浅析声像档案的信息化建设

李哲

摘 要：声像档案主要是指国家单位或是个人在日常活动或是工作中形成的具有正面形象和保存价值的照片或是影片、录像带，主要是借助影片传达，其中又辅以文字作为解释说明的一种具有记录意义的材料。声像档案不但是档案实体的一个重要的组成部分，同时也是人们生活、工作的一个真实写照，相较于文字档案而言，更加地生动形象，尤其是伴随着刻录技术与网络技术的飞速发展，对声像档案进行信息化管理必然是时代发展必须要经历的一个过程，也是充分发挥档案价值的一个有效保障。所以，本文通过对声像档案信息化管理的重要性进行分析，提出档案阻碍我国声像档案信息化建设的因素，并针对这些问题提出可靠的解决，从而进一步推动我国声像档案信息化建设进程。

关键词：信息化建设;重要性;问题;措施

档案来源于文件，是由文件有条件地转化而来，档案管理是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，尤其是对于机关单位而言，档案中详细记录了和单位创建发展中具有一定关系的事件，包括一些在单位发展过程中举办的一系列活动、项目等，这些档案资料不但可以在相关部门检查时出示，还可以在单位未来决策制定时提供参考依据。声像档案主要是指国家单位或是个人在日常活动或是工作中形成的具有正面形象和保存价值的照片或是影片、录像带，主要是借助影片传达，其中又辅以文字作为解释说明的一种具有记录意义的材料。声像档案不但是档案实体的一个重要的组成部分，同时也是人们生活、工作的一个真实写照，相较于文字档案而言，更加地生动形象，所以保证声像档案的完整性，尽可能延长声像档案的使用寿命，全面发挥其存在的价值，是当前声像档案管理中的一个重要难题，所以，以下就声像档案信息化建设中存在的问题及相关解决措施进行分析，从而进一步推动我国声像档案信息化管理的进步。

1 声像档案信息化建设的重要性

声像档案相较于文字档案而言，能够更直观地再现当时的场景，借助影像、声音等不但能够对当时的时间、地点以及任务进行具体的记录，还能够如实地反映当时的场景、氛围等等，相比于单纯的文字记录使人们更能够直观地感受到当时情况，这也是声像档案相比于文字档案的独特价值。但是由于声像档案本身是由一些比较特殊的材料制作而成的，材料独特性导致其对于存放的温度、场所都有着特定的要求，存放场所没有进行信号屏蔽、温湿度极易发生变化、没有采取避光措施以及库房内灰尘过多等等都会导致材料损耗，损耗声像档案的使用寿命，而对其进行信息化管理却不需要担心档案资料受到这些因素的影响，能够充分发挥声像档案的使用价值。

2 制约声像档案信息化建设的原因

2.1 信息化建设资金匮乏

资金问题是影响声像档案信息化建设的一个重要因素，声像档案信息化建设并不是短时间内就能够完成的，它需要长时间的积累，需要投入大量的人力、物力、财力作为支撑。比如说在进行录像带的光盘转化这一过程就需要计算机、刻录机等一系列设备，而这些设备全部配置完毕就是一项庞大的开支，大多是单位都因为资金匮乏，导致在档案管理方面的资金投入都非常少，根本无法配置相关设备，这在很大程度上导致档案信息化管理进程无法取得进一步进步，一些重要档案由于超过使用期限而无法发挥价值。

2.2 档案管理人员素质低下

档案管理人员需要直接参与到人事档案管理工作之中，他们的素质将会直接影响到人事档案管理工作的质量以及效率，并且会在一定程度上影响到档案信息化管理的水平，尤其是对于声像档案管理人员来讲，不但需要具备相应的档案管理知识，还需要能够熟练运用计算机技术，只有这样，才可以确保声像档案的信息化建设顺利进行。但是就当前实际情况而言，大多数单位的声像档案管理人员既不是相关专业的人员，也无法熟练运用计算机技术，大部分都是半路从事这一行业的人员，并且在入职前也没有进行严格的培训，大多数都无法熟练运用计算机，这将会增大声像档案信息化建设的难度。

2.3 声像档案的高密性

高密性主要是指声像档案的储存密度要远远大于任意一个能够进行人工识别的介质，比如说将一个单位一年内的所有声像资料全部储存到同一张光盘上，一旦光盘丢失或者被恶意盗取，将会导致所有声像资料都无法再次获取，造成极大损失。除此之外，由于声像档案信息化建设需要借助网络信息技术，在这种情况下，借助计算机设备对声像档案进行删减或是其他改动都是非常容易的，并且通常情况下都无法被人发现，所以在声像档案信息化建设时一定要严格按照标准进行，负责将会对声像档案的管理带来极大的威胁。

3 加强声像档案信息化建设的措施

3.1 加强基础设施建设

档案基础设施建设是档案管理部门工作顺利进行的基础，同时也是声像档案信息能够发挥作用的前提条件，声像档案管理工作想要保证质量，就需要加强档案信息化建设，同时还需要实现档案管理的规范化、现代化。所以，相关部门需要加大在声像档案管理的基础设施建设，档案部门积极筹集资金，尽可能确保资金投入能够满足物质设施建设的基本需要，同时还需要引入新技术、新设备以及国外新的管理经验，创建数据库，加大对信息化建设的管理力度。

3.2 加强档案管理队伍建设

档案管理的核心在于人，一个合格的档案管理人员是数字档案能够发挥价值的前提，所以需要加大对档案管理队伍的建设力度，加强对现有人员的素质教育，提升他们的专业知识，紧抓他们的培训工作，并选拔一些有技术、经验、能力的人才加入队伍之中，提高整个管理队伍的人员素质，打造一个不但具有档案管理专业知识，又能够熟悉运用现代网络技术的档案管理队伍，从而使声像档案信息化管理的工作效率能够得到进一步提升。除此之外，由于声像档案除了少部分是储存在数据库中，大多数都是在光盘中，可能由于光盘损耗严重导致重要信息资料被破坏，所以声像档案的管理人员在进行操作时一定要严格按照规定进行。

3.3 规范声像档案图像格式

声像档案是档案的一个重要组成部分，声像档案相较于文字档案而言极其容易被篡改，并且发现的可能性比较小，对档案信息进行数字化，采取什么样的格式和数据压缩技术，是影响其成功与否的一个重要因素，因此在对声像档案进行管理时需要规范声像档案的图像格式，并且选取的标准格式不仅需要能够满足多种应用程序的要求，还需要具备一定的调整空间，确保使用者可以根据扫描器与打印机的特征进行调节，使其能够满足在多种情况下的需要。

参考文献

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