大数据背景下事业单位电子档案信息化管理研究

夏玉梅

摘 要：随着互联网信息技术的迅猛发展，信息化程度的不断加深，大数据时代到来已经成为一种不可阻挡的趋势。大数据主要是指对一种或者多种事物的全部信息展开专业性的数据统计，同时将这些数据给保存下来，这样人们不但能够非常容易得到想要的大数据信息，并且获得信息的成本费用也进一步降低，所以大数据信息技术受到了社会的认可。事业单位电子档案的管理对于单位员工的发展有着非常关键的作用，本文通过对大数据背景下的事业单位电子档案信息管理发展的实际情况的剖析，进一步发展其中存在的问题，同时针对这些问题提出了有效的解决对策。

关键词：大数据;事业单位;电子档案信息化管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）10-0085-02

1 数据背景下事业单位电子档案信息化管理现状

事业单位主要是指由我国政府直接性进行领导管理的单位，这些单位的人事命令跟一般企业的人事命令有着明显的差异，他们的流程更加严格，尤其对于人员的档案重视程度越来越高。并且，各个事业单位彼此还构建了局域网，大大加深了各个部门之间的沟通与合作，使得事业单位的工作质量得到很大的提高。目前阶段，尽管事业单位档案管理部门当前阶段已经应用一些档案信息处理技术，相关的大数据信息设备已经初步具备，并且能够实现初级的信息共享以及信息管理[1]。不过，目前国内事业单位的电子档案信息化管理并没有满足当前单位实际发展的需要，管理方面也存在着一些问题，比如信息整合的效果比较差等等。想要做好单位内部员工的档案管理工作，一定要充分利用大数据等信息化技术，重视电子档案的信息化建设工作，确保该工作有一定的技术支撑。对于一些人员复杂的单位，难以进行跟踪管理，因此可以考虑收取一定的档案资料保证金。在项目动工前，单位向政府部门缴纳保证金，并开具收款单，直到项目完工后，单位向部门提交完整的档案资料，并且经过部门核查正确无误之后，才可以退回保证金。在进行存档时，最好是纸质版和电子版同时收取，对于涉及项目中的施工图纸，不仅要收晒制的图纸，还要征收高清的扫描电子版文件。为了避免电子版数据被改动，可以将图片文件转换成PDF文件进行保存。为了能够更真实安全地保护档案数据安全，应当在管理观念上做出改变。在档案数据采集阶段，就必须做到真实可靠，不允许丝毫误差，在条件允许的状况下，多次采集，选取最优数据进行保存[2]。

2 事业单位电子档案信息化管理中存在的问题

由于互联网、大数据等技术的优化，事业单位的电子档案信息化管理工作尽管也取得了一定的发展，不过因为发展的时间还不是很长，在发展的过程当中还是存在着问题，主要表现在以下几个方面：

2.1 事业单位领导对电子档案信息化管理缺乏重视

尽管国内事业单位电子档案信息化管理获得了不小的发展，不过在发展过程当中，还是出现了一些阻碍，主要是因为事业单位领导对电子档案信息化管理缺乏一定的重视，认为其无关紧要。大多数事业单位领导都认为档案管理只是一项简单的工作，就是对职工的档案进行保存，所以在平常的工作当中，对档案管理人员的培训工作自然也没有做到位，这就造成档案的管理仅仅只是单一的文字输入和保存，并没有将职工档案的作用充分发挥出来。再加上因为领导对该工作的不重视，使得职工在执行电子档案信息化管理工作当中，无法顺利进行现代化，不管是资金的支持还是人员的支持都有所欠缺，这样就没有办法跟上大数据时代的发展步伐[3]。

2.2 事業单位电子档案信息化管理缺乏统筹规划

因为事业单位跟一般企业不一样，是由我国的政府进行直接性的管理，因此这些职工在工作当中不会出现因为市场不景气等原因造成的失业。再加上这种事业单位本身的奖惩机制并没有健全，这就造成职工在工作当中，会逐渐形成一种安于现状、懒散的思想，这就会对单位的发展造成很大的阻碍[4]。之所以说事业单位电子档案信息化管理缺乏统筹规划，主要是表现在以下三个方面：第一，因为在事业单位当中工作，就相当于“铁饭碗”，并不会有业绩的压力，他们的压力往往是源自于上级领导，这就造成他们在进行工作的时候，责任心相对缺失，对于工作的态度并不积极。负责电子档案的管理职工，也会安于现状，缺少大数据背景下先进的档案管理理念，也不求创新发展;第二，因为事业单位本身对档案管理工作缺乏一定的重视，这就造成他们在对外招聘的时候，并不会选择去花费精力聘请专业的电子档案管理人才，人才支持不足;最后，当前阶段事业单位中的电子档案信息化管理缺乏专业性，档案管理职员在进行管理的时候，档案管理的效率没有办法得到显著性的提升，发展比较滞后。

