信息化下档案管理工作的若干思考

高海军

摘 要：在信息化高速发展的时代，看似简单、基础的档案管理，却成为企业、行政以及事业单位运营方向、措施制定、服务群众等各项活动的重要参考依据。因此如何提高档案的质量、提高档案管理的工作效率成为大家追求的一致目标。在日益复杂、挑战与机遇并存的时代，传统的档案管理模式与现代化的生产方式格格不入，唯有顺应时代的需求，加强档案管理信息化建设与应用，切实发挥档案信息资源的价值，才能提高档案管理工作效率。对此，本文分析了现代档案管理信息化建设的必要性，对存在的问题进行了分析，并探讨了提高工作效率的措施。

关键词：信息化;档案管理;高质量;工作效率

1 对档案管理工作的概述

随着网络信息技术发展迅速，计算机管理软件应用得到推广和普及，电子化成为发展趋势和方向，电子档案能够更好地满足档案管理的需要，较大地提升了便捷程度。因此，在档案管理中，要充分发挥电子信息化管理的优势，适应时代发展的要求，积极进行策略的调整，对服务系统进行不断创新，促进档案管理运行的有序进行。

2 档案管理工作信息化建设的必要性

1）随着企业、事业单位、行政单位生产经营规模、发展前景的不断扩大，传统的纸质档案管理方式已经落后，档案管理效率低下，很多时候需要及时收集档案数据，并对档案数据进行高效的整理，才能确保档案数据的准确、可靠，能够及时、有效地提供给相关部门。

2）随着信息技术已深入到各行各业，5G时代更是空前到来，极大地改变了工作方式，提高了工作效率。采用信息化办公方式，不仅有利于提升办公效率，确保各部门的工作内容及时有效地衔接，数据得到实时的传递与分享，由此提升档案数据的收集、分类、处理、分析、归档及使用等环节的工作效率，是今后档案管理工作的开展方向。

3）在档案管理过程中，涉及自然科学与社会科学中的方方面面，给档案管理工作提供了大量内容。因此掌握的各方面数据越详细，做出的规划就越全面具体，越有利于单位今后的发展。

4）笔者在调研的过程中发现，在档案管理中，绝大部分单位仍采取传统的工作模式进行处理，表面上没有严重的隐患，实际上已经在工作体系上出现了严重的混乱现象，如果不能在将来的工作中进行积极改善，将不利于开展档案管理工作。

由此可见，建立信息化档案管理模式是档案管理工作必须要实现的目标。

3 档案管理的现状

1）管理工作体制不完善。当今社会，是信息化社会，各种信息、制度更新的速度非常快。为了跟上社会发展的步伐，各单位也在不断地改革、创新和发展。工作岗位也逐渐走向细致化和责任化，然而档案的管理和编修却没有形成完整的工作体制，使档案管理工作不能走向制度化和规范化。

2）管理工作方式落后。大多数单位的档案管理工作采用的都是纸质化的方式，这与高效便捷的计算机数据时代是相违背的。很多档案主体缺乏先进的管理模式，很难与时代发展相适应，对如何建立档案也没有统一的要求，对材料的收集、资料的整理和档案的归档都没有明确的规章制度，在档案的管理工作中没有明确的方向和目标，使管理工作凌乱、繁杂，容易出现错误，甚至出现档案遗失现象。

3）管理工作效率低下。档案工作人员对档案的分类不清晰，对档案摆放的位置不熟悉，在查阅资料的时候需要耗费很长的时间。甚至出现这类型情况：如：因找不到档案，而告知被查档人你的档案存在缺失，自行补充的现象，而事实上，根据档案管理规定，被查档人自己从未见到乃至于保管过自己的档案。

4）管理人员素质不高。档案管理人员对档案管理工作不重视，没有认识到这项工作的重要性，都抱着散漫的态度面对，认为这项工作没有多大意义，使得诸多材料处于堆放的状态，没有进行有效的整理，无法实现档案资料自身的真正价值。

4 基于信息化背景下档案管理的改革措施

1）创新管理方式。植入现代的信息技术，利用好电子技术和网络技术给管理工作提供的便捷，逐渐普及自动化办公。（1）思维创新。从主观的角度分析，很多档案管理工作人员，完全是按照固步自封的模式开展工作，无论是处理特殊情况，还是应对日常工作，都没有考虑新的理念，或者是新的时代需求。（2）掌握新动向。要有学习意识，掌握市场上的最新动向，学习最先进的档案管理方法，建立起既适应市场经济发展方向，又能方便、高效工作的管理机制。（3）体制创新。原有的纸质档案存留着大量的信息，但是查阅纸质档案给档案管理工作带来了诸多不便。

2）实现纸质档案与电子档案同步管理的专业化和制度化。在档案管理中，并非要完全摒弃传统档案管理方式，而是更加强调电子化、信息化对档案管理发挥的作用。因此，在建设档案管理信息系统时，还需要加强档案信息化标准体系建设，确保档案管理人员按照相应的标准实施各项管理工作，包括数据的存放、备份、删除和归类等，确保各项工作的规范性。（1）重新构建档案业务流程。档案管理工作主要包括收集、整理以及利用等环节，进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行改革优化，重新构建档案业务流程，使档案业务能够朝着信息化的方向发展。（2）适时普查档案，更新数据。每一个人、每一个单位都是不断发展变化的主体，为了使档案能够更准确、更清晰地反映一个人或是一个单位的最新状况，必须适时的普查档案，对档案中的信息进行整理和筛选，抛弃其中陈旧、过时的信息，加入最新信息。（3）加强档案分类管理。如可以给档案编制目录，清晰地呈现档案所记载的内容和存放的位置;用关键词来取代题目，关键词的检索范围大，可以避免忘记题目而带来的麻烦;将相关联的档案放在一起，有利于对相关事件进行比较分析，对单位的发展有一定的参考价值。（4）增强档案的保密力度。单位要采用專业性的档案管理软件系统，并聘请专业人员进行管理和维护，提高档案管理的安全技术，还要建立健全档案安全保密机制，使档案管理工作走向专业化、制度化。（5）改革优化档案信息的利用环节。在调取档案信息时，必须与档案管理人员进行对接，填写好调取档案信息的内容、目的以及责任人等。

3）提高档案管理人员素质。（1）从人才抓起。如：加大对高校毕业生的招聘，适当招聘有专业管理知识的人员充实到队伍当中，大学生普遍具备较高的语言文字修养，涉猎各方面的书籍，积累大量的知识，数字化信息化掌握透彻，能在工作中得心应手，在保证工作质量的基础上提高工作效率。（2）加大培训力度。定期开展相关管理工作的培训，提升档案管理人的管理水平，经过长时间的培训和发展，形成一套专业化的理论与实践体系，制定出一套适应时代、适合自己的管理体系。（3）增强档案管理工作的责任感。要重视针对保密的法制教育，保证管理人员都能够独立开展档案管理工作，明确工作的核心，掌握操作技能。要认清自身的责任，增强保密人员的责任意识。

5 结语

在信息化的机遇和挑战中，找到适合档案管理的发展模式，不断进行创新和改进，才能够确保及时发现存在的问题和不足。我们可以看到，未来的档案管理工作仍然具有很多挑战，要从人员、体制、科技等多方面多层次同步发力，帮助档案管理实现优化，使档案管理人员不断提升自身的综合素质，并采用科学的管理方式，从而不断提升档案管理工作的综合水平，更好地服务每一个个人和集体。

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