浅谈事业单位档案管理的信息化建设

王晓红

摘 要：6月9日是第13个国际档案日，国家档案局以“档案见证小康路、聚焦扶贫决胜期”为主题，通过回顾精准扶贫、脱贫攻坚的各个节点和画面，进一步增强社会组织、群众认知档案的价值，增强保护档案意识，营造全社会关心支持档案工作的良好氛围。如今的档案工作，与人民的生活息息相关，对于一个单位、团体工作的开展发挥着愈加重要的作用。对于事业单位来说，推进信息化建设，加强信息技术在事业单位档案管理工作中的应用，这对于对当前事业单位提升管理水平和工作效率的是非常重要的。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

随着以大数据、云计算等信息化技术的高速发展，档案管理信息化建设成为新时期档案工作的开展趋势。事业单位在政府推行“放管服”的政务改革的号召下，也在积极推动内部档案管理的优化革新。本文将以事业单位档案管理信息化为切入点，阐述档案管理信息化的特点与优势，分析当前事业单位档案管理信息化的现状，并据此针对性地提出切实可行的措施。

1 档案管理信息化的特点与优势

1.1 档案线上管理，存储环境持续优化

在现有的大部分单位的档案管理中，档案的记录媒介多为纸张，而由于纸张的保质期有限、较易磨损且容易受潮或虫蛀等特点，档案管理资料需要定期进行重新记录和整理，档案的存放时间较短，存放条件限制也较多。因此，从这一角度来说，在进行档案管理过程中，事业单位要专门选取合适的储存环境进行档案的存放和整理。若全面推行信息化管理，大部分档案都可以存储到电子硬盘或者线上系统中，且随时实地可以根据需要对档案进行复刻或备份。将纸质档案进行数字化处理，通过数据库来对相关的人事档案进行分类归档存储，不仅能够减少档案存储的空间，减轻工作人员的工作压力，同时还能够跨越时间和空间的限制，实现对档案的长时间保管。

1.2 查询使用便捷，人力物力有效节省

传统的档案由于大多由纸张记载形成，耗费档案管理工作人员大量的时间和精力进行整理，因此档案资料相对来说都十分珍贵。所以在借阅和查询时，程序都较为繁琐。另外，由于借阅使用的过程中，档案与粉尘进行了大量接触，因此档案很容易受到磨损，更增加了档案管理工作的困难性。而信息化档案管理可以在减少档案占据的时间和空间的同时，使得档案管理工作的外部共享和内部使用都更加方便。在进行档案查阅时，相关工作人员只要利用电子信息搜索和查阅的功能寻找相关的资料，不必多次查阅卷宗，尽可能避免了档案资料的磨损。另外，档案管理查阅的手续也更加简便，借阅人员可以根据需要随时进行档案查阅。

1.3 信息资源融合，绩效管理显著提升

档案基础资料作为绩效管理的有效载体，不但直接记载了绩效管理的工作重点，而且反映了基层对落实绩效管理的行动速度和标准指向。传统档案管理模式，人工模式占用空间比较大、查询的速度比较慢、档案管理不畅，不能有效满足工作需要。而档案管理信息化不仅能够有效提高工作效率，更加快速地收集、编纂，还能保真保全的留存文件、文档、图片等档案资料，为绩效管理提供了新的途径和重要依据，为工作落实提供强有力抓手。

2 当前事业单位档案管理信息化建设的现状及存在的问题

一是信息化档案的信息化水平仍需加强。信息化的档案管理模式让传统意义上的档案的功能得到了拓展。然而，即便是已经推行信息化管理的许多单位中，只是单纯将档案资料由线下移至线上，没有让过去只是单纯地被保存的档案资料成为能够服务于当下工作模式的有用的信息资料。有些单位对档案管理硬件保障力度不够，软件系统不规范，技术水平不够高，造成装备版本陈旧，运行缓慢、卡顿、存储空间小等问题时有发生，未能真正发挥出信息化建设的最大功效。

二是档案管理工作人员的素质略显不足。目前，很多事业单位都呈现老龄化的趋势，部分档案管理人员年龄偏大、对信息化等新兴事物的接受能力偏弱，信息化业务能力储备不够，对档案资料方面的收集、整理、装订工作进展不到位，导致档案信息采集、整理质量不高，经常出现操作失误、导入信息及导出信息不够及时，最终出现输入时的初始信息出现误差，导出时的信息也不够完善甚至是错误等现象，这些因素都影响着档案管理信息化的顺利推进。

三是信息化档案的安全管理不够完善。客观来讲，信息化的档案管理为人们带来便利的同时，也伴随着线上数据泄露的风险，在当前不断变化的互联网安全大背景下，如果事业单位信息化档案管理系统的安全保障平台的技术更新不够及时，安全防护等级不高，就容易导致信息泄露、文件流失，危及档案安全甚至社会稳定。

3 事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

一是创新加强档案管理信息化建设。工欲善其事，必先利其器。高速运转的信息化档案管理系统，离不开技术的支持。相关部门应科学合理地利用现有设施设备和技术水平，加强档案管理部门和其他部门以及用户的沟通交流与合作，从需求出发，广泛征求实际操作人员的意见建议，研发出满足当代市场需求的档案服务业务，让档案服务业务不单具备基础性的业务性质，而且还能够具备一定的增值性能，例如增加网络签章的功能，让档案管理工作朝专业化、个性化的方向发展，全面提升档案的管理水平。同时，加强对档案管理系统的创新运用，将档案管理同信息化管理相结合，让档案在分类、统计、检索等方面更加方便、快捷、有效，从而在工作中发挥出档案管理信息化应有的作用和优势。

二是积极做好档案的安全保密工作。在数据信息高速传播的现在，信息的传播速度以及传播范围都比之前要更快、要更广。当事业单位对档案管理实施信息化建设时，如果各种档案、信息都在互联网上进行交流传播，将会严重威胁到事业单位的信息安全，为部分档案的保密性管理埋下了隐患。因此，在事业单位进行档案信息化管理过程中，要积极做好档案的保密管理工作，定期维护好单位的信息安全，提高数据信息的安全性，切实维护单位信息安全。首先，事业单位应当建立相关的档案保密管理机制，对档案的各种数据信息加强安全管理;其次，要让单位员工，尤其是档案管理人员提高对档案信息化管理安全性的重视，签署保密协议，加强对高素质员工的培养，防止信息的内部丢失;最后，还要加强事业单位的网络安全保护，防止档案信息被黑客攻击而丢失。

三是强化档案管理人员的引进和培养。打铁还需自身硬，要充分发挥档案信息化的效能，事业单位档案管理工作者必须要具备相当扎实的专业管理技术，同时还必须要掌握足够的计算机技术、网络技术和通讯技术知识。因此，事业单位应高度重视档案管理专业人员的引进及培养，一方面，要加大對计算机技术专业人员的招录，根据他们信息化水平高、操作能力强的特点，岗尽其责，人尽其用;另一方面，要提升干部培养的针对性，通过“引进来+走出去”等形式，开展学习，增强培训，提高档案管理工作人员的素质和意识，启发干部通过理论学习与实际工作相结合的方式，对工作方法进行改革和创新，从而实现档案管理信息化工作水平的全面提升。

参考文献

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