新时代档案保护的新理念与新模式研究

摘要：档案是人类在各种社会活动中形成的，以文字、图像、报表、图表、光盘、录音、录像等形式存在的，具有保存价值的原始记录，是宝贵的资料资源。档案保护顾名思义便是采取有效手段，保护档案安全，其是一项基础性的工作，在记录历史、传承文明以及服务社会等层面均发挥着重要的支撑作用。新时代下，档案保护也面临着新问题、新形势，因此，也要创新档案保护的理念与模式。文章主要对新时代档案保护的新理念与新模式进行了分析。

关键词：档案保护;新理念;新模式;档案安全

档案是一种历史价值、现实价值兼具的重要资源，是社会经济发展过程中的一种战略性生产要素。新时代下，档案保护面临着新问题，具体表现在档案载体形式越来越多样化、档案面临的安全威胁与安全问题更多也更严峻、档案保护工作中引进了诸多新技术推动着档案保护工作体系的改变等。为此，新时代的档案保护工作，必须转变传统理念、改变传统模式，通过建立新理念与新模式，推动档案保护工作效率与效果的提高。

1.新时代档案保护的新理念

1.1整体性保护

新时代下，档案保护的整体性保护理念主要体现在以下三个方面：首先是在思想层面上改变认识;其次是在管理层面上不断完善、认真执行相关法规、制度;最后是制定并贯彻落实档案管理标准体系以及相关档案技术保护规范，保障档案运行、操作规程的规范化，同时在规范标准的指导下，来开展档案实体保护工作、保障人员的规范化操作、加强环境管控与监测、完善相关设施设备与技术方法的保障，转变传统档案保护方向，切实保障档案实体的安全性，并确保档案信息的安全性。

1.2全过程管理

新时代下，档案保护的全过程管理指的是，在“收管用”等全过程中强化档案的安全保护，包括档案的接收征集环节、档案的整理归档环节、档案的保管保护环节、档案编研与开发利用环节等。

1.3动态化保护

新时代下，档案保护的动态化保护理念指的是，在档案运行的全过程中，动态化地贯彻档案保护。档案保护的动态化要求，在强化相对静态的库房保护的基础上，对档案保管保护的范围进行扩展，也就是将其前移，在档案形成阶段做好前端监督，并将其后延，在档案利用阶段加强后端指导与监管，从而确保档案信息的长期读取。

2.新时代档案保护的新模式

2.1入库档案的保护

对于接收入库的档案，应及时给予有效的保护性措施，实现对档案的保护。可以从以下几个方面入手：

首先，消毒处理。对新入库档案进行消毒，是档案保护的第一步。不仅是新入库档案，新入库档案的档案袋、档案盒、档案装具以及原有馆藏档案等，均是消毒工作的主要对象。档案消毒处理方式多样化，针对档案应进行实时消毒，针对库房应定期进行消毒净化，针对档案的新载体应实施防霉抑霉处理。做好对档案的日常消毒工作，对各种消毒方法、消毒设备进行正确使用，针对常见、多发自然灾害制定档案抢救预案，并制定害虫、有害微生物的检查机制，以有效保障档案安全。

其次，档案收集环节的保护。针对档案征集工作，构建安全管理机制，为档案征集中的安全保护提供有效指导;征集档案入馆之前，确保其包装严密，并安排专人护送，并保障运输过程中的妥善性，从而确保档案的安全性;对于征集而来的档案，必须做到及时归档，并及时移交给档案管理部门。

其次，档案整理环节的保护。档案整理环节，必须确保档案的分类准确、目录清楚、编排有序、格式统一、装订整齐、填写规范;在档案的整理归档环节，应严格遵循档案安全管理的具體要求，来对档案进行逐卷、逐件地整理归档，并要对档案原件进行慎重处理;档案整理的全过程中，加强档案保护，预防由于突发事件、人为灾害或者是操作不当而导致的档案破坏、损毁以及丢失等问题。

最后，档案编研环节的保护。严格遵循档案法规的要求，按照档案保护相关技术规范与标准，并根据档案利用与安全方面的规章制度，来加强档案保护;实施规范化管理，预防档案的不合理使用、不当使用或者是使用过度而导致的档案损伤、损毁问题;以保护档案安全、便于档案的高效使用为目标，尽量使用数字化档案或者是档案复制件，减少对档案原件的使用、尽可能地避免其重复使用，以有效控制档案利用损伤。

