基于信息文化背景探究档案管理工作转型及服务创新分析

刘思敏

摘 要：信息文化时代，大数据作为备受欢迎的“自由”资源，在档案现代化、信息化管理工作中起着举足轻重的作用。大数据赋予了档案信息资源获取与保存的有效载体与工具，使档案工作实现了网络式的全覆盖，不仅颠覆了传统以人工为特征的管理模式，还极大地实现了档案信息资源的增值。因此，在檔案管理工作转型与服务创新路径的探索中，应当注重培养管理者的“大数据”观，以大数据为载体，盘活聚集档案资源，创新档案服务内容，真正实现档案资源共享。

关键词：信息文化;大数据;档案管理;资源共享

在“互联网+”时代，大数据成为社会各主体、各行业争相开发利用的一种信息资源。随着带有明显后工业文明的时代标签的移动互联网、大数据、云计算等异军突起，发挥数据的红利优势，理应成为档案管理工作转型与服务创新的必修课。

1 档案管理工作信息建设的重要价值

档案的功能自古以来就备受重视。诚如董必武所言：“典谟训诰，宝之无佚;只字片言，亦所珍惜;擘肌分理，鉴貌辨色;规圆矩方，依时顺序;创业扩基，前轨可迹;古为今用，功同史册;群众跃进，计划落实;察往知来，视兹故帙”。因而，如何对此种具有不可再生的信息资源功能发挥到最大化，就需要档案管理单位以及工作者把握住时代发展机遇，将数据作为档案信息记录的有效载体，无限扩充档案保存与管理的边界。

在信息文化背景下，促进档案管理工作转型，具有正向的作用与价值。

首先，就档案信息资源获取与保存的范围而言，信息文化时代所赋予的大数据工具，有利于颠覆传统的档案管理思维和突破传统工业文明受限的主客观条件，将“全数据”的工作理念引入到档案资源的获取当中，从而确保档案资源的分类与信息的完整性。其次，在档案业务管理的流程方面来讲，信息社会所衍生的云计算、云服务、数据分析等技术有助于档案管理实现“网络式”的全覆盖，使得档案管理中所涉及的收集、管理、利用等流程呈现出主动的、全方位、全智能的状态，极大地减轻了档案管理工作者的负担，实现了档案业务管理流程的优化升级。最后，就资源共享角度分析，信息文化背景下的档案信息与公共数据管理改变了传统以人工为主要特征的模式，档案信息有效地实现了增值功能，实现了经济效益与社会效益的双赢。具体而言，大数据等新一代互联网技术的共享功能有效地消除了信息孤岛，将档案的利用价值发挥到极致，使得原有沉寂已久的档案信息依托档案管理软件与系统而“鲜活”起来，塑造出共享共用的档案管理新生态。

2 档案管理工作转型与服务创新的有效路径

2.1 培养与强化档案管理工作者的“大数据”观

古往今来，人才一直都充当着第一资源成为富国之本与兴邦大计。在强调信息重要性的大数据时代，更是不乏对管理人才的重视。在档案管理工作与服务的创新实践中，培育与强化管理者的“大数据”观，可以有效地将其从因人力、物力以及财力不足而工作效率低下的束缚中解放出来，从而充分激发档案管理人才的创新活力与工作积极性。

具体而言，让广大的档案管理人才队伍赶上现代信息化的脚步，提高人才培养方案的含金量，才能够精准地焊接上人才培养与档案管理需求的缝隙。比如，归档作为档案管理工作至关重要的一部分，但是碍于传统管理模式的局限性而使得许多信息资料被管理人员以“去粗取精”的人工方式剔除出来，使得部分档案的完整性丧失。而若是加强管理人员的“大数据”观，将现实存在的消极影响因素降低至最小，实现分门别类的档案归档保存。除此之外，档案服务也是档案管理工作中必不可少的业务。有目的、有针对性地强化工作人员利用APP、档案管理系统网站等的思维观念，不仅可以有效地提高服务效率，还能够及时、精准地对档案信息的流动情况进行跟踪。

2.2 聚集活化档案资源，建立全方位覆盖的档案资源体系

盘活档案资源，加强档案资源信息化建设，完善与丰富馆藏资源与结构，满足人民日益增长的物质文化需求，消除传统档案管理模式所存在的信息鸿沟是有效避免“死档”的重要举措。从传统依靠人工收集、整理与归档的纸质档案到信息文化背景下的无纸化电子档案，标志着档案的管理与服务逐渐偏向于自动化与智能化。

细化到日常的档案管理与服务工作，管理者应当将以往具有重要利用价值的、保存较为困难的纸质化档案进行数字化生成，存储至磁盘、光盘以及电脑之中，档案资源信息需求者日常可以通过计算机网站、相关APP以及U盘拷贝的方式畅享“云服务”。此外，各档案馆要善于利用网络媒介进行合作，最大化集聚档案资源，实现档案资源信息价值最大化。

2.3 创新档案服务内容，健全便民的档案资源流动体系

大数据所打造的信息文化环境，使得档案管理与服务更加贴近人性化与智能化。在传统的档案服务模式中，档案信息资源共享基本上沿袭的是以人工服务的线下模式，这就导致服务效率低且质量较差。相比之下，档案信息数据化将档案用户服务扩展到线上来，不仅大大减少了用户跑的次数，还能够对用户的需求与偏好进行精准记录、分析与跟踪。

本着“物尽其用”的原则与服务理念，对档案资源价值进行深入挖掘，在安全保密的基础上对档案信息资源进行开放共享，保障公民对信息的知情权与使用权，将存于档案库的社会效益融入至档案利用者的服务需求当中。除此之外，在档案管理服务工作转型与服务模式创新的过程中，管理者还需基于“以人为本”的理念实现精准化的个性化匹配服务，整体保证档案资源畅通流动。

3 结束语

综合而言，“大数据的骨子里是温情的”，由时间沉淀下来的档案有效盘活，离不开信息文化环境的大数据载体。在新时代、新环境背景下、摸清大数据的“脾气”与“秉性”，创新档案管理模式，推动档案管理与大数据深度融合，我们才能够畅享数字红利。

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