2.3 档案管理职工缺乏专业素质

对于事业单位的电子档案信息管理工作来讲，想要提高工作效率，使得管理工作进一步优化，就一定需要专业的管理人才。从当前的事业管理职工情况来讲，大多数失业单位档案管理员工的素质并不是特别的高。一部分是快要退休的职工，被分配到了档案岗位上，还有一部分职工本身的素质难以胜任事业单位的其他岗位，因此他们被安排到了该岗位上，主要的职责就是将纸质数据通过人工操作全部输入到计算机当中，进行电子化的保存。随着社会信息化的发展，电子档案管理工作的发展要求也进一步的提高，因此事业单位领导一定要重视提高档案管理人员的专业素质，这样才能够推动档案管理的现代化发展。

2.4 档案信息知识库不健全

大数据背景下的电子档案信息化管理工作，不但打破了原来传统的纸质档案保存和管理，并且对档案的管理也逐渐体系化。原来单一的档案录入已经难以满足当前阶段档案管理的需求，还需要构建系统的档案信息知识库，这样需在查找职员档案数据的时候，才能够迅速找到，并且还能够对各个职员的档案进行归类管理。不过，当前阶段国内事业单位的档案信息库数据并没有完全建立起来，缺失很多数据，因此没有办法进行很好档案管理工作，在需要相关数据的时候，没有办法及时获取[5]。

3 提升事业单位电子档案管理信息化建设的对策

3.1 提高事业单位领导的电子档案信息化意识

在事业单位当中，单位领导拥有绝对的单位控制权跟决定权，因此想要提升事业单位电子档案管理的信息化建设，事业单位领导人一定要改变传统的档案管理观念，认识信息化管理的重要性，懂得信息化管理能够为单位的发展带来巨大的推力。这样才能够让下属职员也能够建立相应的电子档案信息化管理观念[6]。同时在平常的工作当中，领导者也需要建立一定的考核奖惩机制，这样才能够激发职工对工作的热情，更加重视信息化管理建设工作。

3.2 提高档案管理相关科学文化知识，做好统筹规划

事业单位档案管理其实就是对知识资料的管理，由于事业单位随着时代的发展，组织结构等也在不断变化，相应的对职员档案管理的标准也在提高。目前，事业单位对职员档案的管理，不但需要档案没有缺失，同时档案当中的信息也需要进行分门别类的归纳与管理。因此在进行档案管理工作当中，一定要重视档案管理的实质就是知识管理，随着事业单位的不断发展，其对档案管理的要求也越来越严格。现阶段，事业单位对档案管理的要求不仅局限于确保档案的完整性，更重要的是对其中所包含的信息进行管理。先进的科学文化知识的培养离不开单位和职工的共同努力，作为单位而言，需要为员工提供学习的机会，作为职工而言，需要在日常工作中多加学习，利用先进的科学文化知识来进行档案管理工作[7]。

3.3 加强人才培养

事业单位想要做好档案管理工作，就一定要有专业的人才支撑，加强电子档案信息管理人才的培养。第一，利用内部竞聘的方式，从单位内部选拔出一些责任心比较强，同时本身具备计算机专业技术能力的人才，专门负责档案的管理。第二，在对外招聘的时候，对招聘人才的技术能力更加侧重，招进来一些更加优秀的信息技术人员，并且在平常的工作当中还要重视员工的培训，让他们通过岗前培训工作，可以更好地适应档案管理的工作。也可以从外部邀请一些这方面的专业人员，为单位职工普及档案管理走向电子信息化建设道路保驾护航。

4 加强档案信息化建设，健全档案信息知识库

为了能够健全档案信息知识库，就一定要把原来传统的档案管理跟知识融合在一块，这样就能够更好地推动档案的信息化建设工作。将原来纸质的档案进行电子化的转变，充实事业单位的档案信息知识库，并且还需要把单位原本的数据进行一定的整合，扩大信息数据的来源，这样才能够保证事业单位的档案信息知识库能够逐渐建立起來。

5 结语

由于现代化科学技术的持续推进，国内各个行业领域都在逐渐信息化，在大数据背景之下，事业单位电子档案信息化管理已经成为一种必然的发展趋势。这种管理模式可以原来管理中存在的不足得到弥补，进一步提高档案管理的工作效率和工作质量。对于当前事业单位的发展来说，事业单位电子档案信息化管理是十分有必要的，是提升事业单位工作质量和效率的重要方式。电子档案信息化管理能够更加稳定和安全，是整个事业单位发展过程中的重点。因此，加强事业单位电子档案信息化管理，灵活应用信息化管理模式，解决当前存在的问题，才能真正提高事业单位的工作质量，推动我国事业单位的发展。

参考文献

[1] 刘洋.试析事业单位档案管理信息化发展[J].黑龙江交通科技，2017，40（5）：212+214.

[2] 卢少华.事业单位档案管理信息化建设与发展探讨[J].湖北农机化，2019（13）：41.

[3] 萨日娜.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中国保健营养，2019（6）：302.

[4] 陈冰源，史俊利.浅析基层事业单位档案管理信息化实现探索[J].西部资源，2019（5）：194-195.

[5] 吴欣茵.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].卷宗，2019（1）：98.

[6] 王丽霞，蒋冰琦.事业单位档案管理信息化建设的问题与优化措施[J].大众投资指南，2019（17）：98.

[7] 蒋胜楠.信息化时代如何加强事业单位档案管理[J].信息记录材料，2019，20（6）：99-100.