2.2馆藏档案的保护

对于馆藏的档案，也要做好安全保护。可以从以下几个方面入手：

首先，消防设备的完善。应遵循国家规范、国际条约的要求，在档案馆内配备自动灭火系统、自动报警装置，并定期进行检查，确保其有效性及安全性。裱糊室、整理室、机房以及库房等位置，应按规定安装相关消防设备设施、防火报警设备以及消防灭火系统。

其次，档案维护设备的完善。档案馆内安装空调设备，以合理调控温度、湿度。同时，库房应安装空气净化设备、通风换气设备、温湿度指示仪表、温湿度调控设备等，并确保各种设备的功率符合要求。消毒设备以及消毒室也是档案馆内的基础维护设备。档案馆内，应配备修裱工具、照片洗印设备、光盘刻录设备、静电复印设备、大容量存储设备、除尘设备以及其他相关设备。档案库房中应配备专门保管设备、档案密集架以及档案多节柜，并确保其可靠性、适用性以及安全性。

最后，数字信息设备的完善。现如今，数字化技术已经在档案工作中得到了广泛应用。为提高档案保护工作质量，也要对数字信息设备进行完善。应配备专用录像机、录音机、转录设备、动态图像采集压缩卡、档案缩微设备扫描仪等信息处理设备，以便于档案的备份;专用机房应完善防静电设施、隔热设施、防尘设施、防电磁干扰设施以及不间断电源、电磁信号干扰器、过载保护装置等相关设备设施。需选择生产许可证、生产合格证完备的设备。设置局域网络，并确保其布线规范、合理，数据库配备加密的存储设备、传输设备。

2.3出库档案的保护

档案使用是档案工作的核心。因此，档案馆、档案室中存储的档案，不可避免地需要出库，必须加强对出库档案的保护。可以从以下几个方面入手：

首先，档案外借的管理。档案馆、档案室在将档案摘抄材料、档案复印件等出借给个人或单位的时候，必须加盖公章;对于个人或单位借用的档案，必须做好登记，不可转让、扩散，并要妥善保管档案;外借的档案，个人或单位用毕一律退回，不可长期保存。

其次，档案移交中的管理。档案交接前，做好相关准备工作，一次性、全面清理所有保存档案，确保账物相符;根据档案移交要求，对档案移交清单进行编制，有特殊情况需要说明的，应附于清单之后;对借出的档案，必须及时向个人或单位进行催还，对于无法及时归还的，则要追踪原因，并在借阅查询登记簿上将催还情况、无法归还的原因注明。

再次，档案转移运输过程中的保护。在档案包装的时候，必须使用干燥、牢固的包装材料，采取安全防护举措，运到目的地后，再对档案进行仔细检查，避免档案转运过程中的损坏;档案转移运输过程中，应根据档案安全要求合理选择包装箱，注意保护档案的完整性、完好性，预防档案在转运过程中被盗、损坏或者是丢失;档案远距离转运的时候，也要对天气情况进行仔细分析，做好对大风、冰雪、暴雨等恶劣天气的应对，并做好对突发事件的防范，避免其对档案所带来的危害或损失。

然后，档案展览中的保护。档案展览场所必须配备相应的保护设备、设施，避免档案受到破坏、损坏或者是被盗;档案展览过程中，加强安全管理与控制，避免操作不当、展览环境改变或者是人为损伤而导致的档案破坏。

最后，档案利用中的保护。档案利用中，做好登记工作，对用户利用范围进行严格限定，完善审批流程、审批手续;完善登记、借用以及归还等方面的手续;档案利用场所应配备监控设备，利用者不可在档案上圈划、涂改或者是裁剪、折叠、撤换;收回档案的时候，对摘抄的内容、被利用的案卷进行仔细检查。

结语

档案保护是国家与政府十分重视的工作，也是一项利国利民的伟大事业。新时代的档案保護工作，应秉持全过程管理的理念，在入库档案、馆藏档案、出库档案等方面加强档案保护，从而确保档案的安全性，提高档案保护质量与效果。

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作者简介：

徐娜（1980—），女，籍贯：河北石家庄，学历：大学，职称：馆员，工作单位：烟台市教育招生考试中心，研究方向：人事文书档案管理。