特点，同时，也是廉政建设重点领域，对分权管理、程序控制、信息公开有着极高的要求。

根据中国国家铁路集团有限公司、中国铁道科学研究院集团有限公司（简称：铁科院集团公司）提出的“两级采购、三级管理”的采购管理规定[2-3]，招标采购管理工作涉及物资、工程、服务等方面，管理范围逐步增大，管理复杂度大幅提高[4]。同时，各级管理部门对采购工作的专业性、规范性及可追溯性提出了更高的要求。国内外大型企业都很重视采购管理的信息化建设，通过采用成熟套装软件或自行开发的采购管理信息系统，控制采购成本，保障采购质量，努力做到信息公开、透明，采购公平、公正[5-7]。

本文借鉴其他行业的采购管理信息系统，针对铁科院集团公司信息化板块的实际需要，提出招标管理信息化建设的目标。结合信息化板块的招标采购业务流程，设计招标管理信息系统，系统涵盖项目申报与受理、集体决策、标前准备、开评标、采购结果管理等业务功能[8]，同时预留与其他系统互连互通的接口。

1 建设目标及业务流程

1.1 建设目标

实现信息化板块对物资、服务、工程等招标采购行为的信息化管理，满足各业务部门对采购管理的基本需要。具体目标如下[9]。

（1）采购全过程管理：包括项目申报与受理、集体决策、标前准备、开评标、采购结果审核、档案管理和执行跟踪，实现采购全过程信息化闭环管理和无纸化办公[10]。

（2）采购流程灵活配置：系统具有通用性，用户根据实际采购情况，能够通过简单、灵活的配置，建立不同的采购流程，最大程度满足不同采购流程的业务需求。

（3）项目文档模板化：项目文档标准化、模板化，编制项目时可套用模板在线生成文档，节省手工编制时间，提高工作效率。

图1 招标采购业务流程

（4）纵向贯通、横向协同：通过信息化板块综合管理部、各业务部门采购管理联网运行，实现集约化采购管理模式下的纵向业务贯通、管理贯通；预留接口，与其他相关系统之间数据共享，实现横向业务协同。

1.2 业务流程

梳理招标采购业务流程，使之更符合管理要求，关键工作节点必须审批，廉政风险点和安全风险点均有提示，作业痕迹完整保留，同时，提供统计查询功能，为领导决策提供辅助支持。

信息化板块招标采购业务流程如图1 所示。

2 系统架构

2.1 总体架构

依托铁科院集团公司办公网，根据招标流程，搭建铁路信息化板块招标采购管理信息系统，应用的客户端均在办公网中。系统预留接口，可与铁科院集团公司的物资管理信息系统、合同管理系统等互联互通、信息共享。系统总体架构如图2 所示。

2.2 技术架构

系统技术架构以信息安全体系和标准规范体系为保障，划分为基础设施层、数据层、应用支撑层、业务应用层、用户交互层。

（1）基础设施层：包括软件（操作系统、数据库软件、防病毒软件），网络（办公网），硬件设备（服务器、终端、网络设备等）。

（2）数据层：包括Oracle 数据库、文件数据。

（3）应用支撑层：包括Microsoft.Net Framework框架、互联网信息服务（IIS，Internet Information Services）、C#、基层类库、文件服务等。

（4）业务应用层：包括配置管理、项目管理、标前准备、开评标管理、采购结果管理、档案管理、综合管理、统计分析、系统管理等业务功能。

图2 总体架构

（5）用户交互层：通过IE 浏览器访问系统。

系统技术架构如图3 所示。

图3 技术架构

2.3 网络架构

系统依托铁科院集团公司办公网，各级用户通过办公网访问。网络架构如图4 所示。

图4 网络架构

2.4 数据接口

系统使用Web Service 技术与物资管理信息系统、合同管理系统互联互通。

3 功能设计

功能架构如图5 所示。

图5 功能架构

3.1 配置管理

为了适应招标流程多样化的特点，抽取大部分招标管理流程的共性，将各个招标环节进行模块化处理，降低流程中环节之间的耦合性，提高业务流程的适用性，采用配置的方式进行基础功能搭建。具体的配置项目如表1 所示[4]。

