对数字档案资源安全与维护问题的研究

昝学峰

数字档案资源主要是指利用现代化信息技术将传统档案资源进行数字化而形成的一种全新的、具有独立特色的档案信息资源，其特点就是可以将信息与载体进行分离;可以从纸质载体上提取档案信息;可以进行不同形式的显示与输出来满足使用者的要求;可以将信息存储到U盘、光盘等移动硬件后进行信息的转移;还可以利用电子邮件或通信软件等传递数字档案信息。另外，同一份数字档案资源还可以提供给不同地区的不同使用者。但是随着现代信息技术的不断发展与更新，数字档案资源仍然可以在有意或无意的情况下受到不同程度的破坏。因此，做好数字档案资源安全与维护工作是至关重要的。本文主要研究讨论数据档案资源安全的主要内容，影响数字档案资源安全的因素以及如何有效解决数字档案资源安全与维护问题等方面的内容，希望可以为维护数字档案资源安全，充分利用数字档案资源提供一定的帮助。

1 数字档案资源安全的内容

1.1 数字档案数据的安全

数字档案数据的安全主要包括以下四个方面：

1）数据的真实性，主要指数字档案资源形成时的全部内容、结构以及背景信息等均为随着时间的推移和使用情况而发生改变。数据的真实性既可以充分体现数字档案的凭证性与法律证据性，又可以保证数字档案作为历史记忆，充分反映社会活动形态面貌。2）数据的完整性主要体现在两个方面：其一，需要系统获取数字档案的全部内容，结构以及背景信息等各方面信息;其二，需要系统在原有数据基础上可以获取与之相关的所有内容，并确保所获得的信息与同宗内其他文件之间具有关联性。3）数据的可用性，主要是指人们可以用识读或理解的方式对长期保存的数字档案进行有效利用，将数字档案的原始记录价值和凭证价值充分发挥，从而实现数字档案自身的价值。4）数据的保密性。在数字档案管理过程中，根据需要对数字档案进行保密分级。而数据的保密性就是利用网络系统防御或授权用户程度以及系统访问控制等方式避免非法用户接触涉密的数字档案信息，防止泄漏。

1.2 系统及网络平台的安全

对于数字档案资源安全，除了需要维护数字档案资源数据的安全之外，也要有效维护系统及网络平台的安全。无论何时，数字档案资源都需要计算机系统及网络平台作为支撑，所以要确保系统及网络平台的稳定性、可靠性及可控性，从而有效保证数字档案资源安全。系统的稳定性既包括计算机的内部配置性能稳定，又包括计算机操作系统、电压以及相关应用软件等方面的稳定性。网络平台的稳定性，主要包括服务器的正常运行以及利用多种设备及传输介质建立网络数字档案馆。可靠性主要是指系统可以有效划分数字档案资源的安全类别和访问控制权限。可控性是指系统可以有效跟踪和控制数字档案管理过程中的各种操作，从而有效保证数字档案资源的安全。

2 数字档案资源安全的影响因素

2.1 收集过程中的安全影响因素

数字档案资源收集过程中，需要有效控制和避免影响数字档案资源安全隐患的出现，保证数字档案资源安全的同时也为后期数字档案资源管理提供便利。数字档案资源的多种收集途径，无论哪一种都存在一定的安全隐患。

首先，将传统形态的档案数字化形成数字档案，在此过程中应该加强对传统档案的图像扫描与处理以及数据库的建立等方面的管理，避免传统档案数字化过程中出现安全隐患。

其次，以数字形态收集而形成的数字档案，则需要系统具有详细的元数据标准和畅通的网络平台，确保可以准确的收集数字档案的内容、结构及背景信息，并且要避免由于非法访问，窃取或篡改而导致数字档案信息的流失至无法使用。

