人工智能视角下档案信息服务变革的反思

张雯 周可 袁方 王春芳 兰日晶

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术所带来的新科技、新成果广泛地应用在经济社会发展的各个领域，档案管理工作中的信息技术也得到了广泛地应用，尤其是人工智能技术与档案管理工作相结合，在档案管理的理论、档案管理的方法、档案管理的技术、档案管理信息系统等方面都为档案管理工作高质量开展提供了强大的信息技术支持。正是基于此对于档案管理工作高质量开展中的人工智能与档案管理工作相结合是值得思考与探析的问题。鉴于此，文章对人工智能视角下档案信息服务的变革途径进行了研究，以供参考。

关键词：人工智能;档案信息管理;变革途径

1 人工智能技术应用在档案管理中的重要价值

人工智能技术在档案管理中的应用极大的提升了档案管理工作的效率，也有助于档案信息资源利用价值的提高，同时也对传统的档案管理工作进行了优化和改革。人工智能技术的应用将传统的档案信息录入、信息整理、信息分类归档等机械性的流程进行了很大程度上的简化，使其从根本上做到了档案信息的准确性提升，并有效的避免了因人工录入而出现的档案信息失真或一些数据信息因疏忽而出现丢失的现象。并且档案管理工作也不再需要耗费大量的人力去进行。只需要具备高水平的信息化档案管理人才。档案工作主要是进行信息的收集和按照类别进行整理汇总然后存档保存。传统的档案信息搜集要依靠工作人员与其他部门工作人员的不断沟通进行信息的搜集。而人工智能技术的应用可以进行更加清晰准确的数据收集、分类、排列和存储，且其更加高效。除此之外，用户对档案的查询和调阅也更加的便捷。用户可以通过信息设备终端进行档案的关键字检索，并快速的查找到想要查阅的档案信息，智能化的档案管理系统能够满足自动化、无纸化等，并具备极快的信息数据传输速度，极大的满足了用户对档案信息的需要。

2 人工智能视角下档案信息服务变革途径

2.1 利用专家库，对档案进行智能鉴定

档案的二次鉴定主要取决于档案管理人员的水平。一般而言，档案馆由于人员结构、畏难情绪、鉴定标准不统一等多方面因素，较少对馆藏保管期限到期档案进行解密或者销毁鉴定。目前，尽管大部分档案馆开展了馆藏数字化建设，但由于对馆藏档案的开放鉴定做得不完全、不充分，导致可用于提供档案信息公共服务的档案数量不多，整体利用程度不高。因而，以深度学习为代表的人工智能技术为档案开放鉴定带来了新的希望。根据深度学习原理，计算机能够在理论上实现通过大量数据的自我学习演化，掌握识别、辨别的技能，激活数据从而实现需求。因此，档案部门可以利用这一点，不断地收集数字化档案信息资源，在建立强大信息资源数据库同时，反复实践，从全国各地引进各层次、各专业档案鉴定专家，通过将经专家鉴定好的档案纳入学习数据库中，形成专家库，以供计算机进行深度学习，从而掌握类似档案的鉴定方法，供档案人员鉴定时参考使用，进而实现馆藏档案的智能划控和档案开放的二次鉴定，提升档案鉴定效率，使可开放的档案能够更多、更快捷地服务社会大众。

2.2 进行文本挖掘，提供深度服务

“十二五”规划提出了“加快数字档案馆建设步伐”，至今为止，绝大多数省市级档案馆实现了馆藏档案数字化的工作目标。大多数情况下，工作人员通过利用者表述需求寻找到相应的档案，根据规程交付其利用即完成服务流程，情况较好的地区通过对馆藏档案编研、举办档案展览等形式提供档案信息利用服务。因此，随着AI技术的发展，计算机能够对档案系统中已有档案进行语义识别，学界开始提出借助OCR技术，以文本形式存储，对档案信息重新进行语义拆分。通过建立语义网，运用知识图谱建立信息网络，实现联想式服务，挖掘档案中的隐藏信息，为信息利用者提供更为深入的精准服务，实现档案信息服务向深层化转变。

2.3 更新服务理念，建成个性化服务模式

尽管互联网冲击下档案部门信息服务理念开始由原先的“大而全”理念转向“小而精”地满足特定用户需求转变，为信息服务内容由表层化向深层化转变带来可能，开始追求用户利用的“内在需求”。但在實际工作过程中，由于档案信息获取处于表层化，数据挖掘进展缓慢。尽管部分先进地区已经进行了有益的探索，但档案管理人员仍认为档案不可“随便开放利用”，且其利用无法产生显现的效益。因此，提供服务只需要单纯地满足用户的显性需求，服务缺乏内在动力，趋于被动。AI技术的不断成熟，一定程度推动了档案馆在档案信息资源服务方面的反思，也督促档案馆开展个性化信息资源服务的进程。“AI+档案”的到来，为“互联网+”时代学者们所提出的建设“个性化服务模式”的设想提供了实践的可能，档案馆提出了档案信息资源服务以人为本，从档案服务方出发转变传统服务观念，从档案人员的源头做起，注重档案信息服务，树立新时代档案信息服务价值观，树立以人为本、服务为民、主动服务的精神，加快自身服务理念的更新和服务模式的建立，从而适应新时代的发。

3 人工智能在档案管理中应用的建议

人工智能作为一项信息技术与档案管理工作实践相结合，并促进档案管理工作水平与质量提升是新时代对于档案管理工作的创新与发展，在人工智能在档案管理工作中的应用，结合工作实践提出以下三个方面的工作建议。

3.1 加强人工智能的理论学习

人工智能是一项不断发展的信息技术，随着发展和研究的不断深入，对于人工智能的理论研究也在更广更深的维度上开展，随之产生的新科技、新成果更为广泛地应用在档案管理工作中，产生了更多的档案管理人工智能理论，这就要求档案管理工作中应不断加强相关人工智能的理论学习，在充分认识和掌握人工智能理论的基础上更好地将人工智能技术与档案管理工作的实践相结合，提升档案管理的效率和质量。

3.2 加强档案管理的业务总结

档案管理工作不断发展变化，对于档案管理工作者提出了更高的要求，这就要求档案管理工作者在档案管理工作实践中不断加强业务总结，从档案管理的内容、档案管理的规范、档案管理的流程以及档案管理的实效等方面不断加强业务总结，及时梳理存在的问题，特别是能够通过人工智能技术解决的问题进行及时的梳理，进而为人工智能促进档案管理工作精准找到切入点，更好地将人工智能技术应用在档案管理工作实践中。

3.3 加强人工智能在档案管理工作中的成功经验借鉴

在档案管理工作中不但要加强理论学习与业务总结，更为重要的是善于学习和借鉴他山之石，将人工智能与档案管理工作相结合，以人工智能技术促进档案管理工作的经验进行总结和借鉴，通过人工智能在档案管理工作中的成功经验，与自身工作相结合，提升本区域、本行业、本部门的档案管理水平与质量。

4 结语

综上所述，人工智能技术在档案管理中的应用极大的丰富了档案的应用价值和档案信息的规范化，并且也为档案管理工作带来了科学性的创新，很大程度上提高了档案管理的效率，优化了档案资源，提升了档案信息的准确性和数据的应用性，将其所具备的共享性进行了完美的发挥，体现了档案数据重要的应用价值，为档案管理的智能化、科学化、现代化建设奠定了坚实的基础。

参考文献

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[3]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].决策探索（下），2018（08）：86.