初探医院人事档案管理的数字化实现过程

张金玉

摘 要：随着信息化技术的普及与应用，医院信息化作为一种重要的战略资源，不仅在医疗服务过程中彰显了信息技术的巨大作用，在人事档案管理中其信息化的重要性也日益凸显。由于医院专业人才、高学历医务技术人员职称级别类别多，职称考核与晋升不断变化，传统的人事档案管理模式已无法满足快速发展的需求。因此，为加强医院人事档案管理，满足人事档案的不断更新和管理效率，数字信息化建设在人事档案管理中的运用，可以很好解决传统医院人事档案管理的局限性问题。这样就能够很好地为广大医护工作者提供优质档案管理服务。

关键词：医院;人事档案;管理;数字化;实现过程

1 数字信息化人事档案管理的重要性

人事管理是任何一家单位的重要工作事项，而人事档案管理是医院人事管理的一项重要组成部分。因为，每个医院员工的个人档案是组成庞大的医院人事档案的最基础资料，是医院集中保存的特殊单个档案，比较清楚地全面、历史、客观反映医院员工个人最真实情况，是其在职业生涯中的最有价值的反映。因此，我们应当充分发挥员工个人档案材料的价值，确保档案材料的真实性、完整性、及时性和方便性。将人事档案纳入数字信息化管理范畴，充分利用信息化管理手段，实现全院人事档案信息和医院内部其它资源信息的共享、共用。真正做到人尽其责、人尽其能、人尽其用，保证医院人才战略方案顺利实施，使档案服务职能部门发挥更大作用，为医院建设助一臂之力。人事档案实施信息化管理的难点，在于材料收集困难。将数字信息技术与档案管理方法有效结合起来，改变传统的采用纸质载体进行管理弊端。可根据纸质材料，利用计算机系统功能，完善个人数字信息系统录入，实现信息自动分类，提取和编辑，显然工作效率会大大提高数倍。数字档案能够更方便保存，还能方便查询，有效提升了人事档案的应用效率，不仅成本低，还减少了工作量，降低了劳动强度。另外，通过计算机对人事档案进行信息优化与整合，对传统纸质档案资料进行统计、汇总、分析，化繁为简，实施目录管理，转变为电子化和数字化的数据库，提高医院人事档案管理效率。

2 医院人事档案管理现状

现如今，医院采用传统人事档案管理办法的不在少数。诚然，传统人事档案管理注重记录，具有历史参考价值，但不容易查看，不容易共享，更新缓慢等特征使其在实际应用中愈发跟不上时代的步伐。首先，是档案管理十分松懈。在传统的医院人事档案管理中、医院的不重视、档案管理员良莠不齐的素质导致档案管理一直很难被提上日程。档案的整理归类缺乏管理，效率低，质量差。其次，过去的医档案主要依靠人力来管理，引发如下三点问题：其一，效率低。手工操作在操作时很容易出现人为错误，造成档案录入的不准确，而在后期发现错误后又需要大量的人力物力配合弥补过错，增添档案管理的难度。其二，使用不便。现存的档案管理主要靠人手工录入，成年累月积累下来的历史纪录在应用时查找十分不便，归档的整理每次都需要大量人工的付出，造成一定程度上人力资源的浪费。其三，对医院整体的现代化转型无益。医院其他部门早已基本实现现代化，只有档案管理仍是发展的“真空地带”，这种部门之间信息不畅通的情况不利于医院的提升。

3 医院人事档案管理的数字化实现过程

3.1 正确认识综合档案的数字化管理

当前，各医院均实行了综合档案的数字化管理，而且具备信息化档案管理制度，但因为医院领导的不重视、投入少使得档案管理数字化的应用效果无法有效发挥。首先，医院领导层应充分认识综合档案的数字化管理所具备的价值，并转变医院档案数字化的观念，对其予以高度的重视和肯定，这是档案数字化工作顺利开展的基础条件。虽然医院的主要工作是以治病救人、教育科研为主，档案管理部门只是一个为各个科室提供服务的后勤部门，但是如果医院的档案一直都是使用的纸质文件，查询借阅十分不便，将会严重地影响各个部门的工作效率。如果医院档案进行了数字化管理，就会打破纸质档案的种种局限和不便之处，让档案管理工作更为简便。医院领导应该将档案数字化作为一项长远发展战略来进行规划，并将其纳入医院的整体规划发展之中，并给予最大程度的支持和帮助，从而让数字化档案为医院提供有效数据支持。其次应加大投资力度，根据档案管理的数字化需求完善相关硬件、软件设施并定期进行更新、维护。优化以专业的计算机硬、软件为基础平台，建立以档案室为核心的数据系统，将医院的档案统一管理，便于医院在内部工作电脑上查询资料。

3.2 牢牢把控人事档案信息化管理的安全意识

人事档案数字信息化管理的优势为我们带来高效快捷的同时，也带来了诸多安全上的问题。涉及的人事信息量越多，内容就越丰富，存在的风险就越大，对信息系统的要求也就越高。医疗互联网的火热，医疗信息泄露隐患频出，医院信息系统成为不法黑客攻击的对象。因此，为规避潜在的安全风险，采用的操作系统软件应具有安全保护措施，具备网络版反病毒功能。设置使用医院内部局域网默认端口以防御黑客的攻击。对凡是有效的人事档案数据均采取数据灾备和数据库镜像备份，如，集中存储、数据离线存储、数据冷备份、异地镜像备份、计算机操作入口身份认证等手段将是保护医院人事档案信息数据安全的最主要工作措施。在医院人事档案的日常管理之中，为防止数据的丢失和泄密，计算机操作人员必须对存储的重要数据材料及载体实施分类加密保护，以防损毁而带来巨大的损失。档案管理人员应正确区分不便公开的重要档案资料和可公开的能共享浏览资料，设置不同权限。此外，档案管理人员还要认真搞好电子档案的及时梳理与常用计算机设备的维护保养工作。正确处理纸质人事档案和电子数字信息人事档案管理的相互关系。对纸质档案材料要注意防火、防水、防潮、防尘、防霉变、防鼠、防虫蛀、防氧化等;对电子数字信息档案要注意防水、防潮、防尘、防辐射、防磁、防高温、防盗、防病毒等工作，确保两种人事信息档案资料的完整性与安全性。

3.3 做好人力物力的升级投入

在人力上，组建相应的人才团队来对人事档案做到更好的管理，使档案管理员充分认识到工作价值，从而更加积极地投入工作。在物力上，提供较为先进的硬件配套设施，让档案员可以通过更加完善的设备来实现档案的数字化。

4 结束语

数字信息化在人事档案管理中的运用对现代化医院的人力资源信息管理工作具有十分重要意义。重视数字信息技术的运用，是医院人事档案管理的一项重要工作。随着医学水平的不断提高，医院人事制度改革的推进，医院人才的流动性增大，需要不断提升人事档案管理人员的工作效率，才能适应和满足改革发展对人事档案管理工作的需求。我们应充分重视信息技术的引进和运用，将先进科学技术融入到现代医院的人事档案管理工作中，提升工作效率和管理成效，进一步发挥人事档案信息化管理的作用，促进医院又好又快地持续健康发展。

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