第三，数字档案收集过程中，要准确鉴定保存期限和保密等级，确保具有保存价值的数字档案资源可以被有效地保存，避免流失。

最后，在收集数字档案信息过程中，要妥善得保存和维护软硬件;要做好数字档案生成系统和管理系统之间的硬件数据接口，保证数字档案资源信息可以有效导入管理系统;要做好数字档案资源传输的链接;要确保系统支持数字档案的格式全面;要做好数字档案进行传输时的加密和压缩工作;要保证系统可以分类收集与存储数字档案等等，无论哪一项工作出现问题，都会导致数字档案资源的不可用。

2.2 管理過程中的安全影响因素

信息泄露和系统故障是数字档案资源管理过程中出现的安全问题。信息泄露主要针对的是系统管理密码口令，一旦泄露将会严重威胁数字档案资源安全。出现信息泄露的主要因素有：1）没有有效的监督密码口令的保密管理工作;2）系统及平台管理人员责任划分不明确，缺乏责任心等。系统故障发生的主要原因如下：1）对于数字档案管理，缺乏整体，全面的规划;2）使用的载体设备型号不匹配而无法兼容，导致系统出现故障而无法运行，从而造成数字档案资源信息的流失，影响数字档案资源的安全性。

2.3 存取使用过程中的安全影响因素

数据档案资源的长期安全存取问题的有效解决措施就是建立统一的存取格式和存取体系。当前，我国数字档案资源管理及应用过程中存在的主要问题，包括以下几个方面：第一，数字档案资源的长期安全存取问题;第二，计算机系统及网络平台等用软硬件的安全性问题;第三，组织档案资源存取应用过程中存在的信息保密问题等等。

随着现代科技水平的不断更新与进步，数据档案资源管理应用过程中使用的信息系统、存储设备以及介质载体等都在不断的更新变化，可能会导致本来的数字档案存储格式及存取技术不能适用更新后载体介质、系统以及软硬件设备，导致数据档案资源信息不能进行有效的读取与使用。所以，数字档案资源管理过程中要有效保证系统安全，避免发生故障，从而有效维护数字档案资源的安全性。

3 解决数字档案资源安全与维护问题的有效对策

3.1 在技术方面解决数字档案资源安全与维护问题

通过采用新技术的同时加强技术研发来实现有效的物理防护。数字档案载体会受到环境因素的影响，一旦环境的各项指标不在合适的范围内或者环境状况产生巨大波动，那么就会对数字档案载体造成严重损害。基于此，首先，应该加强客观环境建设，以此，可以及时有效的控制与处理狂风、暴雨以及水灾、火灾等自然灾害，例如，可以引进安装空调、除湿机、密闭窗户以及完善的灭火系统等基础设施。其次，积极应用高等级的数字档案资源载体，同时尽量避免组织档案载体设备受到尘埃、辐射性光线、细菌、电磁等等因素的损害，要有效确保数字档案资源的载体处于最优状态，从而实现对数字档案资源的安全与维护。最后，有效管理与维护数字档案资源传输介质的管理与维护，确保数据存储介质和运输介质的安全性，在离线、异地、异质的基本原则下，要做好数字档案数据的安全存储与备份工作，从而保障数字档案资源的安全性与完整性。

3.2 在管理方面解决数字档案资源安全与维护问题

为了更有效的保证数字档案资源的安全性，就必须采取严密，科学合理的管理措施来保障输入档案资源数据的安全性以及管理系统的安全性。首先，加强建设与完善数字档案资源管理的相关制度，提高管理意识的整体性和全面性;其次，在进行数字档案信息收集与建设过程中以及数字档案资源信息管理系统运行的各个环节中应用企业风险控制理念;最后，制定标准的操作规范准则和严谨的工作流程，确保可以严格控制数字档案资源管理过程中的每道工序和每道程序。另外，也要制定严格的计算机安全使用准则，确保数字档案资源管理的软硬件设施正常运行，从而有效的维护数字档案资源的安全。

4 结束语

对于数字档案资源安全与维护要与时俱进。随着现代化网络、信息技术和传输技术的不断发展。载体介质及计算机等设备的不断更新，想要有效维护数字档案资源的安全性与完整性，就需要信息化处理数字档案资源，加强数字化档案馆的功能完善和体系信息安全建设，从而有效保证数字档案资源的安全性，使其发挥最大的价值。