3.2 项目管理

项目管理集成项目编制、审核和查询的功能，由项目工作台（用于完成项目的编制工作）、审核工作台（用于完成项目的审核工作）和查询工作台（用于对项目进行查询）组成。

表1 配置管理

项目工作台和审核工作台向登陆用户呈现当前待办的项目；查询工作台则呈现登陆用户参与过的项目，具体功能如下。

（1）项目信息管理：项目、包件及明细信息的新增、删除、修改等，支持附件上传。其中，明细信息可以提供手工录入、下载模板批量导入两种录入方式。

（2）项目文档管理：套用项目模板、在线生成项目文档，支持其他文档上传。项目文档是指在项目各个环节中所存储的Word、Excel 等文件，分为模版文档和其他文档两大类。模版文档可以读取项目中大量的数据信息，自动由模版生成所需要的文件。其他文档是指通过上传方式存储的文档。

（3）角色管理：项目在各个环节上对工作进行分工处理。每个环节受理人在处理完本环节业务后，在角色管理页面选择本环节的审批人和下一环节受理人，提交项目进行后续流转。

（4）项目审批：项目的串审、并审功能。支持提交多个审批人同时审核或逐一审核，审核人审核项目时可在线打开系统生成的项目文档，符合条件则给予审批；不符合条件，则输入意见后回退。

（5）项目查询：项目在采购流程中的信息查询。按照用户的查看权限，查询工作台可查看本人相关项目、本业务部门项目、信息化板块所有的项目。

3.3 标前准备

标前准备主要包括招标公告、招标文件编制、供应商报名、答疑补疑、确定开评标的时间和使用的会议室、组建评委会、评委确定后对评委进行分工等，具体功能如下。

（1）在线编制招标文件：在线套用招标文件模板，自动生成项目招标文件。

（2）供应商报名、答疑补疑：供应商报名信息录入、答疑补疑文件上传，支持下载模板、批量导入供应商报名信息。支持将答疑补疑的相关文件上传系统，以备后续查看。

（3）会议室安排及会议室费用维护：新增项目会议，将采购项目与新增会议勾稽联系。会议新增后，安排会议室，维护会议室可能产生的相关费用等信息。

（4）评委会安排及评委分工：评委会组建、评委分工。新建评委会，在线抽取或手工录入评委信息，并对评委按照包件、评审内容进行分工。支持下载模板、批量导入评委信息。

3.4 评（定）标管理

评（定）标管理是指对开标、评标、定标过程的管理。开标时供应商签到、包件唱标信息记录、评标过程及评标结果审核，按照评标办法推荐排名、最终实现包件定标。

3.5 综合管理

综合管理包括黑名单管理、执行跟踪、投诉管理、档案管理等。

3.6 查询统计

系统支持对在采购前、采购中和采购完成之后各个环节数据的查询，包括进度查询、价格查询、投标查询、项目情况查询、统计指标分析等。

3.7 系统维护

系统维护是对支撑系统运行的基础数据的维护，包括基础数据维护和模板管理。基础数据维护有：单位字典管理，用户字典管理，角色字典管理，供应商字典管理，通用字典维护，系统帮助维护等；模板管理有：项目文档模板，资格条件模板，评审标准模板，评分标准模板等。

4 结束语

本文分析企业采购管理工作的现状，结合铁科院集团公司信息化板块招标管理工作的实际需要，设计了信息化板块招标采购信息系统。该系统实现了采购项目从申报、受理、审批、形成采购决策，到标前准备、开评标、确定采购结果一系列采购招标过程的全流程信息化管理。系统已在相关部门试用，借助该系统，采购管理部门完善了采购业务流程，建立了采购文件模板库，强化了采购廉政风险防控能力，加强了各业务部门的合作，进一步提高了招标采购工作的管理水平和服务质量。下一步将对招标采购信息系统做进一步的优化和完善，使之更贴近业务需求。